Основні норми та правила ділового етикету офісного працівника і державного службовця

Коли ви почнете працювати, то дуже скоро зрозумієте, що вміння дотримуватися основних правил ділового етикету сприяє професійному успіху в будь-якій сфері і цінується так само високо, як і ділові якості. Воно допоможе вам легко вписатися в будь-який колектив і швидко завоювати авторитет у колег і у керівництва, особливо якщо ви швидко зумієте вловити різницю між діловим і світським етикетом і навчитеся вибирати вірну лінію поведінки.

Основні правила ділового етикету

Гарні манери в офісі або державній установі дещо відрізняються від того, що вважається пристойним (звичним) за їх межами.

• Якщо керівником виявиться чоловік, жінкам не варто чекати того, що він буде вставати, коли вони входять в кабінет. Хоча і зустрічаються серед начальників добре виховані чоловіки, у яких ця звичка доведена до рівня рефлексу і які завжди встають, коли до кімнати входить дама, але це - виняток. І нехай це приємно, але все ж світський тон на роботі недоречний. В офісі, державній установі начальник-чоловік першим проходить у двері, і коли ви їдете по справах, він першим сідає в машину.
• Слова «спасибі» і «будь ласка» в робочій обстановці ще більш бажані, ніж в «світського життя». Дякуйте колег за будь-яку, навіть саму незначну послугу і не забувайте про «чарівному слові», коли звертаєтеся з якоюсь проханням або просто передаєте комусь із співробітників наказ начальства.
• Завжди посміхайтеся, вітаючись з колегами, і відповідайте з посмішкою на їх вітання.
• Розмовляйте з людьми у спокійному доброзичливому тоні і виявляйте їм знаки уваги незалежно від їх статевої приналежності.
• Якщо у чоловіка, що йде попереду вас до дверей, багато документів, обженете його, щоб відкрити двері і дати йому пройти. Допомагати в офісі завжди повинен той, кому це зручніше і зручніше, однак, в службових відносинах зберігається чітка ієрархія, яку ви повинні відчувати і підтримувати. Це не означає, що ви повинні боятися перед начальством або виявляти підвищену увагу до кожного слова, ні, але ви повинні надавати йому або їй належну повагу.

Прийняті правила ділового етикету можуть істотно відрізнятися не тільки в різних галузях, але і в окремих компаніях. Однак є правила, які неодмінно повинні дотримуватися як офісні працівники, так і державні службовці. Серед них - дотримання пунктуальності, відповідність іміджу компанії в одязі, вміння зберігати секрети і здатність залишати особисті проблеми за межами роботи. Поговоримо про кожного з цих правил докладніше.

Необхідність все робити вчасно

Правила ділового етикету в офісі, державній установі вимагають того, щоб ви завжди приходили на роботу вчасно, виконували всі завдання в строк. Неприпустимі запізнення, затримка роботи, яку потрібно здавати в точно обіцяний час.

Ніколи не пропускайте ділові зустрічі, приходьте на них заздалегідь, щоб не піддавати ризику репутацію компанії, а не тільки свою власну. Якщо вам потрібно затриматися, попередьте про це заздалегідь, начальство повинно бути поінформоване, де ви знаходитесь. Пам`ятайте, що дотримання точності, пунктуальності у всіх справах - це неодмінні правила ділового етикету державного службовця та офісного працівника, а також прояв поваги до оточуючих, природне для будь-якого вихованої людини.

Як правильно одягатися в офіс або на державну службу

Необхідно дотримуватися загальноприйнятих правил ділового етикету в одязі.

• Зовнішній вигляд працівника повинен відповідати іміджу компанії, створюючи приємне враження, а коли ви працюєте в держустанові, це ще більш важливо.
• Жінкам необхідно носити спідниці та сукні довжиною не вище коліна, допускаються брючні костюми строгого крою. Неприпустимо носити на роботу в офіс одяг яскравих, кричущих відтінків з блискітками, стразами, а також обтягуючі речі.
• Чоловікам варто дотримуватися ділового стилю, носити костюми, брюки, сорочки з краваткою чи без. Джинси та светри краще виключити з робочого гардеробу.
• На роботу можна носити скромні ювелірні прикраси, що гармоніюють з одягом, як і інші деталі костюма.

Правило конфіденційності

Ви повинні вміти зберігати секрети компанії, будь угоди, не поширюючись на цю тему ні з колегами, ні зі своїми близькими. Не читайте листів, призначених іншим особам, передавайте всі повідомлення особисто, без посередників і сторонніх осіб. Якщо вам потрібно відправити факс, зателефонуйте заздалегідь адресату, щоб він був поруч і міг особисто прийняти документ або лист. Не змішуйте своє особисте життя з роботою, не варто розповідати про проблеми в житті, шукати розради або просити допомоги у товаришів по службі. В офісі важливо зберігати самовладання і гарний настрій, незалежно від поганого настрою. Дані правила ділового етикету державного службовця та офісного працівника повинні виконуватися неухильно.

