Протокол - це офіційний документ?

Слово протокол у всіх на слуху. Працівники офісів регулярно чують його під час зборів, поліцейські використовують у своїй професійній діяльності, а глави держав і дипломати змушені дотримуватися диктуються їм правил. Що ж таке протокол? Це ми з`ясуємо нижче.

Значення поняття протокол

Як чимала кількість інших термінів, дане слово має кілька значень. Все залежить від сфери діяльності, в якій застосовується шукане поняття. Отже, розглянемо найпоширеніші ситуації, коли прийнято говорити про протокол.

Якщо мова йде про діловому середовищі, то протокол - це документ, що описує те, що відбувається подія (збори, нарада, рада директорів і т.д.).

Ми вже згадували вище про поліцейських, які також часто складають подібний документ. У даному випадку мається на увазі встановлення факту злочину чи правопорушення.

У міжнародному форматі протокол - це звід правил, яких слід дотримуватися при офіційних зустрічах між представниками влади, а також дипломатичними діячами. Наприклад, існує протокол зустрічей глав держав або нанесення візиту президенту.

Однак у даній статті зупинимося саме на понятті ділових протоколів.

Протокол зустрічі

Бізнес-зустрічі - це невід`ємна частина всіх процесів в діловому середовищі. Проходити вони можуть офіційно, з урахуванням призначеного часу і тільки в приміщенні офісу. Також досить популярні й неформальні ділові побачення. У другому випадку можна обійтися без протокольних підтверджень розмови. Якщо ж зустріч офіційна, то вона повинна бути письмово оформлена за всіма правилами.

Протокол веде секретар або інша особа, що володіє такими повноваженнями. Щоб не відставати від ходу бесіди, постарайтеся з`ясувати приблизний список питань, які будуть обговорюватися на зустрічі. Не зайвим буде також наявність диктофона, щоб не упустити деталі, адже протокол - це дуже докладний опис ділового заходу.

Слід записати імена тих, хто присутній, а також відсутніх. Для себе можна зробити позначки щодо місця розташування всіх, хто прийшов на зустріч, щоб без помилок вказати авторство тих чи інших слів.

На початку кожного зборів визначається порядок розгляду питань, обов`язково запишіть його дослівно.

Якщо на зустрічі було голосування, то вкажіть його підсумки (скільки чоловік проголосували "за", а скільки - "проти"). У випадку, коли на зборах була невелика кількість присутніх, ви маєте можливість також зазначити прізвища та імена усіх, хто проголосував.

Не відкладайте оформлення протоколу в довгий ящик, адже за цей час ви можете забути деталі зустрічі.

Протокол переговорів

Переговори відрізняються від звичайної ділової зустрічі тим, що на них зазвичай обговорюється один або пара питань, які відіграють велику роль для обох сторін. В даному випадку протокол - це можливість зафіксувати всі нюанси розмови і вимоги сторін. Не завжди розглянутий питання вирішується відразу ж після перших переговорів, тому директорам або іншим співробітникам необхідні час і повна інформація про зустріч.

Протокол переговорів оформляється за тим же принципом, що і будь діловий документ.

У ньому необхідно вказати дату описуваної події, номер документа і повний варіант назви. Далі йде введення, в якому обов`язково вказується список присутніх і головні питання для обговорення.

В основній частині інформація зазвичай ділиться на три частини: «Слухали», «Виступили», «Постановили». У повній версії протоколу дослівно цитуються слова всіх виступавшіх.Также в деяких випадках оформляється виписка з протоколу, дублююча певну його частину.