Як оформити опис вкладення

Відомо, що бухгалтерам часто доводиться мати справу з документами різного роду. Вони повинні постійно володіти всіма необхідними відомостями, доставляти вчасно звіти та цінні папери. Іноді бухгалтеру необхідно подолати немаленькі відстані для того, щоб привести ті чи інші документи. Відомо, що якщо не зробити цього в чітко зазначений поквартальний термін, то штрафні санкції не змусять себе довго чекати. Виходить, що бухгалтер повинен не тільки встигати все розрахувати і оформити, але еше і попрацювати кур`єром і відвезти всі документи в зазначені інстанції, яких налічується чимало. Як же все це встигати?

Спеціально для подібних випадків існує паличка-виручалочка для всіх бухгалтерів та інших людей, які шукають надійні способи доставки документів в інші інстанції. Це, як правило, має назву - опис вкладення. Що представляє з себе дана операція і в чому вона полягає?

Ви приходите в поштове відділення, заповнюєте запропоновані бланки, в яких записуєте назви всіх документів, які потрібно відправити. Працівник пошти ретельно перевіряє, щоб всі документи були в наявності. Після цього при ньому ви заклеюєте конверт і оформляєте своє цінний лист. Потім пишете адресу і відправляєте за призначенням. Для того, щоб ваші нерви були повністю спокійні, можна заповнити та акт одержання листа. Адресат, отримавши ваше послання з цінними паперами, повинен підтвердити отримання підписом. Цей бланк буде переданий вам особисто тим же способом - підтвердження про доставку ви знайдете в своїй поштовій скриньці.

Природно, довгий час багато хто не вирішувалися довіряти поштовим працівникам передачу цінних або просто важливих паперів. Причина проста: всі пам`ятають про масу випадків з втратою письма. Однак тепер ця операція чітко простежується. Якщо ви склали опис вкладення в цінний лист, а потім відправили його за вказаною адресою, з вами таке не станеться. Саме ця процедура і оберігає вас про різного роду казусів.

Отже, як же оформляється опис у лист? Як правило, використовується стандартна форма 107. Її можна завантажити на будь-якому сайті, роздрукувати та заповнити в офісі, але правильніше зробити це безпосередньо в поштовому відділенні. До слова, опис вкладення містить такі графи, які ви повинні заповнити: «Опис вкладення в» - 1 рядок, де ви повинні написати стандартну фразу - «цінний лист», 2 рядок - «Куди», де ви пишіть адресу організації, якій відправляєте дане послання. 3 рядок - «На ім`я». У ній ви пишіть прізвище та ініціали людини, якій призначено послання, тобто це і є найменування одержувача.

Потім у формі 107 буде таблиця, що складається з 4 стовпців. 1 - це порядковий номер документа, 2 стовпець має назву - «Найменування предметів» - тут ви будете повинні записати заваніе кожного документа. 3 стовпчик містить кількість документів - тут ви вказуєте 1 лист, 2 або 3 листа. А в четвертому міститиметься цінність в рублях. Так, у кожному рядку ви пишете назву документа в стовпчику «найменування ...», потім кількість аркушів в 3 стовпчику, і ціну в 4. Все досить просто.

Після того, як заповніть таблицю, пишете - "Загальний підсумок цінності", наприклад, 3 листа, 300 рублів. Розписуєтесь в графі "Відправник". Потім у рядку «Перевірив» працівник пости пише свої ініціали, попередньо переглянувши пакет документів, які ви відправляєте. І тільки після цього листа запечатується. На конверті ви знову ж пишете адресу, зверху працівник пошти зазначає - «Цінний лист». Ось, власне, і вся процедура.

Навіщо потрібна опис вкладення? Справа в тому, що якщо лист не дійде за призначенням, то ви можете підтвердити факт відправки за допомогою чеків, які вам видадуть на пошті. Крім того, опис вкладення будеть зареєстрована в базі даних поштового відділу, послугами якого ви скористалися. І тоді ви зможете довести свою невинність, якщо документи не прийдуть в ту чи організацію в строк. Хоча цього й не станеться: опис вкладення - це надійний спосіб передачі цінних документів від відправника до одержувача.