Факсиміле - що це? Печатки та штампи. Факсиміле - юридична сила

Багато компаній вже давно використовують факсиміле. Але часто бухгалтера просто поняття не мають, що робити з документом, який підписаний при його допомоги. Чи має факсиміле підпису юридичну силу взагалі? Давайте детально розглянемо всі ці та інші запитання.

Розбираємося з термінологією

Варто відзначити, що в законодавстві не визначено поняття «факсиміле». У законах є згадка про нього, але позначення даному слову чомусь досі так і не дано. За деякими відомостями, в найближчому майбутньому цей термін все-таки отримає своє закріплення на рівні законодавства. А поки, щоб визначитися з його значенням, потрібно звернутися, наприклад, до словника іноземних термінів. Отже, факсиміле - що це? Згідно з тлумаченням, це точне відтворення документа, рукописи, підписи за допомогою друку та фотографії.

Що стосується власноручного підпису, то порядок її факсимільного використання для вчинення цивільно-правових угод описаний у ст. 160 ГК РФ. Згідно з цією нормою, використовувати факсимільне відтворення підписів можна тільки в передбачених законом випадках, за згодою сторін або ж якщо така можливість передбачена в інших нормативних актах.

Інші правові акти

Серед інших нормативних актів, які регламентують використання факсиміле, можна виділити наказ МВС № 130. Цим документом затверджено інструкцію, яка допускає використання факсимільної копії підпису керівників, а також їх заступників. Однак, згідно даної інструкції, таким способом можуть підписуватися тільки ті документи, які не тягнуть матеріальної відповідальності. Згадка про факсиміле є і в інструкції з діловодства для судових приставів. У цьому документі, на жаль, теж нічого не говориться про факсиміле - що це таке і коли воно застосовується. Але тут є положення, в яких зазначено, що використовувати факсимільний штамп підпису керівника можна на привітальних, вітальних листах, а також на інших документах, у випадках, якщо текст повинен направлятися на більш ніж на 4 адреси. Правда, для листів директивного характеру такий штамп використовувати заборонено.

Використання факсиміле в договірних відносинах

Застосовувати копію підпису можна і на підставі угоди сторін. Однак багато контрагенти побоюються використовувати факсиміле. Юридична сила у нього буде тільки в одному випадку: учасники угоди можуть вказати в договорі, що надалі вони можуть використовувати факсиміле. Але сам договір за допомогою нього вони підписати не можуть, на цьому акцентують увагу фінансові, судові та податкові органи.

Тобто сама угода має бути підписана тільки власноруч, але надалі, якщо сторони вкажуть це в договорі, вони можуть використовувати і факсиміле. На договорі такий штамп використовувати не можна, це підтверджує і Арбітражний процесуальний кодекс. В цьому нормативному акті зазначено, що в якості доказів в арбітражному суді можуть розглядатися документи, підписані факсиміле, але з умовою, що сторони домовилися про його використання в угоді.

Практична сторона

Багато хто знає, що іноді бувають ситуації, коли директора на місці немає, а його підпис потрібен миттєво. У такому випадку використання факсимільної копії його автографа може дуже виручити (але, знову ж таки, підписати фінансові документи таким чином не вдасться). Для істотної економії часу багато компаній замислюються про таку послугу, як виготовлення факсиміле. Фахівці рекомендують виготовляти його на автоматичній оснастці, щоб відтиск виходив несмазанная. Для того щоб замовити відтворення вашого підпису, вам буде потрібно тільки поставити на аркуші паперу красивий автограф. Всі подальші дії виконають працівники фірми, які займаються їх виготовленням всього за пару годин. Такі кліше зазвичай виготовляють там же, де печатки та штампи.

Спірні позиції

Багато податкові та фінансові органи підтримують одну і ту ж позицію: використовувати факсиміле на платіжних документах, для підписання довіреностей, а також для затвердження інших документів фінансового характеру неприпустимо. За допомогою кліше-підписи не можуть візуватися також і будь-які договори. У той же час такі інстанції не конкретизував перелік документів, які можуть мати фінансові наслідки.

У судовій практиці про друк-факсиміле йдеться двояко. Тут є спірний момент про застосування копії автографа. З одного боку, арбітражні суди вирішують використовувати факсиміле після підписання договору власноруч, тобто це фактично означає, що товарні накладні таким способом можуть бути підписані. Однак фінансові установи вимагають, щоб товарна накладна була підписана тільки особисто.

З приводу використання кліше підпису чиновниками податкових органів суди і Мінфін прийшли до єдиного висновку: такі особи не можуть ставити факсиміле на документах.

Як ми вже зазначали, у сфері цивільно-правових відносин (якщо не враховувати прецедент з приводу товарних накладних) все гранично ясно: використання факсиміле на документах після укладення угоди дозволено. А ось з приводу того, що оформляти будь-які документи працівникам податкової заборонили, досі точиться чимало суперечок.

