Що собою являє довіреність на отримання матеріальних цінностей

Документ під назвою «довіреність» добре знайомий як бухгалтерам, так і працівникам відділів постачання і збуту. Цей маленький бланк відіграє велику роль в питанні отримання товарів і виконання договірних зобов`язань. Виробничі підприємства та комерційні організації часто стикаються з проблемою отримання та доставки тих чи інших товарів різної кількості і різної вартості.

Види довіреностей та область їх застосування

Виконуючи свої договірні зобов`язання, одні компанії забезпечують відпустку, а інші здійснюють отримання об`єктів і доставку їх до місця призначення. Договори, як правило, укладаються від імені керівників. Тому безперешкодно здійснювати операції з товаром можуть тільки вони. Але така умова практично нездійсненно. Зазвичай ці обов`язки виконують спеціалісти відділів, що відповідають за зовнішні зв`язки підприємства з постачальниками та замовниками. Для того щоб товар, призначений для конкретної організації, був відпущений не директор, а іншій особі, існує документ, що підтверджує дійсні повноваження представника. Він являє собою довіреність на отримання матеріальних цінностей. Держкомстат Російської Федерації окремою постановою № 71а від 30.10.1997 року затвердив спеціальні форми бланків довіреностей. Їх усього дві:

1. М-2. Вона призначена для разового отримання тих чи інших товарів. Бланк має спеціальний відривний корінець, який працівник повинен здати після виконання завдання.
2. М-2а. Використовується в тому випадку, якщо оборот товарів носить регулярний характер. Видача документів такого зразка проводиться шляхом реєстрації в окремому журналі під розпис.

В принципі, довіреність на отримання матеріальних цінностей являє собою документ певного виду, який за своєю суттю є офіційним підтвердженням повноважень представника, переданих йому керівництвом компанії. На підставі цього паперу він отримує товар на підставі раніше укладеного договору, угоди або замовлення відповідно до виписаного рахунком або оформленим замовленням. Довіреність на отримання матеріальних цінностей видається в бухгалтерії. Там же і ведеться їх облік. Бланки складаються в одному примірнику і реєструються шляхом суцільної нумерації. Довіреність на отримання матеріальних цінностей видається строком від 10 до 15 днів. Після цього документ можна вважати недійсним. Ще один дуже важливий момент: заборонено оформляти довіреність на сторонню особу, що не працює на даному підприємстві.

Як заповнювати бланк довіреності

Маючи на руках правильно оформлену довіреність, отримання товарно матеріальних цінностей можна вважати питанням, наполовину вирішеним. Головне, щоб сам документ був заповнений відповідним чином. Для цього необхідно чітко уявляти собі призначення кожної графи і наслідки від можливої допущеної помилки. Лицьова сторона обох видів бланків абсолютно однакова. У ній по черзі записуються такі дані:

1. Повна назва підприємства, яка видала довіреність.
2. Найменування документа і його порядковий номер.
3. Дата видачі документа.
4. Термін дії.
5. Назва та адреса споживача і платника.
6. Номер рахунку та реквізити банку.
7. Кому видана справжня довіреність (посада співробітника, П.І.Б. і повні паспортні дані).
8. Ім`я постачальника.
9. Найменування, реєстраційний номер і дата документа, відповідно до якого відбувається отримання товару.

Додатково форма М-2 містить відривний фрагмент з таблицею, в якій дублюються всі перераховані дані. Зворотний бік містить у собі інформацію про товар, зведену в таблицю з 4 стовпців:

1. Номер (порядковий).
2. Найменування матеріальних цінностей.
3. Одиниця виміру.
4. Кількість (записується прописом).

Далі йде підпис працівника, який здобув цю довіреність. На закінчення ставляться підписи керівника і головного бухгалтера підприємства із зазначенням посади та розшифровкою прізвища та ініціалів. Підписи обов`язково завіряються печаткою організації.

На всі випадки життя

Зразок довіреності на отримання цінностей єдиний для всіх видів товарів. Абсолютно неважливо, буде це вагон вугілля або 50 ящиків морозива. Найголовніше, щоб товар відповідав супровідним документам. Ще важливо знати, що представник компанії разом з дорученням повинен мати при собі паспорт в якості посвідчення особи і гарантії того, що повноваження надані саме йому. Неприпустимо заповнення бланка з помилками, помарками і виправленнями. Така довіреність буде вважатися недійсною, а одержання цінностей неможливим. Усі вільні графи і рядки необхідно відзначити прочерками. Це не дасть можливості стороннім особам внести в документ непотрібну інформацію. Якщо всі поради враховані, то можна бути впевненим, що отримання товару пройде без всяких проблем.