Посадова інструкція офіс менеджера та деяких інших співробітників підприємства

Посадова інструкція є визначенням посадових обов`язків, повноважень, відповідальності та умов праці працівників підприємства відповідно до їх спеціалізації.

Для здійснення взаємодії з клієнтами, а також для виконання адміністративно-управлінських завдань в структурі організації, формується відокремлений відділ - офіс. Одним з керівних співробітників цієї частини підприємства є офіс-менеджер.

Посадова інструкція офіс-менеджера поєднує в собі забезпечення та організацію роботи офісу, а також взаємодія з іншими підрозділами, наявними на підприємстві.

Підкоряючись безпосередньо керівництву (директору) підприємства, адміністратор офісу займається закупівлею, установкою і введенням в експлуатацію офісної техніки, розробкою та складанням графіків здійснення її профілактичного і поточного ремонту, списанням і утилізацією виробило ресурс обладнання.

Посадова інструкція офіс-менеджера також включає в себе:

1. Забезпечення підготовки та організації роботи офісу.
2. Укладання договорів на поставку витратних матеріалів.
3. Ведення бюджету витрат, організація платежів та оформлення довіреностей.
4. Інвентаризацію офісного господарства.
5. Організацію документообігу офісу, прийому та розсилки кореспонденції.
6. Організацію необхідного обслуговування клієнтів підприємства, проведення ділових переговорів з документальним їх оформленням та подальшим аналізом.
7. Координацію та контроль роботи співробітників офісу, розподіл між ними посадових обов`язків з проведенням регулярного аналізу ефективності їх роботи.
8. Розробку і впровадження систем дисциплінарної відповідальності і мотивації співробітників офісу, а також контроль їх реалізації.
9. Надання в межах своїх повноважень допомоги співробітникам при виниклих робочих труднощах.
10. Координацію підготовки до завершення і початку нового робочого дня.
11. Підготовку звітів.

У деяких випадках посадова інструкція адміністратора офісу може включати здійснення контролю над офісним оформленням, підготовку і випуск ознайомлювальних матеріалів для видачі клієнтам.

Посадова інструкція офіс-менеджера визначає його трудовий розпорядок і ступінь його відповідальності. Співробітник може бути прийнятий або звільнений з посади наказом керівництва підприємства. Відповідно до встановленого порядку призначається особа, яка виконує обов`язки адміністратора офісу в його відсутність. Посадова інструкція офіс-менеджера передбачає також виїзд співробітника у відрядження.

У структурі підприємства існує спеціалізований відділ, що забезпечує керування співробітниками підприємств відповідно до встановленої в організації кадровою політикою.

Посадова інструкція відділу кадрів включає в себе наступні основні положення:

1. Роботу з добору, прийому та розміщення співробітників необхідних спеціальностей, професій і кваліфікації.
2. Організацію атестації співробітників, визначення працівників, які підлягають атестації повторно.
3. Підготовку необхідних документів для надання в установи соціального забезпечення, ведення записів у трудових книжках, видачу необхідних довідок співробітникам для надання у вказане місце вимоги.
4. Проведення систематичного аналізу роботи кадрової структури підприємства.
5. Організацію табельного обліку, відпускних графіків, дисциплінарного контролю.
6. Зміцнення дисципліни, зниження плинності кадрів на підприємстві.
7. Проведення планомірної роботи, спрямованої на створення резерву підприємства.
8. Облік співробітників підприємства.