Як прошивати документи правильно?
Деякі види ділових документів вимагають обов`язкової прошивки. Питання може здатися нескладним, але молоді фахівці часто стикаються з подібним завданням і не знають, як правильно прошити документи, щоб вони відповідали загальним вимогам. Головна мета прошивки - захист та облік документації. Крім того, прошиті документи зручніше транспортувати, нічого не розгубивши по дорозі, під час переїзду наприклад. Загублені документи складно, а в деяких випадках взагалі неможливо відновити. Тому поводитися з ними потрібно акуратно.
Про вимоги, що пред`являються до прошивці важливих паперів
Як прошивати документи? Єдиного стандарту по прошивці документації, що має офіційне затвердження, на сьогоднішній день не існує. Кожна інстанція може пред`явити свої вимоги. Однак у кожному разі потрібно знати загальноприйняті принципи і правила, як правильно прошивати документи. Це дозволить уникнути багатьох неприємних моментів в документообігу. Нижче наведемо список основних моментів, які потрібно знати і завжди пам`ятати для того, щоб відповісти на питання про те, як прошивати документи.
Основні правила, які слід враховувати при прошивці важливої документації
Кожен лист повинен бути пронумерований (карти, схеми й інші документи, що мають кілька сторінок, але склеєні між собою, нумеруються як один лист). Номери прописуються з правого боку у верхньому куті. Після нумерації на звороті всієї прошивки записується загальна кількість аркушів. З документів видаляються всі скріпки, скоби і шпильки. Пронумеровані аркуші складаються по порядку. Після цього на лівому широкому полі робиться від 3-х до 5-ти проколів. Відстань між проколами найчастіше дорівнює трьом см. У рідкісних випадках замість цих проколів за допомогою канцелярського шила або діркопробивачем робиться два отвори. Не знаєте, як прошивати документи?
Варто зрозуміти, що найкраще це робити за допомогою голки і міцною нитки (найчастіше капронової) чи банківським шпагатом. Існують також і спеціальні прошивальні нитки. Нитка треба пропускати через отвори двічі (для надійності). Після того як пакет документів прошитий, нитка, якою зшивалися паперу, необхідно вивести на зворотний бік останнього листа і зв`язати вузлом, залишивши кінець в 6 см.
Трохи на закінчення
Ви отримали відповідь на питання "як прошивати документи". Тепер документацію можна опечатати. Для цього на кінець нитки потрібно приклеїти наклейку з паперу (приблизний розмір 5х4 см). На наклейку вже ставиться печатка і підпис, а при бажанні можна опечатати сургучною печаткою.
Прошивка документації найчастіше доручається співробітникам тих відділів, до яких дані документи відносяться. Тепер ви знаєте, що треба зробити для прошивки документів і зможете зробити дану процедуру. Успіхів вам у цій справі! Головне, пам`ятайте, що весь процес необхідно проробити з великою часткою акуратності. В іншому випадку вас попросять все переробити або зроблять догану за неправильний підхід до робочого процесу.
Первинних документів бухгалтерського обліку Кожна господарська операція підприємства або організації повинна підтверджуватися документально, тобто оформлятися за допомогою відповідних первинних документів.Первинні облікові документи є основою для внесення даних в облікові регістри, що…
Наскрізна нумерація Що ж таке наскрізна нумерація і для чого вона потрібна в повсякденному житті? Усі знайомі з лотерейними квитками, дисконтними картами, страховими полісами, квитанціями за комунальні послуги. Щоб уберегти їх від фальсифікації, використовується в…
Необхідні документи для продажу квартири Покупка нерухомості, як, втім, і її продаж, - процес, який вимагає не тільки уважності, зваженого підходу і відповідального ставлення, але й збору та подання до органів державної реєстрації певних паперів.Які документи для продажу квартири або її…
Класифікація документів: основні критерії Щоб легко було розбиратися у великій кількості документів, розроблені спеціальні правила їх складання та оформлення, різні класифікації, а також відповідні форми і методи роботи з ними.Варто відзначити, що класифікація документів надзвичайно…
Первинні документи, їх особливості Первинні документи - це папери, які є основою для запису в реєстрі бухгалтерської звітності, письмовій засвідченням господарської операції. Вони приймаються до обліку, якщо їх форма відповідає уніфікації первинної звітної документації відповідно до…
Оформлення спадщини: документи та роз'яснення Яку б довге життя людина не прожив, після себе він залишає не тільки нащадків, але й певне майно: гроші, квартиру, машину, дачу, акції та інше. Для того щоб все нажите померлим майно не перейшло в державну власність, спадкоємцям необхідно оформити…
Необхідні документи при прийомі на роботу Початку трудової діяльності в новій організації передує збір документів. Залежно від того, чим ця організація займається, можуть знадобитися різні документи при прийомі на роботу. Важливим моментом в процесі працевлаштування є співбесіда. Саме за…
Які потрібні документи для іпотеки Для багатьох людей іпотека - це один-єдиний спосіб отримати упорядковане житло. Розвинений в нашій країні інститут іпотечного кредитування? Відносно. Вся справа в тому, що отримати гроші можна, але умови не завжди бувають зручними для звичайних…
Установчі документи юридичних осіб Створення будь-якої юридичної особи - це процес, що складається з безлічі етапів. Одним з них є підготовка та складання установчих документів ЗАТ, ТОВ і так далі. Без даних паперів не може обійтися жодна організаційно-правова форма. Відзначимо, що…
Головні реквізити документів Документи є невід'ємною частиною нашого життя. Наше народження підтверджується документом, кожен етап життя пов'язаний з офіційними паперами і навіть смерть фіксується документально. Основним елементом документа будь-якого виду є реквізити. Саме про…
Які документи потрібні для отримання закордонного паспорта, або Як заощадити час. Залізна завіса впав, і нам відкрилася чудова можливість побачити світ. Все, що від нас вимагається, - оформити закордонний паспорт. Звучить досить просто, на ділі теж немає нічого складного. Затьмарити процес може лише довге стояння в кілометрових…
Документи на заміну паспорта: що потрібно знати перед зверненням до ФМС Багато хто вважає, що одного разу отримавши паспорт в 14 років, зіткнутися з даною процедурою більше не доведеться. Ця думка помилкова: люди одружуються, розлучаються, міняють зовнішність і навіть підлогу, а іноді стикаються з такою неприємністю, як…
Конструкторська документація - неминуча необхідність Під таким типом документації розуміють паперу, виконані в графічній і текстовій обробці. У сукупності або окремо вони визначають устрій і складові фрагменти вироби, містять спеціальні дані для розробки, виконання, контролю за процесом приготування,…