Для чого потрібна товарна накладна?

Розвиток комп`ютерних технологій неминуче тягне за собою переклад економічних та юридичних взаємовідносин між різними економічними суб`єктами на новий рівень. Електронні форми приходять на зміну паперовим, зачіпаючи все більше аспектів нашого життя, проте цей процес ще далекий від завершення, і сьогодні будь-яка економічна операція, пов`язана з передачею товару, має бути підкріплена документально. Товарна накладна, при цьому, є одним з основних документів, відрізняючись універсальністю та простотою заповнення.

Ще однією незаперечною перевагою товарної накладної є те, що цей документ підписується відповідальними особами, як компанії-продавця, так і компанії-покупця. Незважаючи на значний прогрес у сфері безпеки цифрових технологій, саме підпис, що пройшла крізь століття, як і раніше залишається найбільш надійним способом підтвердити юридичну достовірність документа. Товарна накладна, як правило, підписується директором або одним з його заступником, а також бухгалтером та особою, відповідальною за видачу товару (зазвичай комірником). З боку одержувача, як правило, досить одного підпису.

При цьому в товарною накладною міститься вся необхідна інформація про товар. Ця інформація може стати в нагоді самим різним сторонам. В першу чергу, звичайно, покупцеві, який повинен упевнитися в тому, що інформація, зазначена в документах, відповідає реальному стану речей. Крім того, транспортної накладної користуються бухгалтери для здійснення необхідних проводок, а також державні органи для перевірки законності, здійснюваної економічними об`єктами діяльності.

У накладній зазвичай вказується найменування товару, його маса, ціна, вартість, ПДВ, упаковка, а також дата оформлення документа. Крім того, зверху обов`язково вказуються юридичні реквізити обох сторони. Закріплюється товарна накладна зазначеними вище підписами, а також печатками організацій.

Незважаючи на велику кількість інформації, а також надзвичайну важливість, яку має транспортна накладна, процес її заповнення досить простий, що багато в чому пояснює таке широке поширення цього документа. Як правило, на підприємстві є шаблони товарних накладних, в які вже вбиті його реквізити, а також деяка інша незмінна інформацію. У деяких випадках, коли компанія працює переважно з постійними клієнтами, під кожного клієнта заводиться свій шаблон для спрощення процесу заповнення.

Таким чином, співробітникові, відповідальному за відвантаження товару, достатньо взяти бланк товарної накладної, який, до слова, є бланком суворої звітності, вбити дату відвантаження, інформацію про вантаж, звірити порахувати комп`ютером вартість з рахунком, роздрукувати документ на бланку, завірити його і видати покупцеві. Як бачите, процес більш ніж простий.

Однак і в такій простій справі досить часто трапляються помилки, через банальну необачності або просто в поспіху. Накладна на товар містити помилок не повинна, навіть самих незначних. Будь опечатка повинна бути виправлена, а бланк позначений як зіпсований. Якщо ж помилку виявлено після відправлення товару покупцеві, готується нова товарна накладна і потім віддається на підпис. Настільки суворі вимоги дозволяють забезпечувати високий рівень захищеності від здійснення підставних операцій, яким цифрові документи поки що похвалитися не можуть. У найближчому майбутньому товарної накладної також нічого не загрожує, і якщо цей документ колись буде виведений з обороту, то станеться це нескоро.