Матеріальна допомога співробітнику: порядок виплати, оподаткування та облік. Як правильно оформити матеріальну допомогу співробітнику?

Матеріальна допомога співробітнику може бути надана наймачем у вигляді грошових виплат або у речовій формі. Іноді її виписують як колишнім працівникам, так і особам, які не трудящим на підприємстві.

Визначення терміна

Такого поняття, як «матеріальна допомога співробітнику», не містить жоден законодавчий акт. Визначення даного терміну можна знайти в економічному словнику. Саме він роз`яснює, що матеріальна допомога співробітнику - це не що інше, як грошові виплати або передача матеріальних благ в речовій формі нужденним працівникам.

Підстави для виплати

Виплата соціально спрямованої допомоги співробітникам не є обов`язком. Складові частини зарплати вказані в першій частині ст. 129 ЦК РФ. Матеріальна допомога працівникові в переліку відсутня. Не містять зобов`язань з її виплати та інші законодавчі акти.

Як правило, порядок і розроблені умови надання будь матеріальної допомоги співробітникам кожна організація обумовлює в своєму локальному акті. Ним може бути колективний договір і т. д. Виплата матеріальної допомоги нерідко висвітлюється і в угоді, яка підписує як працівник, так і наймач. Таким документом є трудовий договір. У ньому передбачаються гарантії працівнику, що дозволяють не допустити погіршення його становища порівняно з нормами, що містяться в трудовому законодавстві. Саме тому матеріальна допомога співробітнику може бути розцінена як додаткова умова угоди. При цьому воно покликане поліпшити соціальне становище людини.

У якому випадку проводяться нарахування

Матеріальна допомога співробітнику виявляється в тому випадку, якщо йому потрібна фінансова підтримка у зв`язку з подіями, що відбулися, які повинні бути підтверджені наданням документів. Мова може йти про весілля та про народження дитини, смерті члена сім`ї та про надзвичайні обставини (розкраданні, пожежі і т. П.). Може бути надана матеріальна допомога до відпустки, до Нового року або до будь-якої іншої дати. Перелік всіх подій повинен закріплюється в нормативних локальних актах організації, колективному або трудовому договорі.

Підстава для надання

Матеріальну допомогу відносять до виплат невиробничого характеру. У зв`язку з цим її джерелом є прибуток організації. Так як жодними законодавчими документами надання матеріальної допомоги не передбачено, її виплату виробляють лише на розсуд наймача.

Підставою для надання фінансової або речовій підтримки працівникові є різні нормативні акти. Так, співробітником може бути написано заяву на матеріальну допомогу. У тому випадку, якщо після його розгляду керівник дає позитивну відповідь, видається наказ. У цьому документі зазначається таке:

• посилання на нормативний акт, який обумовлює можливості надання матеріальної допомоги;
• П.І.Б. особи, якій призначена ця виплата;
• причина прийняття рішення про надання допомоги;
• розмір виплат;
• термін нарахування.

Можливі випадки, коли в нормативних локальних актах порядок та умови виплати допомоги співробітникам не встановлені. Незважаючи на це, соціальну підтримку працівникові робити не забороняється. Як буде вирішено це питання повністю, залежить від думки керівника підприємства.

Матеріальна допомога співробітнику може бути надана і з ініціативи наймача. Як правило, це виплати з приводу якого-небудь торжества або ювілею працівника. Як і в попередньому випадку, підставою для того, щоб нарахувати таку матеріальну допомогу, стане наказ, підписаний керівником підприємства.

Суми виплат

Розмір матеріальної допомоги, яку наймач надає своїм співробітникам, також не обмовляється в чинному законодавстві. Усі суми відображаються в нормативних локальних актах організації і можуть бути встановлені керівником підприємства в абсолютних виразах або кратними посадового окладу. Розміри фінансової підтримки працівників перебувають у прямій залежності від індивідуальних ситуацій, а також від можливостей конкретного підприємства.

