Як вести правильно касову книгу. Касова книга: зразок заповнення

Відповідно до вітчизняним законодавством, всім організаціям наказано зберігати вільні фінанси в банку. При цьому велику частину розрахунків юрособи повинні проводити між собою в безготівковій формі. Для готівкового обігу потрібна каса, співробітник, який буде з нею працювати, і книга, в якій буде вестися облік операцій. Далі розглянемо докладніше особливості заповнення документації.

Касова книга: навіщо вона потрібна і як її вести?

Як показує практика, в більшості організацій оборот грошових коштів здійснюється в безготівковій формі. Проте це абсолютно не означає, що в ході діяльності цих компаній не використовуються готівкові. Якщо існує хоча б невеликий відсоток угод, що укладаються з використанням банкнот, то на підприємстві повинна бути касова книга. Як правильно вести цей журнал? Хто повинен вносити інформацію в нього? Ці питання турбують багатьох підприємців. Необхідно відзначити, що за законом з 2014 року підприємства, на яких є журнал обліку доходів і витрат, можуть не оформляти ордери за операціями з готівкою. Відповідно, касова книга, зразок заповнення якої буде описаний далі, ними може не вестися. Проте деякі підприємці продовжують її використовувати. Однак багато організації здійснюють її складання невірно. Для того щоб уникнути проблем з податковою інспекцією, санкцій та інших стягнень, слід з усією уважністю поставитися до виконуваних операцій і знати, як вести правильно касову книгу.

Нормативна база

До набрання чинності нових рекомендацій з обліку операцій з готівкою в законодавстві не було прямих вказівок на те, що у всіх підприємців повинна бути касова книга. Зразок заповнення теж не був встановлений. У практиці арбітражних судів мали місце випадки, коли рішення приймалося на користь підприємців, не враховується операції з готівкою в журналі. З 2012 року був прийнятий Порядок заповнення касової книги. Інструкція наказує обов`язкову наявність журналу за операціями всім підприємцям, незалежно від того, яка система оподаткування ними використовується, якщо вони здійснюють операції з готівкою. За невірне складання документації та інші порушення облікової дисципліни, які будуть виявлені при перевірці, на організацію може накладатися стягнення у вигляді штрафу.

Характеристика документа

Перш ніж розповісти, як вести правильно касову книгу, слід роз`яснити, що вона собою представляє. З наведеної вище інформації ясно, що це спеціальний журнал для запису всіх операцій з готівкою. Крім того, касова книга включена в перелік документації бухгалтерської звітності. Постановою Держкомстату затверджено форму облікового журналу. Вона іменується КО-4. Правильний порядок заповнення касової книги визначено відповідним Положенням. Приписи були затверджені Центробанком в 2011 році. Знання про те, як вести правильно касову книгу, дуже важливі, оскільки контролюючі інспекції перевіряють її досить часто. На щороку складається новий документ.

Зразок заповнення та ведення касової книги: основні положення

Документ складається з 50 або 100 сторінок. Що стосується питання, коли потрібно вести касову книгу, то відповідно до законодавства встановлено, що журнал складається з початку року і по зростаючій. На титульному аркуші проставляється період дії документа. Якщо журнал закінчився до закінчення року, складається новий. Записів не перериваються і продовжуються із збереженням хронологічній послідовності. На титульному аркуші нового журналу вказується дата початку і закінчення його складання. У цьому випадку послідовність документів буде легко визначити. Як правило, підприємство набуває вже готову, надруковану в друкарні касову книгу, з розкресленими стовпцями і графами. Можна складати документ і в електронному вигляді (як вести правильно касову книгу в такому форматі, буде розказано нижче). Всі сторінки нумеруються відразу у всьому журналі. Загальне число листів проставляється в кінці (на останній сторінці). Зазначена кількість засвідчується підписами начальника і відповідальної особи. Прошиту книгу опечатують сургучною або мастичної печаткою.