Думка суддів

Суди теж підкреслюють, що будь-яких норм, які б дозволяли ставити факсиміле автографа як платникам податків, так і посадовим особам податкових інспекцій, не існує на сьогоднішній день. Виходячи з цього, суди також забороняють використовувати факсиміле для рахунків-фактур. У той же час деякі все ж дотримуються думки про те, що відрахування податків на додану вартість, який подається у вигляді рахунку-фактури, все ж можна підписати за допомогою факсиміле.

Як показує практика, багато судів у своїх рішеннях вказують на те, що використання факсимільного підпису цілком припустимо. Незважаючи на твердження податківців про те, що на рахунках-фактурах використання копії підписів керівників та директорів являє собою порушення податкового законодавства, багато служителів Феміди дотримуються іншої думки. Вони вважають, що прямої заборони на використання факсиміле на рахунках-фактурах в Податковому кодексі не міститься.

Вердикт Вищого суду

Вищий арбітражний суд остаточно вирішив суперечку з приводу факсиміле. Юридична сила рахунків-фактур, підписаних за допомогою кліше-відбитка, була визнана цієї інстанцією. Так, Вищий арбітражний суд встановив, що якщо сторони попередньо в договорі або додатковій угоді домовилися про використання факсиміле, то оформлення таким способом рахунки-фактури будуть вважатися повноцінним документом, і порушень в цьому немає.

Проте дана інстанція висловила свою чітку позицію і щодо використання факсиміле при подачі податкової декларації. Суд вважає, що оформлення декларації за допомогою факсиміле може призвести до випадків подачі неправдивих даних. Відомості можуть навіть подаватися неналежними особами в такому випадку. А ось що стосується використання кліше в діяльності податкових органів, то Вищий суд визначив, що співробітники податкових інспекцій не можуть його використовувати. Тобто податківцям робити собі зразок факсиміле взагалі безглуздо, так як воно визнане не буде. Причому в основній діяльності співробітники податкової інспекцій теж не можуть користуватися копією свого автографа. Тому всі документи, які будуть підписані таким способом, не можуть бути визнані мають юридичну силу.

Де не можна використовувати факсиміле?

Незважаючи на те що в законі поки не говориться нічого про позначення терміна «факсиміле», що це насправді, можна з`ясувати за допомогою словника. Ми також визначся з основними правилами його використання. Тепер давайте зупинимося на деяких фінансових паперах (крім рахунків-фактур), де ставити кліше підпису закон забороняє:

- грошовий чек-

- платіжки в іноземній валюті-

- вексель-

- розрахункові документи про платежі в національній валюті.

Де ставити факсиміле можна?

У деяких нормативних документах також існує прямий дозвіл на використання копії підпису керівника та бухгалтера. Так, факсиміле дозволяють використовувати при підписанні чеків, призначених для виплати пенсій. Користуватися факсимільного копією можна і при оформленні домовленості на вчинення окремих дій по договорах. Дана норма, природно, поширюється тільки на ті угоди, в яких спочатку було передбачено використання факсиміле.

Роль факсиміле з позиції закону

Як ви розумієте, порядок застосування факсиміле досить непростий, і має масу нюансів. Наприклад, печатки і штампи використовуються при оформленні будь-яких договорів і, як правило, є обов`язковим реквізитом багатьох фінансових документів. Чого не скажеш про кліше підпису бухгалтера або керівника - адже таким зразком підпису цілком можуть заволодіти шахраї і зробити безліч махінацій. Щоб захистити посадових осіб від таких неприємностей, законодавство суворо регламентує порядок використання факсиміле. Що це і як можна використовувати таке кліше, ми повною мірою пояснили в даній статті. Можливо, надалі кожна галузь видасть свої інструкції з приводу використання копії підпису.

Деякі поради

Якщо ви все ж користуєтеся факсимільним підписом, то краще своїм локальними наказом по підприємству конкретно визначити порядок її застосування. Вкажіть також, хто може мати до неї доступ під час вашої відсутності. Якщо ви підписуєте договір, заздалегідь обговоріть з контрагентом можливість користуватися факсиміле після укладення договору. Адже в іншому випадку всі подальші документи можуть визнати недійсними. Врятувати може тільки повне виконання угоди. Будемо також сподіватися, що чиновники незабаром більш детально пропишуть підстави для використання факсиміле, адже тільки так можна буде уникнути багатьох розбіжностей і непорозумінь. Поки ж можете сміливо ставити копію свого автографа на всіх документах, не пов`язаних з фінансовими питаннями, і на тих паперах, в яких використання кліше підпису допустимо згідно з положеннями основного договору.