Офіс-менеджер - хто це? Посадові обов'язки офіс-менеджера

«Планктон», «манагери» - всі ці неприємні визначення ставляться до роботи офісних працівників. Але чи так марна подібна робота? Офіс-менеджер - хто це? Який коло його обов`язків?

Офіс-менеджер - хто це?

Професію офіс-менеджера часто плутають з професією секретаря. Але відмінність між цими спеціальностями все-таки є. Отже, офіс-менеджер - хто це?

Менеджер даного напрямку є офісним управлінцем або адміністратором. Він регулює офісну роботу, будучи важливим інформативним ланкою між співробітниками і начальством, клієнтами та співробітниками і т.д.

Чим активніше діяльність тієї чи іншої організації, тим більше у неї проблем із щоденними дрібними організаторськими справами і документацією. Їх виконання і забезпечує офіс-менеджер.

Він стежить за тим, щоб всі поточні документи, а також накази начальства були оформлені належним шляхом. При цьому розпорядження керівного складу повинні бути вчасно донесені до співробітників фірми, всі скарги від відвідувачів повинні бути прийняті до відома, а пропозиції співробітників доведені до начальства.

Таким чином, діловодство, а також комунікативні зв`язки в компанії частково лягають на плечі офісних менеджерів.

Місце роботи та заробітна плата

Офіс-менеджер необхідний у будь-якій компанії, у якої є офіс, керівник і хоча б кілька співробітників. У дрібних організаціях список обов`язків подібного фахівця значно менше, ніж, наприклад, в величезної корпорації. У великій компанії офіс-менеджерів може бути декілька, а кожен з них закріплений за своїм відділом.

Виходить, що попит на таких фахівців досить високий і, можливо, буде ще рости. Але тільки от перспективи кар`єрного просування практично немає. Особливо якщо, окрім офіс-менеджементу, людина більше не володіє ніякою професією.

Зважаючи на те що обов`язки не надто складні, конкуренція за одне робоче місце, за красней мере в Росії, досить висока - 6 осіб на вакансію. При цьому зарплата за столичними мірками невисока - 27 тисяч рублів.

У культурній столиці - Пітері - зарплата подібних працівників нижче приблизно на 5-7 тисяч, а конкуренція в рази вище. Чим далі до периферії країни, тим менше зарплата і більше претендентів на посаду.

Необхідні особисті якості

Доручення, які отримує офіс-менеджер, як правило, потребують термінового та оперативному виконанні. Тому від претендента на посаду потрібно, перш за все, старанність, моторність і пунктуальність. Також важлива хороша пам`ять і вміння концентруватися.

Людина, що займає цю посаду, повинен бути доброзичливим і товариським, оскільки в окремих ситуаціях перед клієнтами він виступає в якості представника компанії.

Офіс-менеджер повинен володіти грамотної і логічно вибудуваної промовою, а також володіти діловою етикою, оскільки його часто залучають до організації ділових переговорів і корпоративних зустрічей.

Корисні знання, начебто номера телефону хорошого електрика або служби доставки обідів, теж не завадять. Адже в багатьох компаніях порядок в офісі, а також ситість співробітників контролюються теж менеджером.

Необхідні навички офіс-менеджера

1. Перша вимога до подібного співробітнику - впевнене володіння ПК та Інтернетом. Якщо крім Word і Excel, претендент буде володіти Photoshop або «Офіс Пікчер-менеджер» - це ще один привід взяти на роботу саме його, а не когось іншого.
2. Висока швидкість друку. Вміння швидко набирати тексти - одне з головних для офіс-менеджера.
3. Навички в адміністративному управлінні, отримані на попередніх роботах, обов`язкові, якщо людина влаштовується у велику компанію.
4. Навички ведення діловодства. Ведення документації - одна з головних обов`язків даного виду фахівців, так що без базових знань не обійтися.
5. Впевнене користування оргтехнікою. Факси, принтери, сканери - все це повинно бути в компетенції офіс-менеджера.
6. Навички грамотного і дипломатичного спілкування. Офіс-менеджер повинен не просто грамотно спілкуватися, він повинен вміти вирішувати конфліктні ситуації, якщо це буде потрібно.
7. Володіння іноземною мовою. У великих міжнародних компаніях офіс-менеджер повинен володіти хоча б базовою англійською.

Загальні положення посадової інструкції

Посадова офіс-менеджера інструкція затверджується генеральним директором компанії. У різних компаніях вона може відрізнятися за деякими пунктами, але в цілому її основні положення не змінюються. З робочою інструкцією необхідно ознайомлюватися ще до підписання трудового договору, щоб потім не нарікати на те, що виконувати ті чи інші обов`язки не входило у ваші плани.

У загальних положеннях може бути зазначено:

• хто відповідальний за прийом офіс-менеджера на роботу;
• хто має право звільнити його від должності;
• кому підпорядковується працівник;
• хто підпорядковується офіс-менеджеру;
• хто виконує обов`язки офісного менеджера в його відсутність і т.д.