Відповідальна особа

На підприємстві присутній співробітник, у веденні якого знаходиться касова книга. Як правильно вести цей журнал, зазначено у відповідних рекомендаціях, які службовець повинен знати. Цей співробітник здійснює операції з готівкою і вносить інформацію про них в документ. Заповнений аркуш засвідчується підписом. Це означає, що службовець приймає всю відповідальність за виконані операції і внесення відомості на себе. Після закінчення робочого дня співробітник передає залишок готівки в бухгалтерію. Разом з ним передається і вся документація - первинні прибутково-видаткові ордери. Заповнений аркуш книги також підписується приймаючим бухгалтером. Якщо останнього немає на підприємстві, підпис ставить керівник. Ця процедура виконується щодня. Щоб здійснювати касові операції, відповідальний співробітник, уповноважений начальником, повинен під розпис бути ознайомлений зі своїми обов`язками, правами і відповідальністю. Якщо говорити про те, як вести касову книгу ІП, то сам процес аналогічний тому, який здійснюється в організації. Однак у індивідуального підприємця не завжди передбачений штат співробітників, а зокрема, не обов`язково є відповідальна особа за вчинення та облік операцій з готівкою. Якщо ІП працює один, то він і здійснює прийом і витрата коштів. Відповідно, він вносить записи в журнал сам і підписує заповнені сторінки. Тим, хто не знає, як правильно вести касову книгу, поради бухгалтеру, представлені нижче, допоможуть зорієнтуватися у вимогах.

Титульна сторінка

На цій сторінці повинна бути наступна інформація:

1. Для юрособи - повна назва організації, для ІП - Ф. І. О. підприємця, найменування підрозділу (якщо це філія).
2. Час дії журналу. Це може бути рік або певна дата, якщо документів буде декілька.
3. ОКПО.

   

   
   
   
   

Внутрішня частина документа

Говорячи про те, як правильно оформити касову книгу, слід зазначити, що записи, як видаткові, так і прибуткові, вносяться на одну сторінку. В кінці дня зводиться залишок і підбивається підсумок. За проведеними операціями складається звіт. Кожен лист книги складається з двох частин з лінією відриву. Перша половина - сторінка журналу, в яку вносять відомості про операції. На другій частині складається звіт касира. Можна зігнути аркуш уздовж лінії відриву і вести записи під копірку. Після внесення інформації лист розрізається. Перша частина сторінки повинна бути підшитій. До звіту додають документи, що підтверджують проведення операцій (ці папери іменують "первинкою"). Наприклад, це може бути виписка з розпорядження, прибутково-касовий ордер, заява на видачу авансу, довіреність і так далі.

Внесення інформації до графи

Вгорі сторінки повинна бути вказана дата внесення інформації. Заповнення листа починається з графи, де вказується залишок на початок зміни. Тут проставляється сума, яка переноситься з кінця попередньої сторінки. Далі вписується порядковий номер для касового ордера. Його вказують у графі "Номер документа". У наступний рядок вписується той, кому видано або від кого отримана ця папір. Якщо це фізособа, то вносяться Ф. І. О., якщо юрособа - найменування організації. У наступній графі вказують номер кореспондуючого рахунку або субрахунку. Вписують відомості, які вказують на спосіб надходження чи витрачання готівкових коштів. Наприклад, р / с - рах. 51, зарплата - рах. 70, замовники і покупці - рах. 62. Тут необхідно зазначити, що дані рядки не заповнюються індивідуальними підприємцями.