Ви і начальство

Правила ділового етикету для підлеглих увазі дистанційне, нефамільярное звернення до керівної особи. Навіть якщо начальниця (начальник) - дівчина чи юнак лише трохи старше вас, варто говорити «ви». Якщо ви знаходитесь в кабінеті у керівника, і до нього входить діловий партнер або інший начальник, залишитися вам або вийти - має вирішити він, якщо попросить вас вийти, в цьому немає приводу відчувати себе обмеженим. Якщо коли-небудь начальник образить вас в присутності сторонніх, не відповідайте йому тим же. Якщо ви засмучені, що не вискакуйте з кабінету, постарайтеся спокійно вийти і знайти відокремлене місце, де можна заспокоїтися. Не обговорюйте те, що трапилося з колегами. З`ясувати стосунки з керівником можна в неробочий час, спокійно вислухавши його побажання і висловивши свої претензії. Чим вище начальство, тим складніше ваша роль, і в деяких ситуаціях важливо пам`ятати правила ділового етикету. Якщо особливо шанованої людини треба проводити по коридору установи, вам необхідно відкривати двері, щоб пропустити важливого гостя, а потім рухатися поруч з ним, відстаючи лише на чверть кроку. Якщо коридор розгалужується, ви повинні будете витонченим жестом вказати йому напрямок. Якщо коридор петляє, можна сказати «Дозвольте, я проводжу вас» і тоді вже сміливо йти попереду.

Кілька слів про погані манери

Є норми і правила ділового етикету, однозначні для всіх службовців: не читати чужих листів, говорити стримано і ввічливо, бути привітним з колегами і дотримуватися дистанції з начальством. Але іноді на роботі з цих правил робиться виняток, наприклад, коли потрібно знайти документ в столі в іншого співробітника, якого немає. Загальна поведінка на службі і в офісі має бути гідним, з бездоганними манерами. Постійно потрібно стежити за своєю поведінкою, як ви ходите, спілкуєтеся, сидите. Запам`ятайте, що непристойно чіпати ніс, вуха, волосся або інші частини тіла при всіх.

Чого не можна робити на робочому місці ні в якому разі:

• Жувати, колупатися в зубах.
• Гризти ручки, олівці, паперу або нігті.
• Поправляти макіяж, манікюр, фарбувати губи на робочому місці - це основні правила ділового етикету для секретаря.
• Позіхати, що не прикриваючи рот.
• Складати ноги на стіл, класти ногу на ногу

Щодня необхідно:

• Стежити за чистотою одягу, волосся, тіла, користуватися дезодорантом, але не духами.
• Мати при собі охайний носовичок.
• Стежити за здоров`ям зубів.

Дані правила та побажання є неодмінними нормами етикету, вони дозволяють стати не тільки хорошим, цінним працівником, але й приємною людиною, з яким хочеться мати справу. Зовнішній вигляд як не можна краще демонструє повагу до інших людей.

Правила гарного тону в спілкуванні з колегами

Коли ви вперше до роботи в офісі і знайомитеся з колегами, то починаєте будувати відносини, від яких залежатиме клімат у колективі, і результати спільної роботи. Як поводитися, щоб розташувати їх до себе? Будьте доброзичливі з усіма, але не прагнете відразу зблизитися з кимось одним, дайте собі якийсь час, щоб дізнатися людей трохи краще. Не соромтеся запитувати співробітників про роботу, але в перший час не заводьте з ними особистих розмов. Не переживайте, якщо не вдалося з першого дня влитися в колектив, нічого страшного в цьому немає. Завжди дякуйте колег за допомогу і пам`ятайте про те, що не можна виходити за правила етикету ділового спілкування.

Наприклад:

• Чи не набридає товаришам по службі своїми розмовами і не втручайтеся в чужі разговори;
• не брешуть і не слухайте плітки, що не підслуховуйте чужі телефонні разговори;
• не обговорюйте з колегами проблеми здоров`я та функції тіла;
• Не старайтесь з приводу висловлювати або нав`язувати свою особисту думка;
• не звітує нікого в присутності сторонніх, навіть якщо ви тричі мають рацію, раптом вийшли з себе - негайно ізвінітесь;
• Не робіть вигляд, що ви зайняті більше за інших, іноді ви можете ввічливо попросити своїх колег не шуміти, але робити це ввічливо і без визова;
• то не будьте егоїстичні, в службовому завзятті намагайтеся не нашкодити колегам, щоб заробити якусь перевагу або вислужитися перед начальством.

