Правила ділового листування

Успіх у бізнесі залежить від безлічі факторів. Один з них - вміння вибудовувати відносини з клієнтами та партнерами.

Спілкування в діловому середовищі вибудувано з урахуванням певних правил і норм, які називаються етикетом. Завдяки дотриманню простих приписів взаємодія йде швидше, менше виникає конфліктних ситуацій.

Правила ділового етикету поширюються як на особисте спілкування, так і на листування. Їх дотримання сприяє взаєморозумінню. Більше того, дотримуючись норм етикету, ви продемонструєте повагу до співрозмовника, а також зацікавленість в успіху взаємодії.

Як написати діловий лист

Для початку необхідно вибудувати грамотну структуру вашого повідомлення.

Правила ділового листування припускають, що лист починається зі звернення, далі йде короткий вступ, основний текст, висновок, підпис, постскриптум, якщо необхідно. Потім можуть бути додатки. Якщо мова йде про електронний листі, то всі об`ємні документи краще пересилати у вкладеному файлі, згадавши про це в повідомленні.

Звернення

Повідомлення можна почати зі слова «шановний». Але пам`ятайте, що в цьому випадку в кінці листа не потрібно писати «з повагою». Ще один варіант - звичайне вітання. Звернення необхідно розмістити по центру сторінки.

У нашій країні найкраще називати людину на ім`я та батькові. Якщо ви не знайомі з одержувачем особисто, можна звернутися до нього так: «Шановний пане Іванов».

Введення

У вступі до основного тексту потрібно коротко викласти мета листа. Ця частина не повинна перевищувати двох пропозицій.

Основний зміст

У 2-3 абзацах необхідно описати ситуацію, ваші думки і побажання, а також задати ваші запитання.

Висновок

Правила ділового листування вимагають у висновку привести коротке резюме всього сказаного вище. Лист зазвичай закінчують стандартними фразами, наприклад: «З повагою», «Щиро Ваш», «З вдячністю», і так далі. Вкажіть ваше прізвище, ім`я та по батькові, не забудьте про посаду.

Постскриптум

Постскриптум зазвичай пишуть в крайніх випадках, якщо забули вказати щось важливе, або необхідно оповістити одержувача про подію, яка відбулася вже після написання листа.

Оформлення

Лист повинен бути грамотним, акуратно оформленим. Обов`язкова наявність полів. Праворуч відступ повинен бути не менше трьох сантиметрів, а зліва приблизно півтора. Виділяйте абзаци, щоб текст було простіше читати. Використовуйте шрифт Times New Roman 12-го кегля.

Добре, якщо ви використовуєте символіку організації. Якщо ви пишете на офіційному бланку, обов`язково зверніть увагу на те, щоб в колонтитулах було вказано назву компанії, контактна інформація, реквізити та логотип.

Правила ввічливості

Правила ділового листування - це не тільки використання стандартного оформлення документа. Будь-яке офіційний лист передбачає коректне висловлення своїх думок, навіть якщо ви пишете його, щоб висловити претензію.

Не можна починати лист з відмови, зі слова «ні» або частки «не». Спочатку необхідно пояснити причини такого рішення. Якщо можливо, запропонуйте альтернативні варіанти виходу із ситуації.

Не потрібно нав`язувати людині способи вирішення питання. Це може надати зворотну дію.

Щоб показати, що лист термінове, можна попросити одержувача відправити відповідь до певного числа. Не потрібно квапити його в різкій формі.

Намагайтеся не робити натяків на можливу некомпетентність людину, яка буде читати листа, так як це буде звучати образливо.

Отже, ми розглянули основні прийоми того, як написати офіційний лист.

Проходження цієї інструкції зробить ваше ділове спілкування простіше і успішніше, а ви зарекомендуєте себе як важливого і коректного людини.

Перераховані вище правила ділового листування підходять як для паперових документів, так і для електронних повідомлень.