Діловод: обов'язки і характеристика професії
Діловодство - це характерне напрямок діяльності більшості підприємств, організацій і приватних компаній, яке передбачає збір, оформлення та зберігання всієї документації. Від правильності і грамотності складання паперів залежить оперативність отримання та обробки інформації, а це призводить до своєчасному ухваленню ефективних рішень. Відповідно в штаті будь-якого господарюючого суб`єкта є діловод, обов`язки якого і поширюються на ведення документообігу. Що входить в обов`язки діловода?
Характеристика професії
Діловод, обов`язки якого можуть варіюватися від оформлення паперів до прийняття оперативних рішень, затребуваний на ринку трудових ресурсів завжди. Він може працювати в будь-якій компанії, де є документообіг. На сьогодні за законодавством кожне підприємство, незалежно від сфери та форми власності, зобов`язана мати правильно оформлені підтверджуючі документи про діяльність та фінансах, а їх ведення входить в обов`язки діловода. Приходять в цю професію з родинних посад: диспетчер-оператор, секретар-референт, офіс-менеджер або працівник довідкової служби. Хороший канцелярський співробітник - незамінний фахівець і надійний помічник керівника. Діловод, обов`язки якого давно вже переросли банальне оформлення документації, може стати особистим помічником керівника. Фахівець даної професії - це в першу чергу службовець, який відповідальний за організацію і зберігання документації компанії. Найчастіше він трудиться в канцелярії і керується податковим, цивільним, судовим законодавством. У малих фірмах діловод, обов`язки якого поширюються лише на заповнення паперів, виконує свої обов`язки в поодинці. Можливо, що він і секретар - це одна особа. У великих компаніях та корпораціях в штаті є кілька співробітників даної спрямованості, які обробляють паперу по конкретному колу питань.
Функціональні обов`язки діловода
Основна його обов`язок - ведення документообігу компанії, він:
- приймає, кореспондує, сортує, відправляє всі ділові папери і листи;
- веде ділове листування;
- веде їх облік у спеціальних журналах і здійснює контроль за нерозголошенням особливо важливої інформації, а також контролює своєчасне та правильне виконання документів;
- готує всі необхідні матеріали для керівника та бізнес-зустрічні
- організовує роботу архіву.
Пропоновані вимоги
Діловод повинен мати диплом про вищу освіту (економічному, юридичному), бувають випадки, коли досить і середньої освіти. Кандидат повинен грамотно володіти мовою, знати ключові правила ведення ділових паперів. Дана професія вимагає від фахівця не тільки професіоналізму та інтелектуальних здібностей, а й таких персональних особливостей, як акуратність, організованість, пунктуальність, доброзичливість. Людині, яка бажає працювати на посаді діловода, повинні бути властиві здатність до тривалої концентрації уваги, відмінна пам`ять, психологічна стійкість, комунікативні навички і конструктивне сприйняття критики. Найчастіше крім особистих якостей і диплома про освіту до кандидата пред`являють і інші вимоги, наприклад знання іноземних мов. Сьогодні багато компаній співпрацюють із зарубіжними підприємствами, і щоб уникнути непорозумінь діловод повинен володіти іноземною мовою, найчастіше це англійська.
У чому полягають посадові обов'язки секретаря Для того щоб чітко визначити посадові обов'язки секретаря, необхідно знати, про кого саме йдеться. Адже цю посаду можна розглядати в кількох ракурсах. Відомий, наприклад, секретар-референт як офісний службовець, Генеральний секретар як керівник…
Провідний інженер. Різнобічна професія Провідний інженер - це фахівець, який має різнобічні обов'язки. На цю посаду призначаються кандидати з вищою освітою. Наявність стажу роботи також є бажаним. Від отриманої освіти залежить спеціалізація або напрямок майбутньої роботи. А тепер більш…
Професія комірник. Обов'язки та особливості Цією професії не навчають у вищих навчальних закладах, але вона необхідна в будь-якому виробничому процесі і в сфері послуг. Люди цієї спеціальності повинні володіти багатьма професійними якостями. Ця посада називається «кладовщик». Обов'язки її…
Основні обов'язки касира Що входить в основні обов'язки касира, і чим вони регламентуються? Яких норм і правил повинен дотримуватись касир на своєму робочому місці? Про це та багато іншого читайте у цій статті.В даний час професія касира досить широко затребувана. Це…
Офіс менеджер. Посадові обов'язки На посаді "Офіс-менеджер" більшість роботодавців бачать працівника, який виконує досить широке коло обов'язків. Мета введення в штатний розклад цієї одиниці - забезпечення безперебійної роботи офісу або навіть декількох служб, які відповідають за…
Виконавчий директор. Обов'язки і права Посаду виконавчого директора все частіше зустрічається в компаніях, які займаються різними видами діяльності. Претендуючи на цю вакансію, слід знати, які обов'язки і права має цей працівник. Функції виконавчого директора багатогранні і полягають в…
Секретар судового засідання. Вимоги та обов'язки Секретар судового засідання - складна і дуже відповідальна посада. По суті, це людина, яка займається веденням протоколу судового засідання безпосередньо в той час, коли воно має місце, а також підготовкою та веденням ряду інших нормативних…
Помічник керівника: обов'язки та особисті якості Особистий помічник керівника - професія на даний момент досить затребувана. У першу чергу це пов'язано з розвитком ринкової економіки, так як в умовах жорсткої конкуренції фінансовий стан будь-якої фірми залежить від правильних і своєчасних…
Професія архіваріус: хто це і чим він займається? На кожному підприємстві існує свій документальний архів, що вимагає ретельної систематизації та контролю. Деякі важливі матеріали (особисті досьє, кінострічки, накази, розпорядження) мають досить великий термін зберігання і важливо, щоб вся цінна…
Обов'язки бухгалтера-касира Обов'язки бухгалтера-касира прописані в його посадовій інструкції. У своїй роботі кожен бухгалтер керується вимогами, що пред'являються до його діяльності чинним законодавством, Положенням про підрозділ «Бухгалтерія» і регламентами, наказами,…
Обов'язки офіс-менеджера Частенько, особливо в маленьких організаціях, офіс-менеджером називають звичайного секретаря. Звучить така посада набагато солідніше, а те, що обов'язки офіс-менеджера відрізняються від секретарських (хоча у них, безумовно, багато спільного), рідко…
Інспектор з кадрів: права та обов'язки В даний час інспектор з кадрів є практично в будь-якій організації, незалежно від того, приватне це чи державну установу. На цю посаду зазвичай призначається працівник, який має, як мінімум, відповідне середнє або професійно-технічну освіту і стаж…
Посадова інструкція діловода: права та обов'язки Діловод організації відноситься до технічного персоналу. Пред'являються до даної посади кваліфікаційні вимоги припускають наявність початкової професійної або загальної середньої освіти. Для виконання обов'язків достатньо пройти підготовку за…