Ділова бесіда: види, етапи

Ділова бесіда - це розмова, метою якого є вирішення важливих питання, розгляд пропозицій про співпрацю, підписання угод купівлі-продажу і т.д. Види ділових бесід бувають самими різними. Усіх їх можна розділити на дві великі групи: вільні (проходять без спеціальної підготовки, наприклад, збори колег по роботі) і регламентованими (ретельно продумані, з обов`язковим урахуванням тимчасовим рамок). А ось в залежності від мети, яку переслідує ділова розмова, виділяють наступні види: зустріч керівника з потенційним співробітником, бесіда керівника з одним із співробітників з метою вирішення певних питань, бесіда партнерів з метою налагодження майбутньої співпраці, бесіда колег з приводу вирішення виробничих питань.

Для того, хто збирається проводити подібну бесіду, потрібно гарненько підготуватися, щоб отримати з неї максимум вигоди. Підготовка є важливим пунктом, оскільки саме від неї багато в чому буде залежати протягом розмови, реакція на інформацію співрозмовника і, звичайно ж, кінцевий підсумок бесіди.

Заздалегідь потрібно подумати про те, які питання найкраще підняти під час бесіди. При бажанні їх навіть можна записати на папірець, щоб не забути. Під час підготовки потрібно постаратися вибудувати всю розмову від початку і до кінця, а для цього потрібно знати, які бувають етапи ділової бесіди.

Будь ділова розмова складається з 5 основних етапів:

1. Початок бесіди. На цьому етапі зі співрозмовником потрібно встановити довірчий контакт, привернути його увагу, пробудити бажання вислухати всю інформацію до кінця. Це найскладніший етап, оскільки саме від нього залежатиме прихильність співрозмовника до розмови. Існує велика кількість різних способів почати ділову бесіду. Наприклад, можна спробувати метод зняття напруги. У цьому випадку співрозмовнику досить сказати пару теплих слів або розповісти жарт, яка пом`якшить напружену обстановку. Ще один спосіб, це так званий метод «зачіпки». Тут можна дуже коротко викласти проблему або ситуацію, яка нерозривно пов`язана з самою бесідою. Це може бути невелике подія, анекдотичний випадок чи питання з «хитринкою». Для ділової бесіди підійде і метод прямого підходу, коли розмова починається без будь-яких відступів. Завдання цього методу повідати коротенько співрозмовнику про причину зустрічі, а потім швидко перейти до самої теми бесіди.

2. Передача інформації. На цьому етапі відбувається передача запланованої інформації, а також виявлення цілей і мотивів співрозмовника, перевірка та аналіз його позиції. Виклад інформації не повинно розтягуватися на довгий час, інакше співрозмовнику стане нудно і вирішить припинити бесіду.

3. Аргументування. Це спосіб обгрунтування висунутих положень і переконання співрозмовника у важливості прийнятого рішення. Тут важливо вести аргументацію коректно по відношенню до співрозмовника, вислуховувати його позицію і визнавати його правоту, навіть якщо це призведе не до тих наслідків, які очікувалися. Не вступати зі співрозмовником в суперечку, виражатися чітко і зрозуміло, уникаючи вживання складних формулювань і термінів.

4. Спростування доказів співрозмовника. Це етап нейтралізації зауважень співрозмовника. Тут потрібно провести аналіз зауважень, виявити реальні передумови, вибрати тактику і спосіб.

5. Прийняття рішення (висновок). На цьому етапі зважитися, чи будуть досягнуті заздалегідь намічені цілі. Тут важливо підсумувати всі ті аргументи, які був визнані і схвалені співрозмовником, нейтралізувати негативні моменти, навести мости для проведення наступної бесіди, закріпити те, що досягнуто.

Ділова бесіда - це шанс домогтися поставленої мети. Найголовніше, не перетворювати її на томне проведення часу, потрібно зробити все так, щоб співрозмовник ні на секунди не засумнівався у важливості цієї бесіди.