Далі йдуть графи "Витрата" і "Прихід". У них проставляються суми в рублях цифрами. Копійки вказують після коми. Приміром, сума коштів, які видані, виглядає наступним чином: 129,05 р. Кожна операція фіксується відразу ж після здійснення. Записи робляться тільки на підставі первинних документів. У графі "Передача" міститься інформація про суму операцій по попереднім рядкам. Наприкінці необхідно підрахувати загальний результат. Він вноситься до графи "Підсумок за день". Результат підраховують окремо за виданими грошей і отриманим коштам. Далі записується "Залишок". Необхідно скласти всю готівку, що надійшла і залишилася з попереднього дня. З цієї суми віднімаються видані кошти. Записана в книзі цифра повинна збігтися з фактичним станом готівки в касі. Ті рядки, які залишилися вільними, слід перекреслити. Це необхідно для того, щоб ніхто не заповнив порожні графи. Робиться це буквою Z. У кінці сторінки вказуються прізвища касира і бухгалтера. Крім цього, вказується число складених за день прибутково-видаткових ордерів. Якщо за день не було вироблено жодної операції з готівкою, сторінка оставляется порожній. При цьому залишок, наявний на кінець дня, переноситься на наступний без коригувань.

Електронний варіант

Повсюдне впровадження комп`ютерних технологій не обійшло стороною і касову книгу. Електронний варіант складання журналу значно полегшує роботу співробітників. Для ведення книги використовується спеціальна програма. Вона відображає журнал на екрані комп`ютера. Графи заповнюються так само, як було описано вище. Кожен день відповідальний співробітник вносить необхідну інформацію, а в кінці зміни роздруковує лист. У паперовому варіанті повинно бути дві частини: безпосередньо сам звіт і вкладная половина. Касир підписує сторінку. Якщо у співробітника є електронний підпис, то допускається нею користуватися, як і звичайною. Кожна така сторінка нумерується. По завершенні року формується книга з роздрукованих листів. На останній її сторінці вказується загальна кількість вкладишів. Воно завіряється підписами і печаткою підприємства. Електронну книгу допускається складати раз на квартал, а не на рік. Звіти та необхідну документацію, що відправляються у фінансовий відділ.

Прихід і витрата

Надходження готівки оформляється касовим прибутковим ордером. Квитанція - його відривна частина - повинна бути підшита до банківської виписки. Операції з вибуття засобів оформлюються, відповідно, одним або кількома видатковими ордерами. При здачі готівки в банк співробітникові видають квитанцію і ордер. Перша підшивається до каси, а другий - до виписки.

Виправлення в журналі

У разі якщо в книзі була допущена описка, не надає істотного впливу на звітність, її можна виправити. Виривати листи з журналу категорично забороняється. Не допускається також використання штриха, маркера, підтирання лезом, ластиком та інші аналогічні маніпуляції. Якщо описка не тягне зміни у залишках якого-небудь періоду, то її виправлення здійснюється наступним чином: перекреслюється акуратно невірний запис, поруч ставиться правильна. Коригування повинна бути обов`язково завірена підписами. Розписатися повинен сам касир і бухгалтер. Якщо виправлень на сторінці декілька, то кожне з них має бути завірене. Якщо допущена серйозна помилка, то касиром складається заява на ім`я головного бухгалтера. Керівником підприємства збирається комісія, яка буде нести відповідальність за виправлення. За допущену помилку складається бухгалтерська довідка. У ній описується характер неточності і метод її виправлення.

Перевірка звітної дисципліни

Правильність ведення касового журналу вправі проконтролювати банківська організація, яка обслуговує рахунок підприємства. Про те, що буде проводитися перевірка, керівник сповіщається повідомленням. У банк для оцінки необхідно буде надати вкладні листи, повністю оформлені, звіти касира разом з доданою документацією та авансові папери, якщо гроші видавалися під звіт. У разі якщо перевірка буде зачіпати поточний рік, журнал зшивати немає необхідності (це робиться в кінці року). По завершенні контрольних заходів книга буде повернута на підприємство. При цьому уповноважений орган видасть акт про виконану перевірці звітної дисципліни. Якщо в документі будуть міститися зауваження, їх необхідно усунути у встановлений контролюючим органом термін. Також правильність заповнення касової книги може перевіряти податкова інспекція. За порушення, виявлені в ході контрольних заходів, можуть бути застосовані санкції. При цьому слід сказати, що інспектор може накласти штраф на підприємство у випадку, якщо помилки було виявлено протягом двох місяців з їх допущення.