Протокол загальних зборів учасників ТОВ. Правила оформлення

Протокол загальних зборів учасників ТОВ - надзвичайно важливий документ. Вимоги до складання протоколу ОСУ не закріплені на законодавчому рівні, проте звичаї ділового обороту та діловодства диктують певні правила його складання.

Обов`язковість ведення протоколу

По-перше, протокол зборів учасників ТОВ - обов`язковий документ, що підтверджує сам факт того, що збори проводилися (а обов`язок проведення і кількість обов`язкових зборів на рік врегульовано законом і в деяких випадках - Статутом товариства).

По-друге, саме в протокольній формі оформляються всі рішення по діяльності підприємства.

Протокол загальних зборів ТОВ зберігається на підприємстві і повинен бути наданий для ознайомлення будь-якому учаснику товариства за його першою вимогою.

Як правило, відповідальним за зберігання протоколів призначається директор підприємства, що обов`язково повинно бути відображено в його посадовій інструкції.

Що відбивається в протоколі

Протокол загальних зборів учасників ТОВ ведеться секретарем зборів або головою ОСУ.

У протоколі відображаються:

• дата і час початку собранія;
• тип ОС;
• кворум і легітимність ОС;
• порядок денний ОС;
• виступи (тезисно) учасників, питання, обговорення, дополненія;
• результати голосування з тих чи інших вопросам;
• рішення, прийняті ОСУ.

Протокол загальних зборів учасників ТОВ скріплюють підписом всі члени суспільства або голова зборів та секретар. Протокол прошивається з обов`язковою нумерацією сторінок, скріплюється печаткою підприємства.

Слід зазначити, що протокол ОС може не містити перерахування всіх учасників персонально, але в такому випадку обов`язковим додатком до нього повинен бути лист реєстрації учасників, із зазначенням їх паспортних даних та особистим підписом кожного з них. Лист реєстрації складається у вільній формі і прошивається разом з протоколом.

Іншим варіантом може бути ведення журналу реєстрації. У такому випадку листи журналу нумеруються, прошиваються і скріплюються печаткою підприємстві. Термін зберігання такого журналу не обмежений жодним нормативним актом.

Також рекомендується вести протокол роботи лічильної комісії. Сама лічильна комісія обирається рішенням зборів у складі голови і мінімум одного члена комісії. Підписується протокол головою і підшивається спільно з протоколом ОС.

Для регулювання всіх важливих моментів в процедурі ведення протоколу рекомендується розробити і впровадити "Положення про порядок ведення протоколу ОС", в якому закріпити порядок складання, внесення змін, оскарження, зберігання протоколів. Стверджується таке положення керівником підприємства або ж виноситься на обговорення ОС (вкрай рідко).

Всі протоколи ОС повинні зберігатися аж до ліквідації товариства, а потім передаватися на зберігання до архіву.

Один учасник - як оформити протокол?

А як бути, якщо в ТОВ всього один учасник? Обов`язковим ведення протоколу або достатньо оформляти рішення учасника? Закон не робить винятків для таких товариств. Протокол загальних зборів учасників ТОВ за формою і змістом нічим у цьому випадку не відрізняється від протоколу з великою кількістю учасників.

Також хочеться відзначити, що протокол - це лише технічний спосіб оформлення рішень учасників. Тому в разі судового спору юридично грамотно буде визнавати не відповідним законом саме рішення, а не протокол річних зборів учасників ТОВ. Однак недоліки у веденні протоколу можуть стати підставою для визнання рішень незаконними.