Три підходи до встановлення пріоритетів

Якщо ви ведете активне життя і прагнете бути продуктивним і вирішувати проблеми якомога швидше, ви, найімовірніше, є «реагуючим». Ви прагнете моментально розібратися з новою виниклою проблемою, щоб скоріше від неї позбутися. Ефективним такий метод здається лише на поверхні, а насправді, потік нових проблем і ситуацій не припиняється ніколи, і ваша ефективна, швидка реакція – вірний шлях до нервового зриву.

Функціонуючи таким чином, ви думаєте, що тримаєте все під контролем, а насправді дозволяєте потоку проблем контролювати себе.

Розбираючись з проблемами в міру їх важливості і терміновості, ви можете повернути собі контроль і самостійно вирішувати, на що ви будете витрачати час. Саме такий контроль називається встановленням пріоритетів.

Три підходи до встановлення пріоритетів

Можна розділити людей на три основних типи, згідно з їх стилям роботи. Є люди, які намагаються відкласти найскладніші справи наостанок, починаючи день з простих і швидко вирішуваних завдань. Другий тип працівників – люди, що потребують стимулі виконаних завдань і віддають перевагу займатися тільки легкими, свідомо успішними проектами. Третій тип – аналітики та планери, що намагаються все зробити за правилами і в найкоротші терміни. Ймовірно, існує ще безліч інших відмінностей і підтипів, але зараз ми говоримо про людей, яким потрібно навчитися правильно розставляти пріоритети, а для цього зупинимося на перерахованих трьох типах.

Відповідно їм, існують три підходи до встановлення пріоритетів:

• починати робочий день з самого неприємного і складної справи, назвемо цей метод «з`їсти жабу» -
• працювати над комплексними завданнями перед тим, як переходити на прості справи – метод «пересування великих каменів» -
• розділяти справи на чотири типи за рівнем важливості і терміновості – «Квадрати Кові».
Давайте розглянемо три цих методу по порядку.

1. «З`їсти жабу»

Є стара мудрість: якщо ви з ранку з`їсте живу жабу, то зробите найгірше, що може з вами статися в цей день. Можете продовжувати спокійно – гірше не буде! Для людей, які постійно відкладають неприємні справи в довгий ящик, цей метод здасться радикальним, але він дуже дієвий. По-перше, ви відразу позбудетеся від давить очікування чогось дуже неприємного, по-друге, не будете протягом дня витрачати свою енергію на моральну підготовку до складного й неприємному справі.

Друга частина мудрості вчить: збираючись з`їсти жабу, не витрачайте часу на роздуми – відкривайте рот і жуйте! Плануючи «атаку», ви не поліпшите смак страви. Чим швидше почнете, тим швидше закінчите.

2. Пересування великих каменів

З першого погляду цей метод нагадує «сніданок з жаби», але він орієнтований на інший тип людей, і в його основі лежать зовсім інші причини. Припустимо, ви не проводите свій робочий день в страху перед моментом, коли потрібно буде взятися за важку і складну роботу, ви не відкладаєте неприємні справи, а просто віддаєте перевагу ними не займатися, заповнюючи свій день «дрібними» перемогами і створюючи ілюзію зайнятості. І до вас не причепитися, адже ви дійсно дуже зайняті.

Уявіть, що ваш робочий час – велика скляна ваза, і її потрібно заповнювати виконаними завданнями. У вас на столі три види справ – важкі, безформні камені, щебінь і пісок. Найлегше заповнити вазу піском, благо його завжди багато. Але від цього кругляків і щебеню у вас на столі менше не стає, а навпаки.

Спробуйте вчинити навпаки – спочатку складіть у вазу кілька каменів, потім засипте щебеню і врешті залишилися проміжки заповніть піском. Вчіться розподіляти свій час гармонійно, справляючись як зі складними, так і з простими завданнями.

3. Квадрати Кові

Якщо ви не здатні розслабитися до тих пір, поки не будете повністю впевнені в тому, що працюєте над найважливішим і терміновою справою, то цей метод для вас. Американський викладач організаційного управління Стівен Кові свого часу придумав цікаву систему чотирьох квадратів.

Вам потрібно розділити аркуш паперу на чотири рівні частини і вписати в них всі свої завдання згідно наступним характеристикам:

квадрат 1 – важливі та термінові справи-
квадрат 2 – важливі і нетермінові справи-
квадрат 3 – неважливі, але термінові справи-
квадрат 4 – неважливі і нетермінові справи.

Завдання з квадратів 3 і 4 найчастіше забирають час і енергію, змушуючи вас бути зайнятими, але непродуктивними. Оцініть їх уважно і визначте, які ви повинні вирішити самостійно, які можна делегувати, а які і зовсім ігнорувати. Це заощадить вам час для роботи над справами з перших двох квадратів. Постарайтеся розподіляти свої зусилля так, щоб завдання в першому квадраті не накопичувалися і з`являлися якомога рідше.

Визначте, який з методів найбільше вам підходить

Витратьте деякий кількість часу на практичне застосування кожної з трьох запропонованих методик і визначте, яка з них найбільше вам підходить. Відразу складно сказати, що саме підійде краще тій чи іншій людині. Зрештою, встановлення пріоритетів може допомогти вам краще пізнати себе, визначити, які завдання приносять вам задоволення, а які муки, які справи наближають вас до поставлених цілей, а які відводять зовсім в іншу сторону.