Молодим фахівцям: як правильно зшивати документи
Великий обсяг документів мається на будь-якій організації. Не всі з них потребують прошивці. Починаючим фахівцям ця операція може бути абсолютно незрозумілою і незнайомою. Тому давайте розберемося в тому, як правильно зшивати документи, і навіщо, взагалі, це необхідно.
Прошивку паперів треба робити в кожній організації. Дана процедура забезпечує захист і безпечне зберігання документів. Певного алгоритму, за яким суворо повинна вона виконуватися, не існує. Кожна організація та різні інстанції мають свої вимоги.
Для прошивки потрібні: документи, голка з капроновими нитками (Або шпагат), ножиці, клей, тверда картонна обкладинка і печатку. Далі прямуємо інструкції про те, як правильно зшивати документи.
Крок 1. Підготовчий етап. До того як зайнятися зшиванням, необхідно ретельно оглянути всі документи і видалити з них металеві предмети (скоби, скріпки).
Крок 2. Розкласти документацію в певній послідовності.
Крок 3. Потім в правому верхньому куті пронумерувати аркуші, але не сторінки. Якщо на папері є інформація із зворотного боку, то нумерація проводиться окремо. Сукупність схем або карт, що складаються з декількох листів, вважають за один. Після того як дана дія буде виконано, точне число слід зазначити на зворотному боці склейки.
Крок 4. Тепер розберемося, як правильно зшивати документи. З лівого боку по центру полів треба зробити від 3 до 5 дірочок строго по вертикалі, щоб можна було переглядати документи. Зробити це можна за допомогою палітурного верстата, шила або просвердлити дрилем або пробити по частинах рівно дироколом.
Крок 5. Пропустити через дірочки нитки або шпагат у два шари.
Крок 6. Кінці направити від середнього отвори з обороту листа і зафіксувати вузол. Залишити вільний шматочок нитки довжиною в 6 сантиметрів.
Крок 7. Нанести на папір розміром 4х5 сантиметрів дані: кількість пронумерованих аркушів, дата прошивки. Відповідальний за документи повинен розбірливо поставити підпис. Після цього наноситься печатка організації.
Крок 8. Наклеїти папір так, щоб вона закривала собою вузол.
Крок 9. Далі склейку запевняє керівник або інший уповноважений співробітник. Друк повинна потрапляти на наклейку і частину листа.
Ось як правильно зшивати документи. Слід зазначити, що даний алгоритм може відрізнятися в залежності від правил, передбачених організацією. Виконувати все вищеперелічене має фахівець, у якого вказана в посадових інструкціях обов`язок по прошивці документів.
Терміни зберігання
Згідно із законодавством, підприємства зобов`язані забезпечити збереження первинних паперів на певний або дуже тривалий термін. Документи про первісну вартість ОС зберігаються протягом 4 років після списання. Декларація з податку на прибуток, підтверджуюча збиток, повинна знаходитися в архіві протягом періоду, на який він зменшує податкову базу. Бухгалтерську інформацію про страхові внески в пенсійний фонд, фонд соціального страхування і ФФОМС слід зберігати протягом шести років (пункт 2 ст.28 №212ФЗ).
Первинних документів бухгалтерського обліку Кожна господарська операція підприємства або організації повинна підтверджуватися документально, тобто оформлятися за допомогою відповідних первинних документів.Первинні облікові документи є основою для внесення даних в облікові регістри, що…
Первинна документація Первинна документація - фундамент ведення бухобліку. Первинними називають документи, що складаються безпосередньо в момент, коли відбувається господарська операція, і які становлять свідоцтва їх вчинення. До них належать рахунки, касові ордери і…
Термін зберігання бухгалтерських документів Будь-яка господарська діяльність передбачає рух дуже різнорідних за своєю значимістю документів, що створюються всередині самого підприємства або виходять з боку від взаємопов'язаних контрагентів. Документообіг проходить кілька стадій. Створення…
Повідомлення про відкриття рахунку в податкову, терміни повідомлення про відкриття рахунку, коли подавати відомості про відкриття рахунку в податкову, штрафи, документи. З податковою службою краще не жартувати. Багато хто не знає про те, що в разі несвоєчасно виплачених податків ця служба може накласти на вас штрафні санкції і навіть сприяти тому, що за саме незначне порушення ви не отримаєте візи в країни…
Наскрізна нумерація Що ж таке наскрізна нумерація і для чого вона потрібна в повсякденному житті? Усі знайомі з лотерейними квитками, дисконтними картами, страховими полісами, квитанціями за комунальні послуги. Щоб уберегти їх від фальсифікації, використовується в…
Ефективність бухгалтерського обліку: термін зберігання документів На ефективність бухгалтерського обліку в чому впливає грамотна організація зберігання документів, які скупчуються на підприємстві. Тому, щоб уникнути проблем, будь-який бухгалтер повинен обов'язково ознайомитися з вимогами до термінів і порядку…
Готуємо документи для кредиту Коли позичальник звертається в банк з метою отримати кредит, працівник розповідає про умови і порядок його надання, а також дає перелік необхідних документів для оформлення.Основоположні документи для оформлення кредитуДо них належать папери про…
Первинні документи, їх особливості Первинні документи - це папери, які є основою для запису в реєстрі бухгалтерської звітності, письмовій засвідченням господарської операції. Вони приймаються до обліку, якщо їх форма відповідає уніфікації первинної звітної документації відповідно до…
Необхідні документи при прийомі на роботу Початку трудової діяльності в новій організації передує збір документів. Залежно від того, чим ця організація займається, можуть знадобитися різні документи при прийомі на роботу. Важливим моментом в процесі працевлаштування є співбесіда. Саме за…
Установчі документи юридичних осіб Створення будь-якої юридичної особи - це процес, що складається з безлічі етапів. Одним з них є підготовка та складання установчих документів ЗАТ, ТОВ і так далі. Без даних паперів не може обійтися жодна організаційно-правова форма. Відзначимо, що…
Основи діяльності організації: організаційні документи Діяльність будь-якої організації повинна бути регламентована адміністративно-правовими нормами. Правила роботи, норми і положення, структуру компанії, чисельність штатних співробітників та їх посадові права та обов'язки повною мірою відображають…
Опис документів. Види і правила її складання Термін «опис» добре знайомий не тільки офісним працівникам, а й фахівцям інших галузей і структур. Він часто зустрічається як в паперах спеціального призначення, так і в супровідних документах.Організація роботи в архівіПісля того як документи…
Що таке документ? Типи документів організації. Кадрове діловодства Паперотворчістю займається будь приватне і державне підприємство. Без нього просто неможливо вести будь облік. При роботі часто використовуються такі поняття, як «нормативка», «кадри», «форми», «зразки», «документ». Типи документів поділяються на…