Протокол загальних зборів: особливості оформлення

У процесі своєї діяльності у юридичних осіб часто виникає необхідність приймати рішення, організовуючи загальні збори. При цьому оформляється протокол загальних зборів, що є документом, написання якого вимагає наявності деяких знань щодо його складання та оформлення.

Законодавство пред`являє різні вимоги до розробки даного документа. По-перше, протокол загальних зборів повинен складатися не пізніше двох тижнів після проведення даного заходу. Підписують два примірники документа, в якому зазначаються відомості про час проведення зборів та про місце, про результати голосування та про загальну кількість голосів акціонерів. При оформленні паперів вказують імена та прізвища складу президії і головуючого особи. Обов`язковою вимогою є порядок денний.

При оформленні протоколу необхідно тезисно передати тексти виступів з питань, по яких вироблялося голосування, і його результати. У підсумку вказують прийняті зборами рішення.

Протокол загальних зборів власників колегіально відображає процес прийняття рішень, що визначають діяльність компанії. Ці документи складають і в інших випадках, наприклад, при веденні переговорів, ділових зустрічей, засідань дорадчих органів і різних комісій. Мета паперу полягає у фіксуванні прийнятих рішень і досягнутих домовленостей.

Важливість оформлення протоколу пояснюється тим, що спільне колегіальне вирішення питань має велике значення для нормального функціонування будь-якої компанії. Навіть при одноосібному ухваленні рішень директором, при ньому для розгляду особливо важливих питань створюють дорадчий орган, робота якого оформляється протоколом зборів.

Для складання та оформлення цього документа буде потрібно проведення значної підготовчої роботи. Сюди входить збір та оформлення необхідних документів, підготовка порядку денного, інформування всіх учасників про час, місце та дату проведення заходу. Щоб правильно оформити протокол загальних зборів і грамотно провести засідання, слід спочатку провести розсилку необхідних матеріалів всім учасникам (різні довідки, інформацію щодо запропонованих питань).

Перед безпосереднім початком заходу слід організувати реєстрацію учасників. Для цього складаються списки. Для грамотного оформлення протоколу проведення даної процедури обов`язково. Так як рішення зборів мають силу тільки при наявності кворуму - необхідної кількості осіб, які мають достатні повноваження.

Хід проведення заходу супроводжують ручним стенографування або веденням звукозапису зборів. Для оформлення можна також використовувати чорнові записи, важливість мають різні матеріали зборів проекти рішень, довідки, доповіді та ін.

Протокол загальних зборів мешканців чи юридичної особи може мати коротку або повну форму. Останній вид відображає всі прозвучали виступи, короткий протокол представляє деяку схему, яка відображає тільки прізвища доповідачів і теми їхніх виступів. Тому часто даний документ називають протоколом-схемою. Вибір виду паперу визначається головою або регламентом роботи колегіального органу.

Оформлення протоколу проводиться відповідно до вимог діловодства та ГОСТу до відображення реквізитів, знехтувати якими ніяк не можна. Неправильність оформлення протоколу зборів може спричинити неправомірність прийнятих рішень, які іноді можуть мати особливу важливість для діяльності будь-якої юридичної особи.