Як зшивати документи для здачі в архів
Хто з вас знає, як зшивати документи? Цьому не вчать у школі, не викладають в інституті, тільки деякі стикаються з такою процедурою. На жаль, чи на щастя, не існує жорстких стандартів. Зшивання документів - процес нескладний, але і тут потрібно знати деякі моменти. Здавалося б, бери голку і ший. А адже нерідко вже готові та прошиті документи повертають на доопрацювання. Цей начебто легкий процес вимагає колосальної уваги, посидючості і знання правил документообігу. Потрібно і пронумерувати, і прошити, і підписати, і друк поставити. І не дай Бог, якщо один листочок випаде, доведеться все починати спочатку.
Про те, як зшивати документи, все ж написано кілька методичних рекомендацій, причому у податкової можуть бути свої вимоги, а у архівній організації - свої. Прошивка документів потрібно в банках (справи зшиваються і зберігаються кілька років), на підприємствах з вимогами щодо збереження документів, в державних та недержавних архівах, іноді в інститутах і т.д. Причини, з яких досі вручну сідають і прошивають документацію, прості: такі документи складно підмінити, їх легко транспортувати і зберігати.
Отже, поговоримо про те, як зшивати документи.
Для початку доведеться очистити їх від скріпок (звичайних або від степлера). При цьому краще користуватися антистеплер щоб уникнути випадкового прориву паперу. Далі розкладає всі аркуші по порядку. Після цього запасаєтеся терпінням і пронумеровуються всі аркуші в правому верхньому куті. Це можна робити як олівцем, так і ручкою, але краще все ж олівець. В порядку зростання пронумеровуються листи, а не документи. Схеми або карти великого формату складаються і нумеруються як один лист.
Не всі документи мають зручний для прошивки формат, а саме: рахунки-фактур, накладні, чеки або ще щось в цьому роді можуть бути маленькими і не мати достатньо широкого поля зліва. У такому випадку зліва підклеюється смужка білого паперу.
Після цього паперу складаються по порядку в стопку, вирівнюючи її по лівому краю. Тут починається найцікавіше в процесі під назвою "як зшивати документи". Шилом або товстою голкою робляться отвори від трьох до п`яти. Якщо стопка велика - доведеться проявити незвичайне майстерність. Слід намічати проколи, інакше вся стопка роз`їдеться. Проколи повинні бути симетричні і розташовуватися строго вертикально. Як правило, використовують банківський шпагат або спеціальні прошивальні нитки. Також може стати в нагоді капронова, або, на худий кінець, звичайна нитка, але складена в кілька разів. Прошивають два-три рази і виводять хвостики на центральну дірочку, їх зав`язують у вузол. Хвостики повинні бути довжиною не менше п`яти сантиметрів, краще залишити більше, а в кінці роботи їх обрізати. Вузлик можна залити клеєм, щоб напевно не розв`язався.
Далі все просто. Зверху наклеюється прямокутний аркуш паперу розміром 7х4 см. Це не стандарт, можна використовувати будь-який, який закриє ваші нитки. На ньому вказують: прошнуровано, пронумеровано та скріплено печатью- цифрами і прописом кількість листів-посада, ПІБ та підпис виконавця або керівника- дата. Хвостики ниток повинні виглядати з-за краю наклейки. Ставите печатку так, щоб вона захоплювала частину наклейки і частину листа.
Завдання виконано на відмінно!
Терміни зберігання документів в організації За час своєї господарської діяльності підприємство або компанія обростає цілим архівом паперів, важливих і не дуже. Такі ділові документи як листування з партнерами або погодження несуттєвих питань про співробітників, компаньйонах, або поздоровлення…
Документи для візи до Італії: порядок збору та подачі Італія - мрія більшості туристів. Вона зачаровує своїми історичними архітектурними пам'ятками та природною красою. Однак для того, щоб там побувати, необхідно оформити пропускні документи. Документи для візи в Італію потрібно зібрати…
Як прошити документи: кілька порад Багато в нашому житті стикаються з документообігом і діловодством. Це досить складні для освоєння сфери. У зв'язку з цим багато і починають задаватися питанням про те, як прошити документи. Досить часто паперу просто повертаються з-за того, що вони…
Первинних документів бухгалтерського обліку Кожна господарська операція підприємства або організації повинна підтверджуватися документально, тобто оформлятися за допомогою відповідних первинних документів.Первинні облікові документи є основою для внесення даних в облікові регістри, що…
Первинна документація Первинна документація - фундамент ведення бухобліку. Первинними називають документи, що складаються безпосередньо в момент, коли відбувається господарська операція, і які становлять свідоцтва їх вчинення. До них належать рахунки, касові ордери і…
Термін зберігання бухгалтерських документів Будь-яка господарська діяльність передбачає рух дуже різнорідних за своєю значимістю документів, що створюються всередині самого підприємства або виходять з боку від взаємопов'язаних контрагентів. Документообіг проходить кілька стадій. Створення…
Наскрізна нумерація Що ж таке наскрізна нумерація і для чого вона потрібна в повсякденному житті? Усі знайомі з лотерейними квитками, дисконтними картами, страховими полісами, квитанціями за комунальні послуги. Щоб уберегти їх від фальсифікації, використовується в…
Ефективність бухгалтерського обліку: термін зберігання документів На ефективність бухгалтерського обліку в чому впливає грамотна організація зберігання документів, які скупчуються на підприємстві. Тому, щоб уникнути проблем, будь-який бухгалтер повинен обов'язково ознайомитися з вимогами до термінів і порядку…
Первинні документи, їх особливості Первинні документи - це папери, які є основою для запису в реєстрі бухгалтерської звітності, письмовій засвідченням господарської операції. Вони приймаються до обліку, якщо їх форма відповідає уніфікації первинної звітної документації відповідно до…
Установчі документи юридичних осіб Створення будь-якої юридичної особи - це процес, що складається з безлічі етапів. Одним з них є підготовка та складання установчих документів ЗАТ, ТОВ і так далі. Без даних паперів не може обійтися жодна організаційно-правова форма. Відзначимо, що…
Головні реквізити документів Документи є невід'ємною частиною нашого життя. Наше народження підтверджується документом, кожен етап життя пов'язаний з офіційними паперами і навіть смерть фіксується документально. Основним елементом документа будь-якого виду є реквізити. Саме про…
Документи на заміну паспорта: що потрібно знати перед зверненням до ФМС Багато хто вважає, що одного разу отримавши паспорт в 14 років, зіткнутися з даною процедурою більше не доведеться. Ця думка помилкова: люди одружуються, розлучаються, міняють зовнішність і навіть підлогу, а іноді стикаються з такою неприємністю, як…
Правовстановлюючі документи: що важливо знати власникам нерухомості Ні для кого не секрет, що кількість операцій і операцій з нерухомістю продовжує зростати. Стосується це не тільки купівлі / продажу, а й інших обставин, з якими може зіткнутися кожен. Таким чином, навіть не плануючи купувати або продавати…