Терміни зберігання документів в організації

За час своєї господарської діяльності підприємство або компанія обростає цілим архівом паперів, важливих і не дуже. Такі ділові документи як листування з партнерами або погодження несуттєвих питань про співробітників, компаньйонах, або поздоровлення зі святами особливої важливості не мають.

Ті з них, які стосуються нарахування зарплати, відрахувань до фондів, федеральні або місцеві, накази і розпорядження, що стосуються призначень і звільнень, відносяться до категорії тих, які зобов`язані мати терміни зберігання документів в організації. Терміни ці визначаються законом і внутрішніми наказами міністерства фінансів РФ. В даному випадку, це розпорядження № 105 від 29.07.1983.

Як здійснюється облік надходження та зберігання матеріалів, їх рух, перелік робіт з перевірки, інвентаризації, відображення на бухгалтерських рахунках, терміни зберігання документів в організації? Всі дії повинні мати одну підставу: розпорядження керівника, який ґрунтується на законному документообіг.

Тут складно щось вигадати, та й не потрібно, тому що існує закон, який треба виконувати. Принцип відповідальності досить простий: хто підписав розпорядження, той і несе відповідальність за його виконання.

Зберігання, архівування та умови

Вся підзвітна документація повинна підшиватися у відповідності з термінами її створення. За квартал або за рік, що залежить від кількості та обсягу. Невелике підприємство здатне підшити відразу декілька архівів за рік, тоді як «товстим» компаніям важко розмістити документи за квартал в одній шафі.

Архів створюється безпосередньо в організації, і його створення, а також терміни зберігання документів в організації повинні бути підкріплені розпорядженням керівника про умови і порядок його створення. Це положення, розроблене керівництвом, і стає основою ведення архіву. Положення узгоджується з правилами роботи Росархіву і якщо не слід за ними за всіма пунктами, то повинно відповідати їх основним принциповим пунктам.

Основні параметри ведення, передачі, регламенту роботи архіву та інші важливі умови повинні бути дотримані. Відповідальність за це лежить на керівнику. Всім ясно, чому необхідно дотримати правила зберігання документів і не допустити їх пропажі або псування. У разі перевірок, спірних моментів між організацією та податковими та іншими органами, у разі звернення працівників за довідкою про заробітну плату необхідно буде звернутися до документів з архіву.

Якщо не сама організація, то архів може видати подібного роду документи та довідки, щоб уникнути непрояснених моментів. Коли дотримані терміни зберігання документів в організації, тоді і людина може спокійно звернутися за довідкою, виходячи на пенсію.

Терміни зберігання документів в організації

Існує поняття суворої звітності документообігу. До них відносяться в основному такі документи, які стосуються бухгалтерської звітності та формування оподатковуваної бази. Ці документи підшиваються в обов`язковому порядку. Терміни зберігання документів на підприємстві, так само як і в організації (компанії), регламентуються однаково.

Конкретний термін зберігання безпосередньо того чи іншого документа вказано у Переліку типових документів (управлінських), де також є певні терміни їх зберігання. Є ряд інших нормативних розпоряджень і актів, що відображають термін зберігання ділової документації. Вказувати конкретний термін зберігання для кожного документа в рамках однієї статті не представляється можливим. Але при необхідності можна відкрити Перелік і взяти звідти всю необхідну інформацію. Можна лише сказати, що мінімальний термін зберігання документів - 5 років, а максимальний - 70.

Терміни зберігання документів в архіві

Коли організація, компанія чи підприємство закінчує свою діяльність, а потім і припиняє її, то весь документообіг піддається сортуванню. Непотрібні документи можуть мати будь-яку долю, на розсуд керівництва. Документи, у яких термін зберігання від 5 до 70 років, повинні бути спрямовані в архів (стільки вони і зберігаються) або можуть надійти на зберігання до правонаступника. Документи повинні бути підшиті, пронумеровані, розібрані на приналежність відділу або структурному підрозділу, переплетені відповідно до хронології. Титульний аркуш повинен містити відомості з описом, а папки відповідати основним вимогам:

• Аркушів у папці не більше 250 штук.
• Товщина папки не більше 40мм.
• Опис містяться документів у папці.

При відправці документів до архіву складається договір про передачу, а також складається опис всіх документів, що надійшли в двох примірниках, один з яких залишається в організації (у правонаступника) або у особи, зацікавленого в його збереженні. Обидва примірники повинні містити відомості про передачу документів до архіву, мати підпис відповідальної особи, яка прийняла документи та печатку установи.