Як правило, офіс-менеджери підпорядковуються генеральному директору. У підпорядкуванні у адміністраторів офісу знаходяться кур`єри, водії, прибиральниці і т.д.

Також в загальних положеннях може уточнюватися, працівника з яким рівнем кваліфікації можна приймати на описувану посаду.

Прямі обов`язки

Наступним пунктом в інструкції прописуються обов`язки офіс-менеджера.

Для резюме на соіскательство вакансії часто претенденти виписують в окрему графу, які обов`язки вони виконували на попередній роботі в офісі. Так роботодавець отримує більше інформації про навички претендента.

Які пункти можуть входити в безпосередні обов`язки офіс-менеджера?

1. Курирування телефонних дзвінків. Співробітник повинен відповідати на надходять дзвінки, в міру своїх можливостей відповідати на питання опонентів, а також інформувати начальство про інформацію, яку просили передати.
2. Курирування документації. Зберігання та облік документів, контроль кореспонденції, оформлення наказів і т.д. - Це прямі обов`язки офіс-менеджера.
3. Розмноження документів. За особливим дорученням шефа співробітник виконує копіювально-розмножувальні роботи.
4. Оформлення листів, запитів - тобто ведення листування з партнерами, клієнтами або постачальниками на прохання безпосереднього начальника.

В обов`язки офіс-менеджера може входити ще як мінімум шість видів робіт. Але в кожній компанії навантаження на фахівців цієї категорії визначається індивідуально.

Права офіс-менеджера

Будь інструкція офіс-менеджера включає в себе не тільки обов`язки, а й права.

1. На надання повної інформації. Для виконання тих чи інших завдань офіс-менеджер має право вимагати надання того обсягу інформації, включаючи конфіденційну, який йому необхідний.
2. Озвучувати раціоналізаторські пропозиції. Якщо для організації офісної роботи необхідні нововведення або додаткові розпорядження гендиректора, то менеджер має право пропонувати їх ввести.
3. Вимагати належних умов роботи. Якщо службові обов`язки неможливо виконувати через відсутність необхідних умов, офіс-менеджер може вимагати їх створити.
4. Діяти в рамках компетенції. Вивчивши посадову інструкцію, працівник має право приймати самостійно рішення і давати розпорядження, але тільки в рамках своєї компетенції.

Це приблизний звід прав, якими володіє офісний менеджер. Вони можуть доповнюватися або скорочуватися залежно від специфіки установи.

Відповідальність

Офіс-менеджер - професія, яка також передбачає якусь відповідальність. Її обсяг і покарання за порушення правил визначає кожен роботодавець в індивідуальному порядку. Найпоширеніші пункти, за якими лине відповідальність, в посадових інструкціях виглядають приблизно так.

1. За халатне ставлення до своїх обов`язків. Несвоєчасне виконання розпоряджень і будь-яка інша недбалість - вина працівника, за яку необхідно відповідати.
2. За розголошення конфіденційної інформації. У трудових договорах та посадових інструкціях необхідно уважно читати пункти про конфіденційність інформації. За її розголошення найчастіше можна позбутися роботи.
3. За порушення сфери компетентності. Дії, що виходять за сферу компетентності працівника, неприпустимі.
4. За порушення трудового розпорядку і т.д. Порушення трудового розпорядку, правил пожежної безпеки або техніки безпеки - це також сфера відповідальності співробітника.

Плюси і мінуси професії

Дана професія має, як і багато інших, ряд переваг і недоліків. Отже, які плюси роботи відчуває на собі офіс-менеджер?

Відгуки працівників, які трудяться на цьому фронті, стосуються, насамперед, високого попиту на дану професію: отримавши певний досвід роботи в цій сфері, знайти собі більш високооплачуване місце не складає труднощів. Ті навички адміністративно-господарської діяльності, які купуються в процесі роботи, актуальні в повсякденному житті. До того ж робота офіс-менеджером дозволяє розвинути свої комунікативні навички.

Серед мінусів - підвищена психологічне навантаження, яку відчувають співробітники, адже протягом одного робочого дня доводиться вирішувати масу різнопланових питань. До того ж керівники, крім прямих обов`язків, часто навантажують офіс-менеджерів особистими проханнями і додатковими дорученнями.

Де навчатися професії?

Офіс-менеджер, хто це - ясно з вищесказаного. Однак де можна навчитися цієї професії?

Спеціального факультету, який готував би офіс-менеджерів, немає в жодному вузі. Але нерідко керівник хоче, щоб цю посаду обіймав людина з вищою освітою. Якого роду буде це утворення, не завжди важливо - головне, щоб претендент був випускником ВУЗу. У провінційних містах на цю посаду можуть взяти навіть після 9 класів освіти. Кожна компанія вирішує в індивідуальному порядку, який офис-менеджер їй потрібно.

Найбільше роботодавця будуть цікавити інші характеристики кандидата:

• чи працював він раніше в цій сфері;
• наскільки добре володіє компьютером;
• чи знає делопроізводство;
• чи володіє мовами і т.д.

Не можна скидати з рахунків і комунікативні навички людини. Якщо за цими показниками все в порядку - шанси отримати роботу зростають.