Термін зберігання бухгалтерських документів

Будь-яка господарська діяльність передбачає рух дуже різнорідних за своєю значимістю документів, що створюються всередині самого підприємства або виходять з боку від взаємопов`язаних контрагентів. Документообіг проходить кілька стадій. Створення первинного документа або отримання його ззовні відбувається на першій стадії документообігу. На другій стадії здійснюється прийняття документа до обліку та його перевірка. На третьому - виконується обробка використаних документів і передача їх на зберігання в архів. Термін зберігання бухгалтерських документів різний.

Перелік бухгалтерських та інших документів, призначених для зберігання в архіві, передбачає дванадцять основних розділів. Перший розділ включає папери, що мають розпорядчі, контролюючі та організаційні функції, що забезпечують правову основу для ведення повного циклу документообігу та зберігання документації усіма господарюючими суб`єктами. Термін зберігання бухгалтерських документів, що входять в перший розділ, дорівнює п`яти рокам.

Розділи з другого по четвертий включають документи з планування, фінансування, ціноутворення, по кредитуванню, по бухгалтерському обліку та звітності.

Різні документи і звітність щодо здійснення економічних, технічних, наукових і культурних зв`язків включаються в розділ номер п`ять.

Інформаційні документи з обслуговування різної діяльності господарюючих суб`єктів та інших організацій містить розділ шість.

Нормування, тарифи, оплата праці та його охорона - ці папери становлять розділ сім.

До восьмого розділу переліку включені кадрові документи, що стосуються прийому, звільнень та інших переміщень трудящих. Тут же зберігаються документи за отриманими нагороджень.

Розділ номер дев`ять складають папери, що стосуються матеріального та технічного забезпечення діяльності організації та зберігання цінностей.

У десятому розділі переліку представлені документи, що відображають адміністративні та господарські заходи з управління підприємством, сприяючі неухильного дотримання заходів внутрішнього розпорядку, обслуговування внутрішнього зв`язку, транспортного обслуговування.

В одинадцятому розділі знаходяться всі соціально-побутові документи, що передбачають заходи з соціального страхування, житловим та побутових питань.

У дванадцятому розділ переліку включені папери за діяльності громадських профспілкових організацій та інших громадських об`єднань.

На підставі ФЗ РФ N 129 терміни зберігання бухгалтерської документації (рахунків - фактур, договорів, актів та іншої первинної документації, регістрів бухобліку та податкової звітності) встановлені на п`ять років. При цьому протягом даного періоду підприємство зберігає в архіві (власному чи державному) робочий план рахунків, облікову політику, а також автоматизовані облікові програми, використовувані при обробці даних. Термін зберігання касових документів також становить 5 років.

Кадрова документація і книги нарахування зарплати зберігаються протягом дуже тривалого часу. 75 років - термін зберігання бухгалтерських документів, пов`язаних з наказами, нарахуванням зарплати і іншими доходами, від яких залежить розмір нараховується середньої зарплати, робочий стаж для отримання державного пенсійного забезпечення. Довідки та протоколи, висновки комісій, звіти про важких і особливо шкідливих умовах праці, про травматизм на виробництві, про нещасні випадки і виробничих аваріях зберігаються протягом цього ж часу. Стільки ж за часом не позбавляються від договорів страхування, за якими настав страховий випадок і передбачені страхові виплати.

П`ять років зберігаються бухгалтерські фінансові документи. Причому відлік цього терміну починається тільки після закінчення терміну їх дії. Це господарські договори, договори майнового страхування, договору на надання послуг аудиту та інші. Стільки ж з моменту звільнення працюючого зберігаються договору з матеріально відповідальними особами, книги покупок і продажів і т.д.

Законом встановлено порядок здачі бухгалтерських фінансових документів в архів. А також передбачений адміністративний штраф для посадових осіб, відповідальних за належне виконання цього пункту законодавства про забезпечення термінів зберігання фінансової та іншої господарської документації. Адміністративний штраф за порушення даного порядку згідно п. 11 статті 15 Адміністративного Кодексу РФ становить максимум три тисячі рублів. Термін зберігання бухгалтерських документів контролюють податкові інспекції та державні органи.

Архіви для зберігання бухгалтерської та іншої документації обладнуються в спеціальних ізольованих приміщеннях і містяться в металевих сейфах або вогнетривких шафах, що дозволяють забезпечити їх цілісність і повне збереження протягом довгого часу.