Обов'язки офіс-менеджера

Частенько, особливо в маленьких організаціях, офіс-менеджером називають звичайного секретаря. Звучить така посада набагато солідніше, а те, що обов`язки офіс-менеджера відрізняються від секретарських (хоча у них, безумовно, багато спільного), рідко кого хвилює в цьому випадку.

Що входить в обов`язки цього співробітника? У першу чергу в обов`язки офіс-менеджера входить робота з документами. Співробітник приймає кореспонденцію, що надійшла, реєструє її, передає адресатові, при необхідності відправляє в архів. Також він приймає заяви від інших співробітників, передає їх на підпис генеральному директору, завіряє їх печаткою, після чого віддає назад. В обов`язки офіс-менеджера входить робота з внутрішньою документацією: роздруківка наказів і їх оформлення, зберігання, відправка в архів і облік, робота з вихідною кореспонденцією. При необхідності він повинен вміти працювати з будь оргтехнікою: факсом, сканером, копіювальним апаратом, а також набирати і роздруковувати документи. Підготовка приміщення для проведення презентацій, ведення протоколу засідань, зустріч і прийом гостей і клієнтів компанії також входять в обов`язки офіс-менеджера.

Найчастіше співробітникові доводиться займатися традиційними секретарськими обов`язками: розподілом запрошених компаньйонів чи керівників в готелях, бронюванням номера, авіаквитків і квитків на поїзд. Залежно від специфіки фірми, і сам офіс-менеджер може бути представником своєї компанії в ділових переговорах, а також виконувати частину обов`язків менеджера з персоналу: пошук нових співробітників, створення стимулюючих і навчальних програм, оформлення на роботу. Іноді він займається питаннями впровадження інформаційних технологій, розробкою нових програм.

Обов`язки офіс-менеджера передбачають знання:

1. Законодавчих актів та нормативів, що регламентують правову, інформаційну, підприємницьку діяльність компанії.
2. Основ менеджменту, маркетингу, підприємництва та ведення бізнесу.
3. Основ соціології, психології, етики ділового спілкування, работат з персоналом та громадськістю.
4. Порядку складання ділових пропозицій, звітів, планів, контрактів та угод.
5. Основ управління, основ ергономіки та охорони праці.

Крім перерахованих завдань, в обов`язки офіс-менеджера входить проведення інвентаризації в офісі і забезпечення необхідними для роботи витратними матеріалами (канцтоварами, папером та іншими речами), які потрібні для роботи співробітників. Також він зобов`язаний вести облік цих матеріалів, забезпечувати їх видачу, визначати порядок отримання, організовувати і відстежувати оплату за поставки. В обов`язки офіс-менеджера входить контроль за станом офісної техніки, який включає в себе: оперативний виклик майстра для проведення ремонтних робіт, своєчасну заміну витратних матеріалів (наприклад, картриджів), при неможливості ремонту - заміну офісної техніки.

Залежно від правил, прийнятих у фірмі, і її розмірів офіс-менеджер або сам приймає дзвінки і факси, переадресовує їх потрібного співробітнику, відправляє факси та обдзвонює клієнтів і партнерів, або контролює роботу секретарів, у тому числі стежить за культурою їхньої мови. Також в посадові обов`язки офіс-менеджера входить контроль за санітарним станом самого офісу, організація планового ремонту, виклик технічного персоналу для усунення несправностей (наприклад, заміна ламп або западаючих вимикачів).

В цілому цей список може збільшуватися або скорочуватися залежно від місця роботи. Тому необхідно ще на стадії співбесіди поцікавитися, чим займається офіс-менеджер (посадові обов`язки співробітника в даній компанії).