Первинна документація

Первинна документація - фундамент ведення бухобліку. Первинними називають документи, що складаються безпосередньо в момент, коли відбувається господарська операція, і які становлять свідоцтва їх вчинення. До них належать рахунки, касові ордери і прибуткові, накладні, забірні листи та ін.

Первинна документація в бухгалтерії ділиться на документи зовнішні (створені за межами організації) і внутрішні (створені в самій організації). Крім цього, за характером первинні документи поділяються на бухгалтерські, виправдувальні, распорядительно-організаційні та комбіновані. А також вони бувають разовими і накопичувальними.

Разові (розрахункові та платіжні відомості, касові ордери та ін.) Використовуються лише один раз для відображення проведеної операції. Після цього вони надходять до бухгалтерії. Накопичувальні (лімітно-забірні карти-тижневі, місячні наряди) складаються впродовж тривалого періоду (місяця, декади) з метою відображення однотипних повторюваних операцій.

До організаційно-розпорядчих первинних документів належать накази, вказівки, розпорядження, доручення. Вони дозволяють проведення прописаних у них операцій. Дані цих документів не вносяться в облікові регістри.

Виправдувальні первинні документи (накладні, платіжні вимоги, ордери прибуткові і т. Д.) Відображають факт проведення операції. Дані про них відображаються в облікових регістрах.

Частина документів поєднує в собі ознаки та дозвільних, і виправдувальних. До них відносяться платіжні відомості по зарплаті, касові ордери та ін.

Документи бухгалтерського оформлення створюють на основі розпорядчих та виправдувальних з метою узагальнення бухгалтерських записів. Це розрахунки накладних витрат, бухгалтерські довідки, розроблювальні таблиці та ін.

Комбіновані первинні документи виконують функції всіх вище перерахованих категорій (і виправдувальних, і розпорядчих, і бухгалтерського оформлення). Прикладом може служити накладна на відпуск товарів і цінностей.

Первинна документація дає відомості для складання всіх інших видів документів (облікових, звітних).

Документи можна складати вручну або за допомогою спеціальної комп`ютерної програми. Вони створюються з метою врахування всіх здійснених господарських операцій (грошових, матеріальних, розрахункових) будь-якого охоплення та обсягу. Їх правильне оформлення необхідно, щоб уникнути проблем і непорозумінь при перевірках контролюючими органами.

Ведення господарської діяльності супроводжується постійним проведенням різних операцій. Первинна документація ведеться для забезпечення точності та достовірності всіх облікових показників.

Щоб складаються первинні документи мали юридичну силу, вони повинні містити всі необхідні реквізити. До них відносяться:

- повне найменування документа,

- дата безпосереднього складання,

- найменування підприємства,

- точне позначення змісту проведеної операції-

- прізвища, ініціали та посади відповідальних за проведення операції осіб, їх підписи з расшіфровкой-

- печатки підприємства, штампи.

За законодавством первинна бухгалтерська документація складається російською мовою. На підприємствах з іноземним капіталом можуть складатися іноземною, але з підрядковим перекладом.

Усі записи в бухгалтерії ведуться на підставі цих документів. Після цього дані з них переносяться в облікові регістри, де вони записуються згодом на бухгалтерських рахунках. За цим даних в кінці певного періоду заповнюється звітність. Завдяки цьому забезпечується можливість повного обліку відомостей, необхідних для безперервного і суцільного відображення роботи підприємства.