Як у "ворде" зробити зміст. Автоматичне створення змісту

Об`ємні та структуровані документи Word подразумевают складання змісту. Складання його вручну – досить клопітка заняття. Крім того, при зміні форматування або будь-яких змінах, які зачіпають структуру та обсяг документа, такий зміст стає неактуальним. Тому у тих авторів, які зіткнулися з цією проблемою, рано чи пізно постає питання про те, як в «Ворді» зробити зміст автоматичне. Це досить просто, і навик створення подібної сторінки дозволить значно заощадити час і уникнути неточностей і помилок.

Можливості автоматичного змісту

Крім того, що автоматичний зміст в Word дозволяє не замислюватися про нумерацію сторінок вручну, воно також передбачає і інші зручні функції.

• Програма сама виробляє пошук заголовків і підзаголовків, тому немає необхідності «збирати» документ. Це значно скорочує число помилок, пов`язаних з «втратою» параграфів.
• Автоматичний зміст в Word можна оновлювати. Тобто в тому випадку, якщо після редактури в документі відбулися значні або незначні зміни, що стосуються видалення, додавання або об`єднання глав і параграфів, їх перейменування, а також після зміни композиції, досить оновити зміст, і програма відіб`є всі зміни. Це надзвичайно зручно при роботі з такими документами, які кілька разів редагуються (наприклад, це часто потрібно на завершальному етапі роботи над дипломним проектом).
• Рядки автоматичного змісту являють собою інтерактивні посилання, при натисканні на які користувач переходить на сторінку з відповідною частиною документа. Тобто якщо в документі вже створено автоматичний зміст, їм зручно користуватися для навігації по документу. У тому випадку, якщо документ об`ємний, цю можливість складно переоцінити.

Принцип створення автоматичного змісту

Дуже багато користувачів знають про те, що можна зробити такий зміст, але не знають як. В "Ворді" зробити зміст автоматичне досить просто, на відміну від деяких програм для верстки. Принцип створення змісту простий: заголовки і підзаголовки, які будуть потім винесені на сторінку з вмістом, необхідно помітити спеціальними стилями. Тобто рядки заголовків повинні відрізнятися від основного тексту і бути відформатовані таким чином, щоб програма читала їх як рядки, які потім потрібно скопіювати і розмістити у вигляді списку на окремій сторінці, вказавши при цьому поруч з кожним рядком, на якій сторінці вона знаходиться.

Після того як рядки заголовків і рядки підзаголовків таким чином позначені, спеціальною командою на окремій сторінці створюється зміст, т. Е. Список цих рядків. Цей список, як уже було сказано, потрібно підтримувати в актуальному стані, т. Е. Після внесення змін в документ необхідно оновлювати зміст. (Увага! Програма не оновлює створений список «за власною ініціативою», вона потребує спеціальної команді).

Послідовність дій

Загалом-то, не існує альтернативних способів того, як в "Ворді" зробити зміст. Автоматичне формування цієї сторінки відбувається за стандартним алгоритмом.

1. Виділіть рядок заголовка першого рівня і виберіть стиль «Заголовок 1». (Головна – Стилі). При необхідності змініть кегль, колір шрифту та інші параметри. Далі можна або виконати те ж саме з кожним із заголовків першого рівня, або виділити ще раз всю рядок, два рази натиснути кнопку «Формат за зразком» (Головна – Буфер обміну) і потім, гортаючи документ, виділяти всі відповідні заголовки: в цьому випадку вони будуть одночасно маркуватися як заголовки і форматироваться.
2. Те ж саме потрібно зробити з заголовками другого рівня (підзаголовками), але стиль для їх форматування потрібно вибрати «Тема 2». Якщо в документі є заголовки третю і нижчі рівня, які необхідно винести в Зміст, їх також потрібно помітити, вибравши для них відповідні стилі ("Тема 3" і т. Д.)
3. Перейдіть на порожню сторінку документа, зарезервовану під Зміст. Поставте курсор, перейдіть на вкладку «Посилання» і натисніть на кнопку «Зміст». Далі існує два способи того, як в «Ворді» зробити зміст. Автоматичне форматування та оформлення змісту станеться, якщо ви виберіть вид змісту зі списку. Проте можна і клікнути знову по слову «Зміст» – внизу списку. У другому випадку з`явиться вікно для регулювання і підбору параметрів майбутнього Змісту.
4. При необхідності відформатуйте сформоване зміст.

Поради

Потенційні можливості цієї функції досить великі, і кожен користувач, після знайомства з тим, як зробити автоматичний зміст, обов`язково знайде для себе додаткові зручності і алгоритми послідовності дій. Однак на одному з рад таки слід зупинитися.

Якщо Вам вже відома структура майбутнього документа, надрукуйте рядки майбутніх заголовків, відразу маркіруйте їх і відразу ж створіть зміст. Потім можна наповнювати вже створені розділи, паралельно вписуючи і маркіруючи нові заголовки або змінюючи старі. Оновлюючи сторінку зі змістом, ви отримаєте можливість легко орієнтуватися в своєму документі і легко переміщатися по ньому. При цьому вам буде доступна опція «Схема документа» на вкладці «Вид», що зробить вашу роботу ще більш зручною.