Облік ліцензій: як навести порядок в програмному забезпеченні

Дана стаття присвячена обліку ліцензій програмного забезпечення в організаціях різного масштабу. Тому що неважливо, скільки комп`ютерів знаходиться у вашому офісі або на підприємстві - 5 або 5000 - в роботі організації ПО грає не менш важливу роль, ніж апаратне забезпечення, і вимагає такого ж пильної уваги з боку керівництва.

Крім того, є ще й усім відома стаття №146 КК, що карає користувачів неліцензійного або зламаного софта. Ми не будемо піднімати тему про те, хто саме несе відповідальність за його використання на підприємстві: керівник, начальник ІТ - відділу або кінцевий користувач. Але ось стежити за тим, який софт використовується в компанії, доводиться все ж системного адміністратора. А це включає в себе постійний облік і моніторинг встановлюваного користувачами ПЗ, облік ліцензій вже встановленого софта, своєчасне оновлення і т.д. Можна, звичайно, заборонити користувачам самостійно встановлювати ПО на свої комп`ютери, але згадайте, чи часто ви самі слідували чужим заборонам? Та й все одно не встежиш навіть за кількома десятками користувачів, не кажучи вже про тисячі.

Так як же навести порядок в програмному забезпеченні вашої фірми, забезпечити постійний облік ліцензій використовуваного софта і тримати його установку в жорстких рамках?

Перше: Необхідно провести інвентаризацію всього програмного забезпечення, встановленого у всій вашій організації (я не буду говорити тут про те, як це зробити найбільш ефективно, це окрема розмова не на одну сторінку). У результаті даної процедури у вас на руках повинна виявитися зведена таблиця всіх програм, встановлених на кожному комп`ютері: що, де і коли було встановлено, бажано знати, ким (якщо комп`ютером, наприклад, користується декілька чоловік). У цій же таблиці повинна бути окрема колонка, присвячена обліку ліцензій всього наявного в організації програмного забезпечення. Для ПЗ, яке має відповідні ліцензії, потрібно завжди мати під рукою документи про покупку, сертифікати, ліцензійні угоди, коробки, чеки і т.д.

Друге: Що робити з комерційним ПЗ, яке ліцензії не має? Політика обліку ліцензій вимагає видалення будь-якого софту, якщо воно не потрібно для виконання працівником покладених на нього обов`язків. Ну а якщо ПЗ необхідно, питання про його купівлю має вирішуватися вже керівником і якнайшвидше, тут зволікання неприпустимо.

Але не потрібно думати, що після проведеної інвентаризації програмного забезпечення і «чистки» корпоративної мережі від неліцензійного софта, облік ліцензій на цьому закінчено і можна розслабитися. Користувачі як діти, які щиро вважають, що вчитель не бачить всього, що відбувається за останніми партами. Можу зі стовідсотковою впевненістю сказати, що поремствував на начальство і сисадміна і посидівши смирно пару днів, максимум тижнів, виключно за роботою, користувачі почнуть розслаблятися і, думаючи, що буря минула і все повернулося на круги своя, продовжать у тому ж дусі. Тобто знов почнуть скачувати з інтернету або приносити з дому на знімних носіях сумнівний софт. Безперервний облік ліцензій та ПО повинен всьому цьому перешкоджати. Знаючи про порушення, можна його усунути. Тому так важливо завжди бути в курсі.

Ось ми підійшли до головного питання: для чого нам потрібен постійний облік ліцензій та софта в цілому? Відповідаю:

1. Облік ліцензій допомагає підтримувати чистоту програмного забезпечення вашого підприємства. Для чого? Відсилаю до статті 146 Кримінального Кодексу РФ про порушення авторських і суміжних прав.

2. Облік ліцензій та ПО допомагає заощаджувати на покупці нового софта. Думаю, ви не раз стикалися з тим, що купували те, що вже є, але воно десь завалялося, загубилося, не трапилося вчасно на очі і т.п.

3. Облік ліцензій дозволяє тримати весь софт оновленим відповідно до вимог робочого процесу, а також, своєчасно продлять ліцензійні угоди.

4. Облік ліцензій допомагає планувати майбутні витрати на ПЗ.

Перераховувати причини необхідності обліку ліцензій можна до нескінченності. Ми зупинимося лише на чотирьох пунктах, їх повинно бути достатньо для того, щоб зрозуміти, наскільки постійний облік ліцензій може полегшити життя системному адміністраторові та керівнику, а може, і позбавити від неприємностей.