Посадова інструкція: помічник керівника організації

Велика організація - великі клопоти. Керівник корпорації не встигне всюди, навіть за допомогою заступників. Щоб правильно спланувати день, нічого не забути, розподілити і проконтролювати роботи, керівник потребує помічнику. Чим займається працівник на цій позиції, що він повинен вміти і знати?

Помічник керівника: його роль в організації

Слідуючи логіці класифікатора професій, затвердженого на державному рівні, помічник керівника відноситься до категорії керівників, адже він курирує практично всі питання, віднесені до компетенції першої особи.

У той же час деякі організації трактують позицію помічника керівника як адміністратора, менеджера або секретаря: перші дві посади подразумевают організаційно-адміністративні функції, третя - презентаційні та допоміжні. Класифікатор професій відносить ці види робіт до різних категорій - фахівцям, технічним службовцям, але до керівників зараховує лише помічника.

Як визначити коло трудових обов`язків?

Приймаючи на роботу помічника керівника або секретаря, організації слід визначитися зі статусом, правами і відповідальністю даного співробітника, адже від цього залежать вимоги до освітнього рівня, кваліфікації, досвіду роботи кандидата.

• Секретарю приймальні достатньо мати повну середню освіту, а етикету і технічним прийомам роботи з оргтехнікою претендента навчають безпосередньо на робочому місці.
• Адміністратор повинен мати не менше ступеня бакалавра, володіти організаторськими здібностями і енергійним характером, а також мати певний досвід роботи, залежно від корпоративних вимог.
• Менеджеру, як представнику професіоналів, потрібне утворення не менше повної вищої, досвід роботи необов`язковий, але цю норму компанія встановлює на свій розсуд.
• Помічник керівника. Ця посада передбачає такі ж кваліфікаційні вимоги, як до керівника: повну вищу освіту, досвід роботи за фахом не менше 2 років. Ймовірно, будуть потрібні й особливі особистісні характеристики претендента, а, можливо, і підвищення кваліфікації.

Для чого необхідна посадова інструкція?

Помічник керівника, будучи посадовою особою, зобов`язаний діяти в рамках своїх функціональних прав і в повному обсязі виконувати запропоновані функції. Втім, навіть не будучи керівником, працівник зобов`язаний виконувати свої трудові обов`язки сумлінно і в строк.

У наказі про прийомі на роботу не міститься докладного викладу цих компетенцій, та й у разі укладення контракту перелік функцій не завжди вичерпний. Щоб уникнути різночитань при визначенні кола повноважень співробітника, посадова інструкція помічника керівника організації повинна містити докладні обов`язки, права, якими він володіє, а також міру відповідальності за порушення трудового договору, правил внутрішнього трудового розпорядку, заподіяння збитків роботодавцю і т. П.

Особистий помічник керівника

Посадова інструкція помічника складається за зразком аналогічної інструкції для керівника або його заступника за винятком деяких першочергових функцій стратегічного планування та управління. Ймовірно, помічнику теж не доручать прийом і звільнення співробітників, право розпорядження фінансовими коштами підприємства, видачу довіреностей та інші компетенції, що належать особисто керівнику.

Втім, законодавство дозволяє делегувати будь-які функції співробітнику, якому довіряють, за умови, що у нього достатньо кваліфікації, знань, досвіду та авторитету для вирішення подібних питань. Важливо лише правильно оформити повноваження працівника - наказом або дорученням.

При цьому посадова інструкція помічника керівника підприємства повинна відображати фактично виконувані ним роботи.

Типові розділи

Структура посадової інструкції закріплена в державних кваліфікаційних довідниках і містить всі основні вимоги до співробітника і нюанси позиції, а також її місце в оргструктуре організації.

