Інструкція з діловодства як нормативний документ

Офіційним нормативним актом, що визначає і встановлює порядок оформлення та складання документів (а також роботи з ними) в будь-якій організації є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в наявності на кожному підприємстві, в кожній фірмі і установі. Розробляється інструкція з діловодства, в обов`язковому порядку, на підставі загальнодержавних нормативно-методичних документів. Але, в той же час, вона повинна відображати в собі індивідуальні особливості діловодства конкретної організації, склад посад і документів, структуру служби, наявність архівів і ступінь комп`ютеризації всіх операцій діловодства. З цього випливає, що інструкція з діловодства певної організації завжди оригінальна і буде враховувати всі нюанси і особливості складу і обробки документів, властиві тільки даній структурі.

При складанні даного нормативного документа для вашої фірми можна скористатися загальноприйнятою типовий ін-струкцией з діловодства, взяти з неї основні моменти, обов`язкові для всіх, і доповнити пунктами, які необхідно обумовити виключно для вашої організації.

Як правило, інструкція з діловодства включає в себе загальні положення, різні тематичні розділи і різного роду програми. Загальні положення конкретизують область поширення інструкції, нормативну базу і відповідальність за її недотримання. Тематичні розділи містять інформацію про видах документів і порядку їх оформлення, візуванні, розмноженні, завіренні та зберіганні. У відповідності зі специфікою підприємства цей розділ може бути значно розширений. Залежно від мінливих умов роботи і при впровадженні нових технологій тематичні розділи можуть змінюватися і доповнюватися. Додатки до інструкції містять ілюстрований довідковий матеріал: зразки бланків, відбитки печаток і штампів, схеми документопотоков, а також зразки заповнення форм.

Інструкція в деяких випадках може носити тимчасовий характер (інструкція з діловодства в районному суді або у збройних силах). Тимчасова інструкція з діловодства затверджується на певний період, наприклад, до введення в дію постійною. Це вирішується індивідуально!

Грамотно складена інструкція з діловодства відображає весь процес роботи з документами і логічну послідовність всіх технологічних операцій. Вона регламентує діяльність не тільки служби діловодства, а й всього апарату управління. Інструкція затверджується і вводиться в дію тільки наказом керівника організації і згодом служить нормативним актом, на основі якого складаються і оформляються всі документи підприємства.

Правильна постановка діловодства - важлива умова належної роботи організації. Виконавці служби діловодства зобов`язані якісно заповнювати всю документацію, знайомити нових працівників з порядком і правилами заповнення бланків, здавати звіти в строк і без помилок, грамотно і своєчасно виконувати доручені завдання, приступати до роботи негайно (відразу після отримання вхідного документа або розпорядження). У випадку, якщо керівник сам розставить пріоритети терміновості виконання наказів чи документів, то робота виконується, виходячи з цього. В інших випадках при надходженні значної кількості документів їх обробка відбувається відповідно до дати появи.