Діаграма Ганта - ваш помічник у плануванні. Що таке діаграма Ганта і як її скласти?

Діаграма Ганта (Gantt Chart) - один з найпопулярніших інструментів для наочної ілюстрації календарного плану в проектному менеджменті.

Що це таке?

Діаграма Ганта призначена для ілюстрації різних етапів роботи в сфері малого та середнього бізнесу. Візуально являє собою простий набір смужок, що складаються з двох головних осей: справ і часу. Кожному тимчасовому проміжку приписується певна задача, яка повинна бути виконана.

На діаграмі, крім основних блоків, може бути присутнім спеціальний додатковий стовпець, що показує відсоток виконання роботи. Особливі відмітки - віхи - застосовуються для виділення двох і декількох завдань і демонстрації послідовності їх виконання.

Графік Ганта є своєрідним стандартом у галузі управління проектами, адже саме з його допомогою з`являється можливість показати структуру виконання всіх етапів проекту наочно.

Для чого потрібна діаграма Ганта?

З урахуванням того, що велика частина людей є візуалами, діаграма дає можливість вирішити одну з основних завдань і показати персоналу, над чим слід працювати, які ресурси застосовувати в процесі і з якою швидкістю виконувати ті чи інші завдання. Вся інформація подається в стислому вигляді, без використання заплутаних таблиць і величезної кількості тексту. При цьому суть ясна і зрозуміла всім, без винятку, учасникам проекту.

Використання діаграми значно спрощує управління проектами невеликих масштабів і дає можливість завжди тримати діяльність співробітників під контролем.

Історія появи першого графіка

Перший формат діаграми був розроблений і протестований Генрі Л. Гант на початку ХХ століття. Вченого найняли для управління будівництвом кораблів для використання в Першій світовій війні. Спеціальний графік дозволив йому координувати роботу кількох інженерів, контролюючи виконання завдань в задані терміни. Почав Гант безпосередньо з перерахування всіх необхідних завдань та їх планування відповідно з наявними ресурсами.

Важливим етапом стала демонстрація залежності одних завдань від інших. Крім того, Гант виділив для кожної людини період часу, протягом якого той повинен був завершити певний вид діяльності, вказав, хто і яку задачу буде виконувати з урахуванням часу, відведеного на виконання проекту.

Побудова діаграми Ганта відбувається з використанням вертикальної осі, що представляє різні завдання, а також горизонтальної, що представляє час.

Діаграма Ганта в сучасному світі

Даний метод планування не втрачає актуальності і в наші дні, адже він дозволяє забезпечити графічне відображення виробничого плану, спрощує контроль за прогресом у виконанні поставлених завдань. Графік Ганта став настільки потужним аналітичним інструментом, що практично протягом 100 років не зазнавав жодних змін. Лише в 90-х роках минулого століття з метою більш докладного опису взаємозв`язків у нього були впроваджені лінії зв`язку між різними завданнями:

• «Фініш-старт» - дія В не може початися до завершення дії А;
• «Старт-фініш» - дія В не може початися до тих пір, поки не почнеться дія А;
• «Старт-старт» - дія У почнеться не раніше, ніж дія А;
• «Фініш-фініш» - дія В повинно закінчитися не раніше, ніж закінчиться дія А.

Є факти, що діаграма Ганта застосовувалася при зведенні таких гігантських інженерних споруд, як гребля Гувера (Лас-Вегас, 1939) і система Ейзенхауер-шосе (об`єднує більшість великих міст США).

Інструкція: як побудувати графік Ганта за 5 кроків?

Далі ми розглянемо правила побудови діаграми Ганта і спробуємо створити її самостійно в табличному процесорі Microsoft Excel.

Крок 1. Збір даних

Для того щоб побудувати графік, нам знадобляться наступні дані:

• координати всіх наборів даних (звідки повинен починатися кожен з стовпчиків) ;
• назва кожного етапу;
• тривалість кожного етапу.

Для зручності вписуємо їх відразу у відповідні поля таблиці. Після того як ми ввели всю необхідну інформацію, можна переходити до створення самої діаграми.

Важливо: простежте за тим, щоб всі формати даних були вказані правильно: зокрема, це стосується дат.

Крок 2. Формування макета

Отже, нам відома мета планування та ключові дані, на основі яких ми будуватимемо графік. Тепер у вікні табличного процесора нам потрібно перейти в розділ «Вставка -> Діаграма», а потім натиснути на пункт «Лінійчата». Нам потрібна не звичайна, а з накопиченням, так як тільки в ній передбачений другий ряд даних, який в нашому випадку буде основним.

Крок 3. Стираємо все зайве

Для того щоб зробити це, в програмі передбачені спеціальні інструменти. На що з`явилася на екрані діаграмі вам потрібно навести курсор миші на синю смужку, клікнути по ній правою кнопкою і вибрати в меню «Формат ряду даних». Висвітиться віконце, в якому нам потрібно перейти до пункту «Заливка» і вибрати пункт «Немає заливки». Після цього діаграма буде виглядати наступним чином:

Крок 4. Завершальні штрихи

Так як за замовчуванням всі дані в нашому графіку розташовані в порядку знизу вгору, нам доведеться дещо видозмінити його. Для цього ми натискаємо правою кнопкою мишки по осі категорій (тієї, біля якої у нас розташований список завдань), переходимо до вікна «Формат осі». Відразу ж відкривається потрібна нам вкладка - «Параметри осі». Поставте галочку напроти пункту «Зворотний порядок категорій». По суті, діаграма Ганта вже готова, залишається лише пара корисних дрібниць.

