Адміністратор готелю: обов'язки і функції

Першою людиною, яку ви бачите в готелі, є адміністратор готелю. Завжди милий і привітний, він спробує зробити все, що від нього залежить, тільки щоб ваш відпочинок був незабутнім і комфортним.

З боку може здатися, що обов`язки адміністратора готелю обмежуються всього лише наданням ключів від номера та реєстрацією вас в базі даних. Щоб розвіяти цей міф, давайте детальніше розберемося в роботі одного з головних співробітників комплексу відпочинку.

Часто посаду адміністратора називають «портьє». У перекладі з французької мови дане слово позначає «двері». Таку назву фахівець готелю отримав тому, що його робоче місце - стійка реєстрації, знаходиться в безпосередній близькості від входу, і він зустрічає гостей. Дане формулювання, безумовно, не є точною, адже адміністратор в готелі виконує набагато більше функцій, виходячи з його посадової інструкції. Так, він повинен забезпечити безперебійну роботу всіх служб готелю, проконтролювати готовність номера до заселення, перевірити наявність в міні-барі необхідних напоїв і снеків, скоординувати роботу підлеглих. У невеликих готелях на адміністратора покладається не тільки функція реєстрації гостей, прийом під охорону ключів і цінних речей (в сейф), а й підготовка номерного фонду до заселення, інформування постояльців про основні визначні пам`ятки міста і про те, як до них дістатися.

Однією з найважливіших функцій, яку виконує адміністратор готелю, є бронювання номерів по телефону, e-mail і за допомогою інших засобів зв`язку, контроль завантаження готелю і фіксація неявки гостей в призначений день. Несвоєчасний облік кількості заброньованих і заселених номерів може призвести до ситуації «overbooking» - простіше кажучи, гості викуплять більше номерів, ніж є в готелі у вільному користуванні.

Досить часто на адресу адміністратора готелю надходять запити на бронювання додаткових послуг, в першу чергу, це стосується можливості надання туристам додаткових ліжок для дітей і дорослих або зміни категорії номера. Якщо є така можливість, категорію номера можна поміняти, вже проживаючи в готелі, зробивши додаткову оплату.

Всі питання, суперечки і конфліктні ситуації також зобов`язаний вирішувати адміністратор готелю, в рамках покладених на нього повноважень. Хто ж, як не він, повинен виносити рішення з приводу скарги, що надійшла від клієнта, якщо йому не надали заброньований заздалегідь номер, послуги, якщо у нього виникли проблеми з оплатою.

Для будь-якого готелю прибуток є головною метою, тому на адміністратора готелю також покладається функція контролю виїзду гостей, під час якого має бути перевірена оплата всіх рахунків.

Щоб правильно і точно забезпечувати роботу всіх служб, адміністратор готелю повинен знати правила надання готельних послуг, утримання приміщень, правила складання штатного розкладу, структуру готелю і інші аспекти. Ці знання необхідні, щоб якісно і професійно виконувати свою роботу.

Посада «обличчя готелю» - важлива і відповідальна. Незалежно від ситуацій і проблем, які відбуваються в готелі, гарний настрій, посмішка не покидають адміністратора, адже сфера послуг базується, в першу чергу, на гостинність.

Стати адміністратором готельного комплексу може кожна людина: необхідно пройти навчання у ВНЗ, технікумі або на курсах готельного господарства і мати колосальне бажання працювати. Вітається знання іноземних мов, особливо якщо готель знаходиться в туристичному центрі з великим потоком туристів.