Види фінансової підтримки

Матеріальна допомога співробітнику може бути виплачена в різних випадках. При цьому причиною для прийняття рішення про надання фінансової підтримки може стати наступне:

• Складне матеріальне становище працівника.
• Надзвичайні обставини або стихійні лиха. У даному випадку працівник, який написав заяву керівника з проханням про надання йому фінансової допомоги, повинен пред`явити довідки з поліції чи інших органів, які підтвердили б суму збитків.
• Наявність сімейних обставин. Працівники, які претендують на отримання від підприємства матеріальних виплат з цих підстав, повинні подати до бухгалтерії підприємства підтверджуючі документи. Це може бути свідоцтво про шлюб або про народження дитини та інші документи.
• Важка хвороба самого працівника або його родичів. Така недуга увазі втрату працездатності більш ніж на два місяці або отримання співробітником інвалідності. Підставою для виплати такого виду матеріальної допомоги з`явиться довідка ЛКК встановленої форми.
• Ювілейна дата.
• Необхідність в оздоровленні. Така матеріальна допомога може бути отримана працівником у вигляді повної або часткової оплати вартості путівки.
• Необхідність в поліпшенні умов проживання. Таку матеріальну допомогу наймач може надати на покупку житла, а також на його будівництво або реконструкцію. В даному випадку працівником повинні бути надані довідки про взяття на облік у місцевих виконавчих організаціях як потребує поліпшення умов проживання та квитанції про оплату понесених витрат.

Наймачем також може бути надана матеріальна допомога співробітнику на поховання. Підставою для її виплати є смерть якого-небудь близького родича працівника або його самого. Підтверджуючим документом для таких виплат стане копія виданого свідоцтва про смерть, а також ті папери, які відіб`ють оплату ритуальних послуг.

Облік

Від того, прописана чи ні матеріальна допомога в нормативних локальних актах, залежать і бухгалтерські проводки. У тому випадку, коли організація вважає фінансове заохочення працівника частиною його оплати за працю, ці суми знаходять відображення за кредитом семидесятого рахунку, куди відносять розрахунки з персоналом з винагород за участь у виробничих процесах.

У тому випадку, якщо нарахування та виплата допомоги виробляються згідно із заявою, написаному працівником, все відбивається в кредиті сімдесят третій рахунку, де враховуються вироблені з персоналом розрахунки за іншими операціями.

Фінансова підтримка може бути надана колишнім співробітникам. У такому випадку всі розрахунки повинні знайти відображення на сімдесят шостому рахунку, що враховує операції з різними кредиторами та дебіторами.

Дебет рахунку, на якому відображаються всі виплачені суми, і є фінансовим джерелом. Він повинен бути в обов`язковому порядку вказано в наказі на надання допомоги. При використанні прибутку минулих років дебетуется вісімдесят четвертий рахунок, а поточний прибуток зменшується за дебетом дев`яносто першого, де відображаються інші витрати.

Якщо підтримка співробітнику є однією з частин оплати праці, то які бухгалтер повинен поставити проводки? Матеріальна допомога в такому випадку знаходить відображення на 20, 26 або 44 рах. за дебетом (у Кт 70).

Облік в бюджетних організаціях

Код матеріальної допомоги, яка виплачується державними організаціями за рахунок фонду зарплати, - 211. Такий облік регламентують вказівки Мінфіну РФ від 10.12.2004 р за номером 114н. Порядок застосування бюджетної класифікації вказує і на код, на який відносять матеріальну допомогу колишнім співробітникам.

Такі суми виплачується за рахунок інших витрат або соціального забезпечення. Це, відповідно, коди 290 і 260. Але, як би там не було, надання будь матеріальної допомоги неодмінно відбивається у відповідних нормативно-правових актах.

