У чому полягають посадові обов'язки секретаря

Для того щоб чітко визначити посадові обов`язки секретаря, необхідно знати, про кого саме йдеться. Адже цю посаду можна розглядати в кількох ракурсах. Відомий, наприклад, секретар-референт як офісний службовець, Генеральний секретар як керівник (глава) якоїсь організації, Державний секретар як держслужбовець, секретар як дипломатичне особа, секретар керівника як службовець і інші варіанти. Найчастіше, згадуючи цю посаду, мають на увазі службовця, який виконує завдання (доручення) як директора підприємства, так і окремих керівників його структурних підрозділів. Виходить, що посадові обов`язки секретаря в цьому випадку зводяться до виконання разових доручень для вирішення організаційних і технічних питань.

Що зобов`язаний знати і повинен робити секретар

Щодня секретар повинен виконувати наступні функції:

1. Приймати інформацію від підлеглих для передачі її керівнику.
2. Організовувати телефонний зв`язок керівника. У його відсутність приймати інформацію, а потім доводити її до відома директора.
3. Приймати і вести облік телефонограм.
4. Створювати умови для нормальної роботи керівника: стежити за потребою в канцтоварах і оргтехніки.
5. Надавати допомогу в організації виробничих нарад і зборів. Доводити до учасників дату, місце і час заходу. Збирати необхідні матеріали, забезпечувати явку присутніх і вести протокол зборів.
6. Вести діловодство на підприємстві. Для цього секретар повинен здійснювати прийом, систематизацію вхідної кореспонденції і передавати її на розгляд керівництва. Потім на підставі накладеної візи передавати документи виконавцям під розпис. В посадові обов`язки секретаря входить також контроль над ходом, термінами і результатом їх виконання.
7. Виконувати роботи по роздруківці і розмноженню документів.
8. Організовувати прийом відвідувачів до керівника компанії і по можливості створювати умови для якнайшвидшого вирішення питань.

Для того щоб виконати ці на перший погляд прості посадові обов`язки секретаря, працівник повинен знати:

• весь склад керівництва підприємства та його структурних підрозділів;
• статут, штати і структуру підприємства, його профіль, перспективи розвитку та спеціалізацію;
• нормативні документи для належного ведення делопроізводства;
• правила користування засобами оргтехніки та зв`язку;
• правила ВТР, ОТ, пожежної безпеки та промислової санітаріі;
• правила організації праці на робочому місці;
• нормативні та правові акти, накази, постанови, розпорядження з планування, обліку і управлінню якістю виконуваних робіт.

Специфіка діловода

Якщо мова йде про більш конкретною, вузької спеціалізації, то справа йде трохи інакше. Взяти, приміром, посадові обов`язки секретаря-діловода. У самій назві посади чітко визначений аспект виконуваної роботи. Зазвичай на кожному підприємстві вже є посадова інструкція, в якій позначені напрямки діяльності фахівця з діловодства. Якщо такої інструкції немає, то краще її створити. Для цього варто скористатися кваліфікаційного довідника, в якому є приблизні зразки. Після цього стандартний варіант обов`язково потрібно доопрацювати стосовно для конкретної організації з урахуванням специфіки і внутрішніх особливостей. В цілому, в обов`язках секретаря-діловода повинні чітко простежуватися 3 основних напрямки:

1. Робота з кореспонденцією. Прийом, обробка її сучасними способами і своєчасна відправка.
2. Правильне ведення внутрішньої документації.
3. Реєстрація, суворий облік і передача документів до архіву на зберігання.

Особливості роботи референта

На деяких підприємствах вводиться в штат така посада, яка включає в себе широке коло обов`язків: від «столу довідок» до «помічника директора». Такий фахівець повинен володіти різнобічними знаннями і добре володіти обстановкою. Посадові обов`язки секретаряреферента трохи розширені у зв`язку зі збільшенням повноважень. В цілому, це - звичайна робота секретаря, але слово «референт» вносить деякі доповнення в стандартний список. Зокрема, секретар-референт може самостійно вести прийом відвідувачів з деяких питань. Володіючи певною інформацією, він в змозі самостійно приймати рішення. Крім цього, референт виконує відповідальні доручення керівника щодо господарської діяльності організації (підприємства). Іноді секретарю-референту ставлять в обов`язки ведення кадрового діловодства. Робиться це лише тоді, коли загальний обсяг роботи дозволяє виконувати додаткові обов`язки.