Як зробити зміст у "Ворді 2007". Можливості автоматичного змісту

У тих, кому доводиться працювати з об`ємними текстовими файлами, часто виникає питання про те, як зробити зміст у «Ворді 2007». Складання змісту вручну дуже трудомістким, крім того, при щонайменшій зміні форматування, об`єму або композиції тексту номери сторінок в такому змісті потрібно заново вивіряти. Тим часом зробити це автоматично дуже просто.

Можливості автоматичного змісту

Автоматичне вміст у «Ворді 2007» являє собою список заголовків і підзаголовків. Цей список відрізняється від звичайного наступними можливостями та особливостями:

• Список складається програмою, номери сторінок проставляються автоматично.
• Кожен рядок списку - це посилання, що дозволяє динамічно переходити до відповідної частини документа. Натискання мишею по заголовку при одночасному натисканні клавіші Ctrl переміщує до відповідного розділу.
• Список може реагувати на зміни в документі. Якщо глава, яка спочатку починалася зі сторінки 56, перемістилася на сторінку 57, досить оновити зміст, щоб номер сторінки змінився (курсор на області змісту - права кнопка миші - «Оновити зміст»). Те ж стосується назв, кількості та черговості розділів, глав і параграфів.

Маркування заголовків і підзаголовків

Перед тим як зробити зміст у «Ворді 2007», потрібно підготувати текст, промаркований заголовки і підзаголовки. Помічені певним стилем або рівнем фрагменти тексту можуть бути прочитані програмою як елементи змісту.

Виділіть заголовок, перейдіть на вкладку «Главная» в меню програми, знайдіть групу «Стилі». Виберіть стиль «Заголовок 1». Маркування вироблено. Точно так же позначте всі назви інших розділів або глав. Якщо у змісті мається на увазі два рівні (відображення і заголовків, і підзаголовків) або більше, по черзі виділіть і маркіруйте кожен підзаголовок відповідними стилями («Заголовок 2», «Заголовок 3» і т. Д.).

Альтернативний спосіб розмітки - використання інструменту «Рівні структури» («Посилання» - «Зміст» - «Додати текст» - вибрати рівень). Загалом-то, для різних цілей використовуються і перший, і другий варіант, і обраний спосіб практично ніяк не впливає на те, як вставити вміст у «Ворді».

При маркуванні назв глав їх форматування змінюється згідно з настановами за замовчуванням. Ці установки можна поміняти, але ще простіше - заново відформатувати вже позначений заголовок, а потім за допомогою інструменту «Формат за зразком» (вкладка «Головна», група «Буфер обміну») змінити оформлення всіх інших заголовків. До слова, позначати заголовки теж можна за допомогою цього інструменту: досить маркувати і відформатувати один заголовок, а всі інші помітити за його зразком.

Додаткові переваги автоматичного змісту

Після розмітки документа стане можливим відслідковувати його структуру за допомогою опції «Схема документа». Вона дозволяє не тільки чітко уявляти композицію тексту, але і дуже швидко по ньому переміщатися.

Перейдіть у вкладку «Вид», у другій групі «Показати або приховати» знайдіть цю опцію і поставте галочку. Зліва від документа з`явиться додаткова область, в якій будуть відображені заголовки всіх рівнів. При натисканні на заголовок курсор переміститься у відповідний розділ документа. Це дуже зручна функція, яку складно переоцінити при роботі з об`ємними текстами складної структури. Ця ж функція допоможе усунути випадкові або помилкові маркування.

Усунення випадкових або помилкових маркувань

Дуже важливо переконатися, що документ не містить інших помічених заголовків (це може бути у випадку, якщо в текст робилися вставки або він створювався з декількох документів, а також в результаті «свавілля» програми, що, на жаль, іноді трапляється). Перевірити текст на наявність позначених заголовків краще перед тим, як зробити зміст у «Ворді 2007».

Найпростіший спосіб виявити існуючі в тексті помічені заголовки - це скористатися опцією «Схема документа». Якщо при відкритті цього поля не відображається жодного заголовка, значить, текст їх не містить. Якщо вони є і не відповідають реальній структурі роботи, маркування потрібно видалити, змінивши стиль поміченого фрагмента на «Звичайний» або застосувавши до нього інструмент «Формат за зразком», взявши за зразок текст звичайного абзацу.

Створення змісту

Отже, як зробити зміст у «Ворді 2007»? Процес складається з двох етапів - підготовки тексту і безпосередньо створення автоматичного списку з номерами сторінок.

Поставте курсор в те місце, де має починатися зміст. У вкладці «Посилання» в групі «Зміст» знайдіть інструмент «Зміст». Після натискання на цю кнопку ви побачите меню, в ньому потрібно натиснути на вкладку, яка також називається «Зміст» і викликає однойменне діалогове вікно. У його опціях розібратися нескладно: з їх допомогою регулюється вигляд і функціональність майбутнього змісту (наявність / відсутність номерів сторінок, їх розташування по правому краю або поруч з текстом, кількість рівнів, вид заповнювача і т. П.).

Кнопка «Параметри» дозволить проконтролювати можливість створення змісту на основі обраного способу розмітки. Якщо назви позначалися за допомогою стилів, значить, галочкою повинна бути відзначена відповідна опція («Зібрати зміст, використовуючи стилі»), якщо використовувалися рівні структури, то галочка повинна стояти навпроти опції «Зібрати зміст, використовуючи рівні структури». Зазвичай за умовчанням відзначені обидві опції.

Форматування вмісту

Текст змісту форматується так само, як звичайний, за винятком того, що при зміні формату одного заголовка (рядки змісту) програма, швидше за все, зробить ідентичні зміни у всіх інших заголовках того ж рівня. З одного боку, це дуже зручно, з іншого, іноді цього не потрібно. У цьому випадку досить натиснути клавіші Ctrl і Z, і ці тотальні зміни будуть усунені, а одиничне зміна залишиться.

Часто виникає питання про те, як вирівняти вміст у «Ворді». Для цього найзручніше користуватися бегунками на лінійці. Поставте курсор на рядок того рівня вмісту, який потрібно змінити, і рухайте бігунки, а разом з ними і текст так, як того вимагає оформлення документа. Якщо потрібно змінити весь зміст, виділіть всю його область і за допомогою бігунків відрегулюйте вирівнювання.