Факсимільний підпис - зручність чи головний біль

У правовому полі російського законодавства існує чимало прогалин у частині, що стосується дій, які практикуються в реальності, але не освітлених належним чином в нормативних документах. Через подібні білих плям виникає чимало запитань і юридичних суперечок, і одна з таких проблем - використання факсиміле.

Під факсиміле розуміється спеціальний штамп, що копіює зразок розпису кого-небудь. Найчастіше факсимільний підпис використовується посадовими особами для спрощення документообігу. При цьому закон, не даючи чіткого і ясного визначення про його використання, визнає факсимільне відтворення підпису як аналог власноручного. Саме через подібного розбіжності в законодавчій базі і виникають негативні правові наслідки.

Здавалося б, поширені життєві ситуації. Терміново необхідна підпис керівника, але його немає на місці, а право підпису більше ніхто з присутніх не має. Або, приміром, керівнику принесли завізувати стопу документів, висота якої вимірюється в сантиметрах. На перший погляд, ідеальним рішенням буде використання факсимільного підпису. Ось тут-то і криється потенційна небезпека використання кліше. Гіпотетично, факсиміле, штампи, навіть абсолютно точно копіюють розпис посадової особи, не можуть свідчити про його особистому вирішенні прийняття на себе зобов`язань за змістом підписаного документа.

Діючі в даний час стандарти ведення діловодства (ЕГСД і ГСДОУ) говорять про необхідність наявності на документах особистого підпису, не уточнюючи, яким чином вона проставлена - власноручно або з використанням факсиміле. З іншого боку, єдиним нормативним актом, хоч якимось чином регламентують застосування факсиміле, є ГК РФ. Він визначає, що факсимільний підпис може бути використана тільки при укладанні цивільно-правових угод за згодою сторін і в законному порядку. Тому, у разі тривалих довірчих відносин між партнерами по бізнесу, можна легалізувати застосування кліше підписів в документообігу. Для цього достатньо скласти додаткова угода сторін або включити пункт про використання факсиміле в текст взаємного договору.

Слід звернути увагу на ряд безумовних обмежень у використанні кліше при підписанні документів. У відповідності з рядом нормативних актів, факсиміле не може бути застосоване для оформлення фінансових документів, у бухгалтерській звітності та в платіжних документах. Довіреності та векселі, які не мають власноручного підпису, однозначно визнаються недійсними. Також не представляється можливим використовувати кліше підпису на первинних облікових документах і уніфікованих документах з обліку праці.

Чимало спірних питань виникає, якщо факсимільний підпис проставлено в рахунках-фактурах. Мінфін РФ і податківці категорично проти подібних вільностей, незважаючи на складну арбітражну практику вирішення аналогічних спорів у судах. На сьогоднішній день судді приймають сторону платника податків і вказують на відсутність заборони законодавства використовувати факсиміле при оформленні рахунків-фактур.

Певні складнощі використання факсимільного відбитка виникають і при веденні внутрішнього документообігу. Щоб уникнути неприємностей і непорозумінь слід передбачити окремі пункти у внутрішній інструкції з діловодства і вказати, в яких випадках факсиміле використовується, де зберігається і хто має право ним скористатися. У кожному разі при виникненні будь-яких серйозних наслідків через використання кліше свою думку про правомірність його застосування доведеться обґрунтувати в суді.

Одним словом, ризик при використанні кліше великий, а в світлі неоднозначного тлумачення законодавства його користь стає сумнівною. Тому у більшості посадових осіб факсимільний підпис служить тільки для підтвердження респектабельності і використовується при підписанні поздоровлень, запрошень, інформаційних листів і довідок, а також на засвідчених копіях документів.