Протокол наради: структура і зміст

Протокол наради є документом, в якому відображаються всі важливі рішення цього заходу. Неправильне його складання як за змістом, так і за оформленням може стати причиною його оскарження учасниками засідання. Крім того, існує потенційна небезпека прийняття невірних управлінських рішень, якщо протокол виробничої наради містить спотворену інформацію. Правильно оформити його допоможе набір нескладних рекомендацій.

Текст цього документа зазвичай містить дві частини: вступну та основну. Протокол наради (його перша половина) включає опис основних параметрів заходи: посади, П.І.Б. учасників, голови і секретаря. Коли у когось з присутніх особливий статус (запрошений, експерт, спостерігач і т.п.), це також зазначається в документі. Якщо на засіданні були присутні багато людей, то протокол наради може містити дані про них на окремому аркуші, який є невіддільним додатком документа. Закінчується вступний розділ повісткою, в якій міститься перелік питань, що розглядаються. Розташовувати їх бажано за значимістю, проте можуть бути й інші фактори, що впливають на місце в списку питань. Наприклад, структура повістки може залежати від логічного взаємозв`язку частини її питань або зайнятості осіб, що беруть участь у заході. Сам документ оформляється на бланку організації (її підрозділи), обов`язково має бути зазначено, коли відбувалося засідання.

Протокол наради в основній частині повинен відповідати вступній. Зокрема, її пункти повинні йти в тому ж порядку, що і в повістці. Алгоритм побудови тексту, що фіксує інформацію по кожному пункту порядку, наступний: "слухали", "виступили", "вирішили". Основне правило при оформленні цієї частини протоколу - він не повинен перетворитися на подобу стенограми.

Зокрема, у підпункті "слухали" описується, хто був основним доповідачем з питання, що він запропонував у результаті своєї промови. По виступаючих учасникам також вказується, хто говорив, що запропонував. У рішенні фіксується остаточна позиція більшості учасників наради. Якщо воно приймалося шляхом голосування, то вказується, скільки людей було за нього, скільки проти, а також число тих, що утрималися. Залежно від важливості обговорюваних питань, можуть бути перераховані П.І.Б. людей, які зайняли ту чи іншу позицію.

Оформлення протоколу наради проводить секретар, сам документ підписується виконавцем і головуючим на засіданні. Джерелом інформації для його складання служать рукописні чернетки, записи, зроблені за допомогою диктофона, стенограми. Якщо для врегулювання питань, окреслених під час засідання, потрібні повноваження вищого посадової особи, не брав участь у нараді, додатково може бути передбачено затвердження рішень у цього керівника. Підписаний і зареєстрований протокол може розсилатися як єдиним документом, так і у вигляді виписок для посадових осіб, на яких поширюється тільки частина питань.