Ділова переписка. Пишемо діловий лист.

Ділове листування в сучасному світі бізнесу - важлива складова частина успіху. Співробітники будь-якої організації щодня стикаються з необхідністю складати власну ділову кореспонденцію і відповідати на вхідну.

Ділове листування має свою широку класифікацію: офіційна, особиста, зовнішня, внутрішня, по мети написання і формі відправлення.

Однією з компетенцій сучасного працівника є вміння грамотно написати діловий лист: подяку, запит, підтвердження, гарантію, претензію, прес-реліз, привітання, рекомендацію та інші.

Розглянемо основні кроки в написанні ділового листа.

Культура ділового листування -- це і оформлення листи, і грамотність тексту, і коректність вживання слів і виразів. Тому краще всього спочатку використовувати чернетку, щоб потім перевірити себе і виключити неприємні непорозуміння.

Структура ділового листа включає: звернення до адресата, преамбулу, основний тескт, висновок.

Ділове листування не допускає звернення на «ти». Тому найчастіше звернення починається зі слів «Шановний (а) ...». Продовження звернення залежить від багатьох факторів. Ім`я-по батькові керівника вживається в разі особистого знайомства (проте нерідко використовується в листах на ім`я керівника державного органу). До керівника комерційної організації допустимо звернутися зі словом «пан» і додати прізвище без ініціалів. Якщо вам невідомі звання військовослужбовців або точну назву посад керівних працівників, краще їх не вживати. У такому випадку ім`я-по батькові адресата буде виглядати коректніше, ніж помилка.

Преамбула потрібна для того, щоб в кількох словах показати мотивацію і мета листа. Для цього вживаними виразами є: Відповідно до ... (назва документа, нормативного джерела), В цілях ..., У відповідь на ..., На підтвердження ..., У порядку надання ..., У зв`язку з .... і інші відповідні словосполучення.

Далі складаємо основний текст, який повинен в кількох абзацах (два-чотири) прояснити вашу позицію, думку, прохання. Необхідно погоджувати текстову інформацію з формою обличчя, від якого ведеться розповідь. Юридична особа частіше використовує однина і множина третьої особи, а фізичні особи передають відомості від єдиного і множини першої особи. Пропозиції повинні бути послідовними, логічними, щоб у адресата склалася цілісна картина того, про що ви хочете написати. Текст листа не повинен тлумачитися двояко. Діловий лист має висвітлювати один предмет або питання, а також не перевищувати двох сторінок.

У висновку необхідно ще раз коротко узагальнити мета листа.

Правила ведення ділової переписки передбачають чітке оформлення ділових листів. Після того, як текст листа перевірений, відредагований, узгоджений, необхідно його грамотно оформити.

Бланк ділового листа містить інформацію про організацію: назву, фізичну адресу, телефон, факс, web-сайт і e-mail, а також реєстраційний номер та інші необхідні реквізити.

Діловий лист обов`язково передбачає поля: зліва - три сантиметри, праворуч - один-півтора сантиметри.

Шрифт найчастіше використовується Times New Roman, 12-й (14-й) розмір кегля, одиничний (полуторний) інтервал між рядками.

Шапка ділового листа у верхньому правому куті містить відповідь на питання «Кому звернено лист»: керівникові, директорові, адміністрації і т.д. із зазначенням посади, назви підприємства, прізвища та ініціалів.

Якщо лист містить додатки, які оформляються на окремих аркушах, необхідно вказати їх кількість перед підписом відправника.

Необхідною частиною ділового листа явялется інформація про виконавця, причому прізвище, ім`я, по батькові повинні бути дані повністю, а також контактний телефон, за яким найкраще зв`язатися з конкретним працівником.

Ділове листування повинна зберігатися в порядку, так як є важливим доказом діяльності підприємства з даного питання.