20 Рад з управління своїм часом

Ви завжди пунктуальні або часто спізнюєтеся? Закінчуєте справи в той проміжок часу, в який планували? Здаєте звіти до потрібної дати? Чи добре ви вмієте розпоряджатися своїм часом? Якщо на який-небудь з цих питань ви відповідаєте «ні», пора задуматися про тайм-менеджмент. Ось двадцять простих порад, які допоможуть вам краще справлятися з повсякденними справами і ніколи не поспішати.

Створіть розклад

Плануйте день до того, як він почнеться. Можна скласти список справ з ранку, а ще краще – заздалегідь, ввечері, перед сном. Він допоможе уявити собі все, що необхідно зробити, ще до того, як у вас почне закінчуватися час. Ніякі діла не будуть для вас несподіванкою, потрібно буде просто чітко діяти за списком.

Виділіть чіткі часові рамки для кожного завдання

Заздалегідь вирішите, що будете займатися однією справою, скажімо, до десятої ранку, закінчите другого до трьох дня, а третє – до п`яти тридцяти. Так ви не будете затримуватися на першій задачі і перестанете даремно витрачати час через прокрастинації.

Користуйтеся календарем

Використовувати календар – один з найбільш значних кроків для грамотного управління повсякденними справами. Якщо ви користуєтеся спеціальними поштовими програмами, він може бути однією з функцій. Якщо ні – знайдіть спеціальний додаток, з яким можна буде синхронізувати телефон та інші пристрої. Так ви зможете завжди контролювати свій розклад, де б не опинилися.

Використовуйте органайзер

Паперовий щоденник допоможе стежити не тільки за розкладом, а й за іншими справами повсякденному житті. Хороший органайзер стане центром вашого життя – зі списками справ, всіма планами і проектами і безліччю іншої необхідної інформації.

Контролюйте дедлайн

Чітке планування допоможе вам ніколи не дотягувати справи до фінального моменту, але знати його все одно важливо. Завжди відзначайте дедлайни у своєму календарі і щоденнику, щоб знати, як просувається процес і скільки ще залишилося часу.

Навчіться говорити "ні"

Не беріть на себе більше, ніж можете виконати. Якщо вам пропонують додаткові завдання, які будуть відволікати вас від основної роботи, навчитеся твердо відмовлятися від них або, якщо це необхідно, переносити їх на інший час.

Постарайтеся встигнути раніше

Поради щодо пунктуальності зазвичай пропонують робити все вчасно, але якщо ви плануєте щось до певного моменту, ви можете встигнути хвилина-в-хвилину або трохи спізнитися. А якщо ви вирішите зробити все раніше, швидше за все, ви впораєтеся в будь-якому випадку. Якщо вам потрібно дістатися кудись в конкретний час, плануйте приходити раніше. Те ж стосується і дедлайнів – справляйтеся з будь-якими проектами заздалегідь.

Встановлюйте тимчасові обмеження

Завжди чітко визначайте, скільки годин витратите на ту чи іншу справу. Постарайтеся ніколи не виходити за встановлені рамки. Це може серйозно підвищити вашу продуктивність.

Тримайте на робочому столі годинник

Нерідко ми так занурюємося в роботу, що зовсім втрачаємо відчуття часу. Якщо у вас на столі буде годинник з великим циферблатом, ви завжди будете знати, скільки годин вже минуло і скільки ще залишилося.

Встановлюйте нагадування за чверть години

У багатьох календарів є така функція. Якщо вам потрібно зробити щось важливе, встановіть повідомлення, яке нагадає вам про це заздалегідь.

Сфокусуйтеся

Не варто робити максимум справ одночасно – так ви ризикуєте не закінчити нічого. Можливо, кращим рішенням буде сфокусуватися на чомусь одному. Вимкніть всі програми, якими не користуйтеся, приберіть все, що буде вас відволікати. Займіться своєю роботою і не переходите до чогось іншого. Так ви будете максимально ефективні.

Блокуйте подразники

Що вас відволікає від справ? Постійні повідомлення? Дзвінок телефону? Визначте джерело зайвої інформації і відключіть його. Якщо ви робите щось важливе, вимкнений телефон і закриті в браузері вкладки можуть виявитися вкрай корисним рішенням для того, щоб уникнути прокрастинації і не розпорошуватися по дрібницях. Якщо вам хтось подзвонить, ви завжди зможете зв`язатися при необхідності пізніше – а завдання вже буде виконана.

Слідкуйте за витраченим часом

Використовуйте таймер для відліку вже витрачених хвилин. Ключове рішення – відміряти потрібні проміжки, наприклад, тридцять хвилин або годину, і запустити рахунок. Коли це час мине, ви почуєте сигнал – і з часом будете краще розуміти, який проміжок вам необхідний для виконання тієї чи іншої задачі.

Не турбуйтеся про незначні завданнях

Неможливо зробити все точно так, як вам хочеться. Намагатися домогтися ідеалу у всьому – неефективно, тому від такої звички варто спробувати відмовитися.

Навчіться розставляти пріоритети

Ви не можете зробити все одночасно, тому потрібно вчитися розподіляти завдання по порядку і позбавлятися від зайвого. Принцип Парето може стати вашим ключовим – вісімдесят відсотків справ дійсно мають значення, а від двадцяти можна і відмовитися.

Делегуйте

Якщо є речі, які краще може зробити хтось інший, спробуйте передати їх тій людині. Так ви зможете фокусуватися на тому, що у вас виходить максимально добре.

Групуйте схожі завдання разом

Спробуйте об`єднати всі свої справи за певним принципом і виділяйте часовий проміжок для них усіх. Скажімо, якщо вам потрібно зробити кілька дзвінків, розберіться з усіма одночасно і не розтягуйте процес на весь день.

Позбавтеся від порожньої витрати часу

Що займає ваш день? Соціальні мережі? Електронна пошта? Перестаньте постійно дивитися повідомлення. Приберіть ці сторінки зі закладок і не заходите так часто в інтернет без діла. Нехай на видному місці будуть тільки посилання, потрібні для роботи. Тоді ви будете витрачати марно куди менше часу.

Переривається, коли треба

Не бійтеся зупинитися або зробити перерву, якщо це необхідно. Якщо ви будете працювати тільки над одним завданням, всі інші можуть бути прострочені, і в результаті ви будете відставати завжди

Залиште проміжки

Не потрібно робити розклад максимально щільним – дозвольте собі невеликі перепочинку.