5 Хороших звичок, що допомагають стати більш організованим

Традиційне новорічне бажання для багатьох людей – стати більш організованими і продуктивними, а традиційна скарга полягає в тому, що це більш складне завдання, ніж вони припускали. У всіх є особисті проблеми, речі, які просто потрібно зробити, але не хочется- звички, які ми хочемо розвинути, але це виявляється не дуже просто- ми навіть знаємо методи, які можуть допомогти, але завжди не вистачає часу або дисциплінованості дотримуватися їх.

Найбільш ефективний спосіб зміцнити звичку – це міняти щось одне за один раз. У сумі ці невеликі щоденні зміни дадуть вам дивовижний результат. Якщо б ви могли взяти на себе зобов`язання і спробувати змінити одну звичку на місяць, і робити це кожен день, це надало б позитивний вплив на ваш поточний рівень продуктивності. Через місяць ця маленька щоденна зміна переросте у звичку, а ви зможете перейти до наступних змін.

Ось кілька ідей для невеликих змін, які, в разі реалізації, можуть вплинути на продуктивність.

1. Відсутність непрочитаних електронних листів

Мати порожній ящик з вхідною кореспонденцією – це відмінний стимул для вашої особистої продуктивності та почуття контролю. Спочатку це може здатися вам нездійсненним завданням, але як тільки ви почнете працювати над цим, навіть найбільша кількість непрочитаних листів поступово буде зменшуватися, і незабаром ви зможете працювати тільки з новими повідомленнями. Кожен день, коли приходить час працювати зі своєю електронною поштою, виконуйте наступні дії, які повинні у вас стати звичкою:

• Якщо отримане електронного листа не вимагає яких-небудь дій, але в ньому міститься важлива для вас інформація, тоді збережіть його. Ви можете створювати спеціальні папки для цього, але в разі необхідності легше скористатися пошуком, ніж згадувати, в якій з папок знаходиться потрібний документ. Тому можете не витрачати часу на створення багатьох папок, а просто зберігати всі в одній. Окремо можна зберігати найважливіші документи, наприклад рахунки.
• Якщо ж електронного листа вимагає від вас будь-яких дій, подумайте, чи можете ви вирішити це за дві хвилини. Якщо так, зробіть це, немає – занесіть в свій список справ.
• Якщо ви завершили роботу з листом, і вам не потрібно зберігати його для довідки, просто видаліть його. Є багато людей, які воліють зберігати електронні листи, так як в них містяться паролі, номери телефонів або адреси. Але всю контактну інформацію простіше додати в свою записну книжку. Для паролів можна використовувати замітки в поштовій програмі (як і для будь-якої інформації, яку ви хочете зберегти).

2. Перевірка необхідних документів

Витратьте деякий час на роботу з документами, які ви зберігали раніше. Почніть з очищення існуючих файлів. Старі документи, швидше за все, вам більше не знадобляться. Перевірте і те, як довго ви повинні зберігати деякі юридичні документи. Всі старі краще викинути. Спеціально створіть на робочому столі файл для цих цілей. Переконайтеся також, що кожна папка чітко позначені. Ви не зможете зрозуміти всю вигоду від того, що робите, поки не почнете використовувати ці позначення. Знайти потрібний документ у разі необхідності стане набагато легше.

3. Позбавлення від безладу

Візьміть собі звичку забиратися щодня. Безлад краде ваш час і відволікає від важливих справ. Тому наводьте порядок кожен день. Найкраще робити це перед відходом з будинку або офісу. Для декого це може бути не так легко, але всі ви знаєте ту легкість і ясність, яка походить від упорядкованого фізичного простору. Прибирайте свій робочий стіл за 10 хвилин до того, як ви йдете з офісу, щовечора мийте посуд, яка залишилася після вечері, не залишайте документи розкиданими навколо.

4. Вправи

Гуляйте, бігайте, плавайте або катайтеся на велосипеді щодня – і ваша особиста ефективність збільшиться в кілька разів, та до того ж психічне здоров`я набагато покращиться. Додаткова енергія і кисень допомагають мозку очистити розум і покращують психічну функцію. Вправи – це секрет продуктивності від Річарда Бренсона. Зробіть це звичкою.

5. Створення списку

Не використовуйте свій розум для зберігання різної інформації, він був створений з іншою метою. Як сказав Девід Алан: «Використовуйте голову для того, щоб придумувати ідеї, а не зберігати їх». Для того щоб мати можливість зосередитися, дуже важливо не тримати всі завдання та обов`язки в голові. Це не тільки затуманить вашу здатність міркувати, але також ви ризикуєте упустити або забути зробити щось дійсно важливе. Тому не покладайтеся лише на пам`ять в цьому питанні. Якщо у вас все записано на папері, ви можете краще все організувати, занести в календар і в список справ. Реалізація цієї звички зменшить стрес і підвищить ефективність виконання поточних обов`язків.