Офіс менеджер. Посадові обов'язки

На посаді "Офіс-менеджер" більшість роботодавців бачать працівника, який виконує досить широке коло обов`язків. Мета введення в штатний розклад цієї одиниці - забезпечення безперебійної роботи офісу або навіть декількох служб, які відповідають за це. Якщо потрібен не звичайний секретар, що відповідає на дзвінки, що приймає пошту і відвідувачів, то, звичайно, офіс-менеджер - це керівник, так як даному працівнику необхідні певні повноваження і владу. Без цього він не зможе ефективно виконувати покладені на нього обов`язки.

В рамках свого основного завдання, перелік обов`язків, які повинен виконувати офіс-менеджер, повинен охоплювати, як мінімум п`ять напрямків. При цьому слід розуміти, що офіс - це не приміщення, де сидить начальник, а місце, де ще виконуються адміністративно-управлінські функції. І значить, їх якість і терміни виконання будуть залежати від того, як буде побудована робота офіс-менеджера.

Управлінські обов`язки. У них входить планування роботи офісу, організація його структури, керівництво службовцями, впровадження корпоративної культури, розробка політики спілкування з контрагентами та контроль за її дотриманням.

Адміністративні функції. Вони охоплюють організацію діловодства, налагодження взаємин між службами, розподіл офісних площ між співробітниками.

Господарські обов`язки. Офіс менеджер повинен організовувати придбання офісної техніки, канцелярії, витратних матеріалів, господарського інвентарю. Крім того, він повинен забезпечити прибирання офісних приміщень, технічне обслуговування оргтехніки, своєчасну сплату комунальних платежів, орендної плати і т.п.

Контрольні обов`язки. Цей напрямок діяльності включає в себе проведення аудитів, ревізій, інвентаризації матеріальних цінностей, документації.

Звітні. У них входить підготовка звітної документації (інформації) для керівника.

Залежно від розміру організації цей співробітник може бути окремим виконавцем, наділеним керівними повноваженнями (для невеликих фірм), а може очолювати цілу службу. При цьому керівнику організації слід розуміти, що бажання універсалізації співробітників, поставленні в їх обов`язки речей, що лежать в компетенції інших служб, не завжди виправдано. Наприклад, не варто завантажувати подібного працівника бухгалтерією, управлінням персоналом і т.п. Подібне змішування зазвичай негативно позначається на якості роботи. Причина цього лежить в тому, що дані обов`язки набагато ширше, ніж обов`язки щодо забезпечення роботи офісу, вони пронизують всю організацію в цілому. Тому, складаючи резюме, офис-менеджер повинен робити акцент на досвіді роботи і навичках за наведеними вище п`яти напрямках діяльності, а не розмазувати їх на занадто широке коло обов`язків найчастіше, не пов`язаних із забезпеченням роботи офісу. При цьому роботодавець, який шукає кваліфікованого співробітника в цій сфері, не повинен забувати, для чого йому цей працівник потрібен, і не висувати надмірних, що не відносяться до основної функції вимог.