Права і обов'язки секретаря-референта

Багато хто до кінця не знають, які обов`язки секретаря. Однак слід чітко розуміти, що саме входить в посадову інструкцію даного співробітника, перш ніж влаштовуватися на роботу. Така професія як секретар вперше з`явилася ще в Стародавньому Римі. Причому посада ця вважалася важливою і наділяла людину великою владою, тому виконувати обов`язки секретаря міг тільки чоловік. Лише до кінця 19 століття жінки отримали можливість займатися канцелярською роботою.

Завдяки сучасному кінематографу у багатьох може скластися думка, що жінка на даній посаді займається лише власним зовнішнім виглядом, приготуванням кави і нескладною роботою з документами. Однак обов`язки секретаря досить великі, починаючи від абсолютного володіння комп`ютерними програмами, закінчуючи правилами бізнес-етикету та роботи з клієнтами. Якщо ви вирішили осягнути всі тонкощі професії, то варто бути готовим до відсутності чіткого робочого дня і абсолютно ненормованого графіком роботи. Адже вам належить повністю підлаштуватися під особливості діяльності фірми і звичний розпорядок начальника.

Насправді обов`язки секретаря-референта припускають наявність вищої освіти, вільне володіння англійською мовою, так як помічник керівника в певному сенсі є його обличчям, головною складовою репутації компанії. Поширений образ сексуальної, але малоосвіченій жінки в житті абсолютно даремний, адже до такого керівникові не буде серйозно ставитися жоден партнер або клієнт.

Отже, в чому ж полягають функціональні обов`язки секретаря? У першу чергу, на даній посаді необхідно приймати вхідні дзвінки і давати кваліфіковану відповідь на всі питання. Для того щоб бути обізнаною, слід чітко знати розклад начальника, а також розуміти тонкощі специфіки діяльності компанії. Відповідь на будь телефонний дзвінок повинен проводитися з використанням стійких виразів, тобто, говорити потрібно від третьої особи. Люди бувають різними, а секретарю необхідно в кожній ситуації вміти зберігати самовладання і не опускатися до грубості або підвищення тону. Таким чином, культура спілкування вважається одним з першорядних моментів.

Крім того, потрібно розуміти, що саме через секретаря проходить велика кількість різних документів, що стосуються основної діяльності фірми і безпосередньо належать керівному складу. Необхідно володіти вмінням в короткі строки систематизувати потік вступників документів, щоб при необхідності знайти необхідну папку. Своєчасно організувати ефективну злагоджену роботу також є найважливішим умінням, так як в обов`язки секретаря входить прийом відвідувачів, у тому числі організація незапланованих зустрічей.

У деяких фірмах на плечі даного співробітника покладено відповідальність за контролем наявності канцтоварів, що забезпечують нормальну роботу не тільки в секретаріаті, але і у всьому офісі. Ну і звичайно, доводиться закуповувати елементарні продукти, тому що для підтримки іміджу фірми гостям слід пропонувати чай, кава і закуски. Для керівника дуже важливо знайти працівника, який вміє точно і своєчасно виконувати його вказівки, забезпечуючи ефективну роботу офісу. Грамотний секретар повинен бути компетентний у низці фінансових питань, оскільки дуже часто приходиться заповнювати фінансові документи і направляти їх в інші інстанції. Природно, при допущенні помилок страждає обличчя компанії.

Таким чином, розумний керівник самостійно розглядає кожну кандидатуру на посаду секретаря. Під час проведення співбесіди він намагається зрозуміти, наскільки утворений людина, комунікабельний і здатний приймати рішення в екстремальних ситуаціях.