Професія секретар-референт. Референт - це ...

Багато дівчат мріють почати кар`єру з посади секретаря-референта. Це цілком нормальне і обгрунтоване прагнення. Тільки от про те, що для цього потрібно (крім привабливої зовнішності), замислюються далеко не все. А варто було б. Адже референт - це не тільки «гарне обличчя» поруч з керівником. Це, скоріше, «довідник» з усіх питань: всезнайка і розумниця, що знаходить вихід із будь-якої ситуації. Розберемося детальніше.

Що потрібно вміти обов`язково

У будь-якій організації існує інструкція секретаря-референта. Вона містить перелік (іноді докладний, часом не дуже) посадових обов`язків. У їх число входять вміння і навички. Людина, якій пощастило отримати таку роботу, повинен вміти спілкуватися з клієнтами, вести переговори (особисті та телефонні), підбирати і систематизувати матеріали, готувати тези виступів та інше. Тобто зрозуміло, що навичок у цієї людини повинно бути досить багато. Конкретика залежить від напрямку діяльності фірми. Так, наприклад, правової референт зобов`язаний розбиратися в юридичних тонкощах. Буває, що ця посада пов`язана з умінням вирішувати організаційні питання. Іншими словами, референт - це «права рука» керівника. Він завжди на підхваті, повинен знати все, що потрібно начальнику для його діяльності.

Деякі «спеціальні» питання професії

Тут варто трохи уточнити те, що зазвичай «приховано за кадром». Так як референт - це саме та людина, яка найчастіше спілкується з начальником, то він зобов`язаний мати деякі дипломатичні здібності. Чому? Все просто: керівнику (особливо великого колективу) ніколи розбиратися з усіма нюансами взаємин. Зазвичай він - людина справи. Коли у кого день народження, хто збирається народжувати, у кого є діти - це його цікавить тільки у зв`язку з робочими моментами. Всі ці «дрібниці» лягають на плечі секретаря-референта. Він зобов`язаний підказати начальнику, коли свято, повідомити про створилася в колективі напруженості (якщо вона стоїть його уваги). Ось і виходить, що перш сам секретар-референт повинен у всьому розібратися, відсіяти зайве, а потім вже керівника «завантажувати». Робота ця не з простих! Але це було з області неформальних обов`язків.

Основні функції

На частку секретаря-референта в невеликих фірмах випадає практично все діловодство. У великих - його частина. Тобто доведеться навчитися складати листи, правильно оформляти прийом і відправку, реєстрацію, розподіл (якщо воно є) і так далі. Ясно, що без ідеального знання російської мови не обійтися. Листи з помилками - це зіпсоване обличчя фірми. Іноді потрібно, щоб на цій посаді працювала людина зі знанням іноземних мов. Далі, референт - це та людина, яка пов`язує між собою працівників фірми (або її відділи). У його функції входить правильний розподіл потоків інформації між структурними підрозділами, які працюють на одну велику справу. Референт - професія досить складна, тому що доводиться в умі тримати безліч деталей і фактів. Все це необхідно, щоб керівник відчував себе комфортно, не відволікався по дрібницях від основної лінії.

Особисті якості

Так як робота референтом заснована на спілкуванні, то підбирають на посаду людину комунікабельну, неконфліктного. У будь-якій фірмі це «ключовий» пост. Людина, її обіймає, має великий вплив як на керівника, так і на колег. Тому порядність тут просто обов`язкова. Ще секретар-референт повинен бути пунктуальним, кмітливим, навіть креативним. Потрібно вміти знайти прийнятний вихід із будь-якої ситуації. Референт в першу чергу думає про «обличчі» свого роботодавця, а потім вже про себе. Рівень відповідальності при цьому не просто високий, а глобальний. З таким навантаженням справляється не кожен. Тому потрібно хорошенечко подумати, перш ніж претендувати на таку посаду. Секретар-референт на робочому місці повинен вміти ставити свої інтереси на другий план. На першому - все, що необхідно для роботи шефа. До речі, саме тому найчастіше дану посаду займають дівчата, так як турбота про ближнього у жінок в крові.

Конфіденційна інформація

Зрозуміло, що при такому тісному спілкуванні безліч фактів, які не варто надавати розголосу, будуть відомі референту. Це не тільки професійні секрети і комерційні таємниці. Найчастіше секретарю, як близькому другові, довіряють і особисту інформацію. Чи варто згадувати про те, що референт зобов`язаний вміти зберігати конфіденційну інформацію. Це один з основних його професійних навичок.

Яке необхідно освіту

Керівник намагається підібрати собі референта, виходячи з напрямку діяльності. Тобто претендент повинен мати диплом, відповідний роботі фірми. Крім того, часто на цю посаду підбирають людей з юридичною освітою. Це зручно, якщо доводиться часто укладати угоди, готувати інші документи. Серед найпростіших вимог: вільне володіння всіма комп`ютерними програмами (офісними), вміння друкувати (швидко і грамотно). Так як референт - це, по суті, порадник, то потрібно володіти навичками пошуку інформації як в Мережі, так і офлайн. Кмітливого людини з швидкою реакцією беруть на таку посаду частіше, ніж володаря «правильного» диплома, що не вміє швидко опановувати ситуацією.

Місце роботи

Така посада, як секретар-референт, є зараз практично в будь-якому офісі. Найчастіше її тільки так називають, а функції людина виконує різні. Все залежить від розміру фірми, завдань, кількості працівників. В деяких підприємствах секретар виконує ще й функції бухгалтера, в інших - юриста і так далі. Це відмінний старт для людини, яка прагне до кар`єрного росту. За невеликий проміжок часу можна освоїти безліч навичок, оволодіти різними професіями, головне - розібратися в роботі фірми, «помацати» все своїми руками. Але й «крутитися» доведеться дуже швидко. Так як безліч інформації доведеться переробляти в швидкісному режимі. Зате якщо все вийде, то отриманих знань вистачить для того, щоб почати самостійне сходження до тих рубежів, які ви самі для себе визначите. Але це зовсім не обов`язково. Так як професія референта, якщо серйозно до неї ставитися, цікава сама по собі. Вона дозволяє не впиратися в вузьке спрямування, постійно опановувати все новими обсягами знань, удосконалюватися.

Як пройти співбесіду

Якщо ви вирішили, що впораєтеся з настільки відповідальною роботою, то слід подати резюме на наявні вакансії. Обов`язково перевірити грамотність відповідей. Врахуйте, що орфографічні помилки зведуть ваші шанси до нуля відразу ж. Стилістика також повинна бути стримано діловий. Кожне ваше слово буде ретельно зважено і обдумано. Потім почнуться «випробування». Вам доведеться деякий час присвятити тому, щоб довести, що ви зумієте бути гідним помічником керівника. Кожна фірма придумує свої методи. Втім, готуйтеся до того, що вам доведеться розмовляти з різними посадовими особами, підготувати кілька офіційних документів, відповісти на пару телефонних дзвінків. Потрібно врахувати ще й те, що ваша зовнішність буде суворо контролюватися. Тобто «оглянуть» з голови до ніг. Найчастіше ви повинні будете демонструвати діловий стиль в одязі (макіяжі, зачісці). Також небажано користуватися сильними ароматами. Продумайте кожну дрібницю! Все в вас має бути непомітним, але привабливим. Порада: тримайтеся скромно, але впевнено. Проявляйте кмітливість, але не нахабство. Тоді все має неодмінно вийти!