Посадова інструкція секретаря-референта: права та обов'язки

Секретаря-референта відносять до категорії фахівців. Дану посаду можуть займати особи, які мають вищу або спеціальну середню освіту і стаж роботи більше одного року. Без стажу призначення виробляють при проходженні спеціальних курсів.

Посадова інструкція секретаря-референта каже, що цей працівник перебуває у підпорядкуванні директора, а у своїй роботі повинен керуватися законодавством, статутом організації, наказами керівництва, нормативними та методичними матеріалами з діловодства, положенням про структурних підрозділах підприємства та ін.

Посадова інструкція секретаря вказує на те, що даний фахівець повинен знати напрямок діяльності і структуру організації, прізвища керівників підрозділів, вищестоящих органів і організацій-партнерів. Референт повинен володіти знаннями з оформлення управлінських документів, знати методику і нормативну документацію щодо ведення діловодства, машинопис, основи естетики та етики, трудового законодавства, ділового спілкування.

Працівник повинен вміти використовувати комп`ютерну та іншу офісну техніку, працювати в середовищі Windows, користуватися електронною поштою та Інтернетом, оргтехнікою та засобами зв`язку, вести ділові переговори і складати проекти розпоряджень, ділові листи та протоколи нарад.

Посадова інструкція секретаря покладає на нього функції з інформаційного довідкового обслуговування, з ведення кадрового обліку та документації (ведення трудових книжок, оформлення трудових договорів, відрядних тощо), організаційного та документаційного забезпечення роботи керівництва.

Секретар-референт повинен реєструвати, враховувати, приймати документи, здійснювати контроль за їх виконанням, забезпечувати їх зберігання. Також він контролює якість і правильність підготовки та складання, затвердження та погодження документів, які надаються на підпис керівнику, виконання доручень керівництва, вживає заходів щодо якісного та своєчасного виконання наказів та доручень.

Посадова інструкція секретаря-референта наказує йому готувати наради, оформляти і зберігати протоколи, приймати відвідувачів, вести кадрову документацію, виробляти розмножувальні копіювальні та машинописні роботи, виконувати в межах своєї компетенції доручення керівництва, здійснювати відбір документації на знищення або архівне зберігання.

Посадова інструкція секретаря керівника надає йому права з розгляду документів та направлення їх фахівцям і керівникам організації. Референт може вимагати у керівників підрозділів звіти про виконану роботу і пояснення про невиконання в строк завдань і доручень керівника. Секретар має право вимагати доопрацювання документів від виконавців, якщо вони неправильно оформлени- візувати у межах своєї компетенції управлінські документи. Референт вносить на розгляд керівника пропозиції про поліпшення документаційного забезпечення та удосконалення методів управлінської праці. Він може працювати з документами, що представляють комерційну таємницю. Крім цього, даний фахівець може вимагати створення йому нормальних умов для виконання своїх обов`язків.

Посадова інструкція секретаря вказує на те, що він відповідає за неналежне зберігання документації, недбалу реєстрацію та ведення документів, розголошення інформації, яка містить комерційну таємницю і має гриф секретності, несвоєчасне і нечітке виконання обов`язків за посадою.