База для податку на прибуток

Отже, наймач видав наказ, згідно з яким має бути надана матеріальна допомога співробітнику. Оподаткування при цьому характеризується деякими нюансами. Матеріальна допомога ніякого відношення до винагороди за трудову діяльність не має. Саме тому її не включають в ті витрати, які понесла організація при виготовленні своєї продукції. Дані виплати згадані в ст. 270 (п. 23) НК РФ. Цим законодавчим актом встановлено, що суми наданої допомоги не включаються до бази для обчислення податку на прибуток.

Неоподатковувана матеріальна допомога

Існують деякі види фінансової підтримки працівників, виплачуючи які, немає обов`язку нараховувати страхові внески, а також утримувати ПДФО, якщо наймачем надана цільова матеріальна допомога співробітнику. Оподаткування в цьому випадку не передбачає обчислення ні страхових внесків, ні ПДФО. Це стосується одноразових виплат у зв`язку з різними ПП, а також з приводу усиновлення або народження дитини, з нагоди смерті близьких родичів або самого працівника. Законодавство передбачає і ряд інших пільг, пов`язаних з питаннями оподаткування матеріальної допомоги.

Виплати цільового характеру

Надана матеріальна допомога з нагоди ПП, смерті або народження не підлягає обкладенню страховими внесками і ПДФО. Однак така пільга може бути застосована тільки в тому випадку, якщо працівник до заяви докладе підтверджуючі документи. Ними можуть бути довідки з органів МНС, а також копії свідоцтва про народження або смерті і т. Д. Якщо необхідні для підтвердження пільги документи відсутні, то перевіряючими може бути накладено штраф у розмірі двадцяти відсотків від неутриманого сум податку, донараховано самі внески та проведений розрахунок пені.

Не обкладається цільова допомога в тих випадках, коли її надання було вироблено в натуральній формі. Наприклад, компанія власними силами зробила ремонт або організувала похорон.

Особливості застосування пільги

Оподаткування цільової матеріальної допомоги має свої нюанси. Якщо фінансова підтримка була надана у зв`язку з НП, то її одержувачем має бути сам потерпілий. Дозволена виплата такої допомоги і будь-якому члену сім`ї працівника, загиблого в результаті надзвичайної ситуації. Основним призначенням підтримки є відшкодування одержаного матеріальної шкоди або шкоди здоров`ю. При цьому обмежень за розмірами неоподатковуваних сум законодавство не встановлює.

У разі загибелі працівника кого вважати членами його сім`ї? Мінфін РФ зазначає, що це батьки, чоловік (дружина) і діти.

Організацією може бути надана матеріальна допомога працівнику з нагоди смерті одного з членів його сім`ї. Такий вид фінансової підтримки також підпадає під перелік пільг і не обкладається ПДФО та страховими внесками. Дане звільнення може бути застосоване і щодо колишніх працівників організації, які вийшли на пенсію.

При виплаті працівникам грошей або вручення їм цінних подарунків при народженні дитини слід врахувати деякі нюанси. Така матеріальна допомога страховими внесками і ПДФО обкладатися не буде. Однак ця пільга може бути застосована тільки протягом першого року після того, як дитина народилася. Крім цього, для неоподатковуваних виплат держава встановила граничний розмір. Його величина становить суму в п`ятдесят тисяч рублів, які можуть бути отримані на одного новонародженого.

Оподаткування врученого подарунка може бути зроблено тільки в тому випадку, якщо цей факт передбачений в колдоговорі або іншому нормативному локальному акті. При оформлення договору дарування внески не обчислюються.

Нецільова допомога

Крім перерахованих вище видів виплат є ще й інший тип фінансової підтримки, який також відноситься до розряду неоподатковуваних. Це нецільова допомога, що виплачується працівнику на будь-які потреби. Проте варто мати на увазі, що неоподатковувана сума дорівнює чотирьом тисячам рублів протягом одного року. Якщо організацією було прийнято рішення про виплату допомоги в більшому розмірі, то її слід оформити у вигляді подарунка. У такому випадку оподаткуванню не підлягатиме сума у вісім тисяч рублів на рік. При цьому знадобиться укласти договір дарування.