Програмне забезпечення документообігу

Програмне забезпечення спочатку розробляється під гаслом «Спростимо документообіг». Але всі хто пов`язаний з цим самим документообігом як були зайняті 8:00 в день, так і залишаються при справах. Програми не звільняють робочий час. Принаймні, більшість існуючих програмних продуктів з документообігу зробили роботу тільки заплутаніше і складніше. Єдине чого з успіхом домагаються програмісти в цьому напрямку, так це повна залежність підприємства від функціонування їх програм.

Приміром, ще зовсім недавно був свідком заяви бухгалтерії, що вони не можуть розрахувати і відпустити людину у відпустку. Умови були дещо специфічними, але в підсумку все було в межах чинного трудового кодексу. І єдиною виразної причиною відмови працівникові була нездатність програми по розрахунком відпускних переварити запропоновану ситуацію. Людині пропонували кілька типових варіантів, але таких, щоб вкладалися в доступні функції бухгалтерської програми. При цьому основна причина максимально ховалася і спливла, тільки після того як працівник пішов на принцип і став наполягати на своєму. У підсумку що виходить? Програма повинна покращувати виробничі процеси, а за фактом накладає на них свої додаткові обмеження.

Або приклад з власного життя. Маю свого роду хобі - програмування в середовищі VBA. За кілька років роботи в офісі було створено більше десятка досить складних «шедеврів» і купу дрібніших, з яких повністю прижився тільки один, а один зажадав деякого доопрацювання. Причому з погляду програмування це були насправді досить складні макроси, які оперують і обробні великі масиви інформації. І всі вони добре працювали. Деякий час. Але от тільки мистецтво в чистому вигляді виявлялося не таким вже практично придатним. З останньої вдалої реалізації пригадується програма для рерайта текстів виконана під vba для Word і програма по збору місячних звітів в Excel.

Зі своїх спостережень і невдалих дослідів можу запропонувати кілька критеріїв обов`язкових для отримання програми, яка насправді зможе прижитися і бути корисною в офісі:

• - якщо кінцевим результатом роботи програми є документ, то він повинен видаватися у форматі зручному для ручного редагування. Не просто на друк, а в файл зручний для змін. Якщо потім ці зміни повинні залишитися в історії, то зберігаємо сам змінений файл.

• - програма з одного боку повинна мати можливість внесення інформації будь-яким користувачем, з іншого боку обов`язковий модуль контролю та оперативного виправлення допущених помилок обмеженим колом фахівців

• - при внесенні даних від виконавця повинні турбуватися тільки списки. Ні яких об`єднань бути не повинно. Всі складання віднімання переміщення повинна робити програма. Дайте можливість людям елементарно підраховувати кількість рядків і з 10 чоловік 1 порахує неправильно, а 1 по своєму.

• - при внесенні даних програмне забезпечення повинне надавати можливість залишати майже всі поля порожніми з можливістю заповнити їх потім. Сто разів подумайте, перед тим як вимагати обов`язкове заповнення поля.

• - комплексна автоматизація можлива тільки для максимально примітивних дій. А оскільки жорсткого регламенту практично ні коли не існує, остільки автоматизувати потрібно тільки окремі найбільш рутинні операції. Програма повинна бути інструментом, а не замінником виконавця.

Можете не вірити, можете перевірити, але ігнорування перерахованого призведе до того, що результатом автоматизації буде бюрократичний геморой. Але ж так хочеться повсюдного автоматизованого щастя.