Правила оформлення документів

Діяльність будь-якого суб`єкта господарювання пов`язана з необхідністю складання великої кількості документів, оформлення яких прив`язане до уніфікованим формам, а також носить управлінську та повсякденне функцію (довідки та накази, довіреності та розпорядження). Досить часто з`являються питання про розміри полів і шрифту, місці постановки печаток і т.д.

Правила оформлення документів регламентуються ГОСТами. Ці нормативно-правові акти розроблені та затверджені на федеральному рівні. Вимоги, що містяться в них, носять рекомендаційний характер. Вони знаходять своє застосування в розпорядчих та організаційних документах, які включені в уніфіковану систему. До них відносять розпорядження та постанови, рішення та накази, акти і протоколи, листи і т.д.

Правила оформлення документів встановлюють перелік реквізитів, які в них містяться, а також вимоги до їх оформлення. У додатках до ГОСТам є зразки бланків. У зв`язку з тим, що норми щодо оформлення документів носять рекомендаційний характер, кожен суб`єкт господарювання повинен видати локальний нормативний акт. У ньому і буде закріплений його порядок діловодства.

Бланки, на яких виготовляються документи, повинні відповідати форматам А4 або А5. Папір при цьому повинна бути білого кольору. Допускається використання бланків світлих тонів. Праві поля документа не повинні перевищувати десяти міліметрів. Інші три - відокремлювати текст від краю аркуша відстанню не менше двох сантиметрів.

Правила оформлення документів передбачають можливість розміщення на бланках:

- державного герба Росії-

- герба суб`єкта РФ-

- емблеми організації.

Правила оформлення реквізитів документів регламентують простановку цих знаків вище найменування суб`єкта господарювання. Ще нижче на бланку розташовують довідкові дані організації. Ними служать:

- номер державної реєстрації в органах податкового контролю ОГРН-

- ІПН / КПП, з оформлення в ІМНС-

- ОКУД, класифікуються як код форми складається документа-

- код ОКПО.

Загальні правила оформлення документів свідчать, що реквізит, який є найменуванням організації, повинен відповідати тому, який записаний у статутних актах. Якщо у суб`єкта господарювання є скорочена абревіатура, то вона також повинна бути вказана. Обов`язковою довідковим елементом є також найменування організації, яка виконує функцію вищестоящої.

Номер документа, під яким він пройшов процедуру реєстрації, включає в себе порядкову цифру, яка може бути доповнена індексом, зафіксованим в номенклатурі справ, а також повідомленням про виконавців, про кореспондента та ін.

Правила оформлення документів передбачають проставлення найменування адресата. Їм можуть виступати як організації, так і підрозділи, що входять в їх структуру, а також фізичні та посадові особи. Затвердження документа проводиться або за допомогою підпису його уповноваженою особою, або шляхом складання окремого акту. Бланк може бути переданий виконавцям з резолюцією. Цей реквізит містить в собі постановку певної задачі, а також термінів її виконання.

У заголовку повинен бути відображений вид документа, а також в нього включають його короткий зміст. Основний текст, який складається державною мовою відповідно до законодавчими актами, оформляється у вигляді зв`язного розповіді, анкет, таблиць, а також з`єднань всіх цих елементів. У першій частині документа відображаються цілі, які переслідує його видання, а в другій виробляються рішення, робляться висновки або прохання, даються пропозиції.

У нижній частині бланка проставляється реквізит підпису, а також узгодження. Документ завіряється печаткою. Вона служить для того, щоб підтвердити справжність підпису, проставленою посадовою особою.