Довіреність на отримання ТМЦ: особливості використання документа

Для отримання товарів або матеріалів на підприємствах і в організаціях використовують довіреності, які можуть бути видані посадовим особам. Видача даних документів особам, які не працюють на підприємстві, неприпустима.

Довіреність на ТМЦ (торгово-матеріальні цінності) повинна бути підписана керівником компанії та головним бухгалтером. Можливе підписання документа уповноваженими особами, якщо на виконання даного акту є наказ керівника.

Видані довіреності використовуються для отримання товарів, які постачальник відпускає за договором, рахунком, поряд, угодою, замовлення або іншим документом.

При необхідності отримання довіреною особою цінностей по декількох рахунках або нарядам, але в одному місці (складі), одержувачу може бути видана одна довіреність на отримання ТМЦ, в якій повинні бути вказані номери і дати видачі всіх рахунків або нарядів. Також можна використовувати кілька документів при необхідності отримання товарів на різних складах.

Всі довіреності повинні бути зареєстровані в бухгалтерії. Виписуючи документи, необхідно мати на увазі, що для повного списку підлягають отриманню цінностей передбачена таблиця на звороті бланка. Заповнюється вона в тих випадках, якщо в угоді або іншому документі на відпустку не наводиться кількість і найменування одержуваних товарів. При зазначеній кількості та найменування цінностей їх перелік на зворотному боці доручення прокреслюють.

Не допускається видача частково або повністю незаповнених довіреностей, а також за відсутності в них підпису особи, якій вони видані.

Довіреність на отримання ТМЦ має термін давності, який встановлюється залежно від умов отримання цінностей за рахунками. Зазвичай цей період становить не більше 15-ти днів. Іноді, при періодичному отриманні товарів, за які здійснюються розрахунки в якості планових платежів (наприклад, при отриманні для дошкільних закладів продуктів харчування), виписують документи на календарний місяць. У виняткових випадках дія довіреності може бути продовжено профільним міністерством або відомством, але не більше, ніж на квартал.

Якщо довірена особа було позбавлене права на отримання товарів за виданою довіреністю, а час дії даного документа ще не минув, то її слід забрати у такого працівника і поставити до відома постачальника про те, що довіреність анульована. При отриманні подібного сповіщення постачальник повинен припинити відвантаження всіх цінностей за недійсним документом, в іншому випадку вже він несе відповідальність за відпуск товарів.

Довіреність на отримання ТМЦ: зразок

Організації та підприємства, які застосовують закупівлю за довіреностями постійно і масово, повинні їх реєструвати в заздалегідь прошнурованому і пронумерованому журналі з обліку. В даному випадку використовують документи форми М2а.

Отримало доручення особа повинна не пізніше наступного після отримання товарів дня, незалежно від того, в повному обсязі вони були отримані або по частинах, відзвітувати перед бухгалтерією та надати документи про виконання завдання або здачі товарів на склад. При цьому невикористані довіреності повертаються на наступний день після завершення періоду їх дії.

Працівникам, які не відзвітували в застосуванні документів на отримання товарів, за якими вийшли терміни, нова довіреність на отримання ТМЦ не видається. При поверненні документа бухгалтер виробляє відмітку в книжці довіреностей (корінці) або журналі обліку, а невикористані бланки погашає, роблячи напис «не використав». Після цього вони зберігаються у відповідальної особи до кінця звітного року, а потім знищуються - це відображається у відповідному акті.