А головне правило ділового етикету, як офісного працівника, так і державного службовця, говорить: «необхідно бути ввічливим, тактовним, ввічливим і толерантним у спілкуванні з колегами і керівництвом, ніколи не йдучи на поводу своїх емоцій».

Правила телефонного етикету для секретаря

Перше враження від компанії часто складається при телефонному контакті, а від поганого першого враження важко позбутися. Дуже часто, зателефонувавши у справі в якусь фірму, можна натрапити на відповідь, яка не має нічого спільного ні з діловим етикетом, ні з простими правилами ввічливості. Деякі співробітники відповідають по службовому телефону так, немов роблять послугу, інші не вважають за потрібне називати фірму або відділ. І кожен знає, як приємно після цього спілкуватися по телефону з добре вихованими людьми, які відповідають швидко, привітно, висловлюють готовність допомогти.

На телефонні дзвінки, як правило, відповідає секретар, проте не тільки він, але і всі працівники повинні знати основні правила етикету ділового спілкування, які важливо дотримуватися при спілкуванні по телефону.

• Не змушуйте людей чекати відповіді, відразу піднімайте трубку і відповідайте. Якщо не можете розмовляти, попросіть передзвонити, не змушуйте подзвонив чекати. А підключати музику до лінії, щоб заповнити паузу, вважається поганим тоном.
• Відразу після того, як підійміть трубку, привітайтеся, назвіть свою компанію і представтесь. Якщо ви працюєте у великому установі, необхідно назвати конкретний відділ, щоб допомогти абоненту зорієнтуватися.
• Коли до телефону просять когось іншого, прийміть повідомлення для нього або запропонуйте передзвонити пізніше.
• Під час розмови тримайте себе в руках і навіть з самими нетямущими клієнтами ведіть себе коректно. Якщо людина «на взводі», допоможіть йому заспокоїтися, але у відповідь на образу просто повісьте трубку.
• Слідкуйте за своєю мовою і вибирайте слова, пам`ятайте, що жаргон в діловому спілкуванні абсолютно недоречний. Ніколи не відповідайте «ага» або «про кей», тільки «так», «добре» чи «звичайно».
• Тримайте трубку в руках, а не між плечем і підборіддям, говорите виразно і прямо в мікрофон, а не мимо. І ніколи не говоріть з набитим ротом.
• Коли дзвоните ви - привітайтеся і відразу ж назвіть себе і компанію, яку ви представляєте. Говоріть ввічливо, коротко і по справі.

Діловий етикет у спілкуванні з відвідувачами

Державні службовці та офісні працівники часто приймають клієнтів у себе в кабінеті. Гарні манери тут надзвичайно важливі, людям подобається мати справу з тим, хто надає їм повагу. Правила етикету ділового спілкування і поведінки повинні дотримуватися в усьому: і в тому, щоб зустріти відвідувача біля дверей, допомогти йому роздягнутися, і в тому, щоб не змушувати його чекати. Якщо почекати все-таки доводиться, обов`язково вибачитеся, навіть якщо вина за цю затримку лежить не на вас, запропонуйте йому чай або каву. Зустрічайте людей привітно, з усмішкою, намагайтеся встановити неформальні контакти, але ніколи не брешуть про що б то не було. У розмові дотримуйтеся дистанції, але будьте коректні, ввічливі і терплячі. Проводжайте відвідувачів до дверей кабінету, як своїх гостей.

Хороший тон у ділових листах

Правила етикету ділового листування зачіпають як зовнішній вигляд, так і зміст, наповнення самого листа. Перед написанням потрібно скласти план, який допоможе коротко і чітко викласти суть справи. При цьому важливо врахувати кілька обов`язкових правил ведення ділової переписки.

1. Лист повинен бути написаний грамотно з точки зору стилістики, орфографії та пунктуації.
2. Офіційні послання прийнято друкувати, це свідчення поваги до адресата.
3. За правилами хорошого тону жоден з листів, за винятком подячних, не повинно залишатися без відповіді.
4. Лист повинен бути акуратно оформлено, ділові листи прийнято писати тільки на папері формату А-4 білого кольору.
5. Завжди датується свої листи в нижній частині зліва і залишайте особистий підпис, прізвище та ініціали.
6. При зверненні прийнято вживати слово «шановний (а)», а при використанні особистого займенника «Ви» писати його з великої літери.

На закінчення

Досконалість досягається старанням і повторенням. Прагніть до досконалості в усьому, проголошують правила ділового етикету - в манері триматися, в манері говорити і рухатися, але не зупиняйтеся тільки на зовнішньому прояві хороших манер, виправляйте недоліки власного характеру, будьте уважні до колег, вчіться витримці і терпінню, ставитеся до себе і до інших людей з рівним повагою. Якщо ви будете старанні в роботі, то дуже скоро помітите результати, які перетворять ваше життя.