Посадова інструкція "Помічник керівника", як і будь-яка інша, повинна включати наступні частини:

1. Загальні умови. Тут вказується порядок прийому і звільнення, підпорядкованість, порядок заміщення працівника.
2. Трудові функції. Один з найважливіших розділів, який потрібно детально відобразити.
3. Права, що надаються працівникові.
4. Межі відповідальності за порушення.
5. Кваліфікація, професійний досвід, освітній рівень.
6. Що повинен знати співробітник на даній позиції.
7. Взаємозв`язки між ним та іншими підрозділами організації.

Зазначені розділи не можуть бути урізані, але їх допустимо розширювати і додавати необхідні пункти.

Посадова інструкція помічника керівника: зразок

Затверджено:

Директор (назва організації)

підпис

(П.І.Б.)

дата затвердження

Посадова інструкція "Помічник керівника"

1. Основні умови

1.1. Профкатегорія "Керівники".

1.2. Приймається і звільняється з роботи наказом директора.

1.3. Підпорядкування: безпосередньо директору.

2. Функції

Помічник керівника:

2.1. Координує роботу відділів, секцій та інших підрозділів підприємства згідно з вказівками, резолюціям і наказам директора.

2.2. Веде облік термінів виконання контрольних доручень директора структурними підрозділами.

2.3. Складає план роботи директора на наступний робочий день і своєчасно надає його керівнику.

2.4. Організовує і контролює діловодство на підприємстві, перевіряє його на відповідність вимогам законодавства.

2.5. Забезпечує облік і реєстрацію всіх доручень, видавали директором.

2.6. Здійснювати керівництво делопроизводителями і контроль над результатами їхньої діяльності.

Доповнити залежно від потреб конкретної організації і профілю посади.

3. Повноваження

Помічник керівника має право:

3.1. Ознайомлюватися з прийнятими рішеннями по підприємству.

3.2. Брати участь у нарадах апарату управління.

Доповнити залежно від потреб конкретної організації і профілю посади.

4. Відповідальність

Помічник керівника несе відповідальність:

4.1. За невиконання або неналежне виконання своїх обов`язків, передбачених цією інструкцією, наказів і розпоряджень директора, чинного законодавства, що регулює діяльність підприємства.

4.2. За недостатній контроль над діяльністю підлеглих працівників.

4.3. За розголошення інформації з обмеженим доступом.

Доповнити залежно від потреб конкретної організації і профілю посади.

5. Кваліфікація

Помічник керівника повинен мати повну вищу освіту, профільний стаж роботи не менше 2 років.

6. Повинен знати

Чинне законодавство, Статут, Колективний договір (вказується, які акти і норми повинен знати співробітник).

7. Взаємодія

Вказується, з ким і з яких питань співпрацює помічник керівника.

Погоджено:

Начальник відділу кадрів

Підпис

(П.І.Б.)

Юрисконсульт

Підпис

(П.І.Б.)

Ознайомлений:

підпис

(П.І.Б.)

Специфіка компетенцій помічника керівника проекту

Передбачається, що керівництво проектом - посада тимчасова, відповідно, і помічник приймає на себе певні зобов`язання до завершення проекту. Його функціональні обов`язки будуть залежати від специфіки і теми проекту, а також від потреб конкретної організації.

Посадова інструкція помічника керівника проекту за функціями буде більш вузькоспеціалізованою, проте з адміністративно-організаційної забарвленням. Типові обов`язки для цієї позиції можна знайти в кваліфікаційному довіднику, а потім доопрацювати їх під ситуацію.

Чи відрізняються обов`язки помічника керівника з загальних питань?

Сфери обов`язків помічника генерального директора і помічника директора з загальних питань будуть відрізнятися. Зрозуміло, у другому випадку повноваження виявляться більш вузьконаправленими, так як керівник з загальних питань відповідає не за всю діяльність організації, а лише за окремий сектор.

Посадова інструкція помічника керівника з загальних питань складається, виходячи з функцій начальника, якому "допомагають". Відповідно, основою буде сфера його відповідальності і функцій.

Посадова інструкція "Помічник керівника" в цьому випадку підійде в якості основи, від неї можна відштовхуватися при розробці нових документів для суміжних позицій.