Крок 5. Форматування

Отже, продовжуємо роботу над графіком. Як бачите, виглядає вона поки що непоказно, і зараз ми виправимо це засобами самого табличного процесора:

1. Розтягуємо діаграму до потрібного розміру за допомогою стрілочки в правому верхньому куті.
2. Виділяємо всі дати в табличці, клікаємо по області виділення правою кнопкою миші і переходимо в «Формат ячеек-> Кількість». У цьому розділі представлені основні числові формати, з якими ми працюємо. Щоб напису, що не налазили один на одного, радимо вибрати більш короткий варіант запису. Потім знову-таки правою кнопкою натискаємо на вісь з датами на діаграмі, вибираємо «Формат осі -> Кількість» і ставимо галочку біля пункту «Зв`язок з джерелом».
3. Виділяємо легенду (позначення «Дата» і «Тривалість» праворуч) і натискаємо кнопку Delete на клавіатурі.
4. Відкриваємо «Формат осі -> Параметри» і встановлюємо мінімальні і максимальне значення (ми поставили 15 грудня, так як це понеділок, і 3 січня). Тут же ми можемо виставити ціну основних поділок (це зручно в тих випадках, якщо, наприклад, робота над проектом буде тривати кілька тижнів або місяців). У нашому випадку зручніше залишити значення за умовчанням (2.0).

Ще трохи експериментів з форматуванням - і ось яка краса у нас виходить у підсумку. Перед вами - готова діаграма Ганта. Приклад, який ми привели, безумовно, дуже простий - проте цього достатньо для того, щоб вникнути в суть такого методу планування та наочної демонстрації процесу виконання тих чи інших завдань.

Інші програми для створення графіка

Зрозуміло, існує безліч інших, більш досконалих програм, що полегшують керування проектами. Діаграма Ганта будь-якої складності може бути легко побудована за допомогою таких програм, як:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project та багатьох інших.

Крім того, існує цілий ряд онлайн-сервісів, які надають своїм користувачам можливість не тільки планувати свої справи, а й отримувати регулярні звіти, повідомлення про поточний статус завдань по електронній пошті. Втім, не можна заперечувати і той факт, що конфіденційність даних, що зберігаються в мережі, знаходиться під загрозою, та й стаціонарне ПЗ, устанавливающееся прямо на комп`ютер користувача, як правило, має набагато більш широким функціоналом і надійніше в роботі.

Переваги та недоліки методу

Наостанок варто детально розглянути основні переваги і недоліки описаного методу планування і управління.

Головною перевагою, безперечно, є графічна подача матеріалу. Як правило, бізнесменам зручно працювати з графіками Ганта - їм подобається можливість чітко виділити і позначити етапи роботи над проектом. За рахунок подання завдань у вигляді різних кольорових смуг всі члени команди можуть буквально з першого погляду визначити свої завдання.

Слід також відзначити те, що діаграми Ганта є відмінним презентаційним інструментом, який здатний продемонструвати ключові пріоритети проекту. Тобто, як тільки керівні особи виділяють і розподіляють кожен з наявних ресурсів, команда моментально дізнається про це і слід подальшим вказівкам. Дана властивість графіка Ганта вкрай корисно для керівників вищої ланки - використовуючи його, можна набагато простіше підготувати детальний, ємний звіт про стан виконання різних проектів.

Проте, як і у будь-якого іншого методу планування, у діаграми Ганта є свої недоліки. Один з них - це залежність завдань. Досить часто в процесі презентації проектів у керівників виникає необхідність показати, які із зазначених завдань пов`язані один з одним. Але, на жаль, сам формат діаграми не дозволяє зробити цього. Для того щоб обійти це обмеження, менеджери вдаються до різних хитрощів: наприклад, додають в графік спеціальні вертикальні лінії, які демонструють ключові залежності. Однак це лише тимчасове рішення, не здатне передати інформацію в повному обсязі.

Ще одним мінусом графіків Ганта можна назвати їх негнучкість. У наші дні проекти не є статичними - в них постійно відбуваються якісь зміни, зрушення, врахувати які в діаграмі просто неможливо. Перш ніж приступати до побудови графіка, керівникам доводиться прораховувати все до дрібниць, адже при щонайменшій зміні оцінки потрібно перемальовувати «з нуля» всю діаграму. І це не кажучи вже про те, що можливість проілюструвати кілька різних способів планування за один раз також відсутня.

Незалежно від того, навіщо вам потрібна діаграма Ганта, програма (навіть сама «просунута») не зможе відобразити значимість і ресурсомісткість тих чи інших робіт, їх сутність. А тому для особливо масштабних проектів вона використовується вкрай рідко.

Проте неможливо заперечувати те, що в практиці управління проектами даний метод надзвичайно поширений - за більш ніж вікову історію його використання люди мали можливість переконатися в його працездатності і високої ефективності.