71 рахунок. 71 рахунок бухгалтерського обліку

На кожному підприємстві час від часу виникає необхідність видачі готівки співробітникам на різні цілі, наприклад такі як:

• аванс на відрядження витрати-

• аванс на адміністративно-господарські потреби, покупку товарно-матеріальних цінностей, запасних частин, на оплату поштових та представницьких витрат, а також всіляких зборів.

Отже, розберемося, хто саме має право отримувати кошти під звіт, які підстави для цього потрібні, як правильно оформити документи і облікові операції з видачі грошей, а також грамотно скласти авансовий звіт про вироблених витратах.

Підзвітні особи - хто вони?

Бувають випадки, коли недосвідчений або недбайливий бухгалтер виписує грошову суму представникам постачальника або замовника і відносить її на 71 рахунок бухгалтерського обліку. В основному цим грішать маленькі підприємства, вважаючи, що таким чином вони розрахувалися з кредитором або оплатили замовлення. Це грубе порушення законодавчо встановлених нормативно-правових актів.

Підзвітні особи - це обов`язково працівники підприємства. Крім того, видачу грошей під звіт передує висновок із співробітником договору про матеріальну відповідальність, в якому визначається її міра і обумовлюються права та обов`язки сторін.

Як правило, коло матеріально-відповідальних і підзвітних осіб встановлює керівник, видаючи відповідне розпорядження, щорічно оновлюється. Облік розрахунків за підзвітними сумами відображає 71 рахунок.

Витрати по відрядженнях

Підзвітні суми на витрати на відрядження видаються з каси або перераховуються на карту співробітника на підставі письмової заяви з резолюцією керівника. Звичайно, в цьому випадку договір про матеріальну відповідальність укладати не потрібно, адже відправитися у відрядження може будь-який співробітник фірми, і підставою для поїздки служить наказ керівництва, а відображає операції бухгалтерський рахунок 71.

Підстави для виплати грошових коштів під звіт

Подібна видача регламентується чинним законодавством, і основними правилами цієї операції є наступні:

• заборонено оформлення документів на виплату грошей під звіт, якщо працівник не відзвітував за раніше отримані суми-

• гроші видаються за заявою, завізований керівником з відміткою про розмір суми і строк, на який вона видается-

• звіт про проведені витрати складається і підписується протягом 3 днів після закінчення відрядження або закінчення встановленого керівником терміну.

Документальне оформлення

Отже, після того як витрати здійснені, або по приїзді з відрядження працівник зобов`язаний відзвітувати в 3-денний термін і представити бухгалтеру авансовий звіт форми АО-1 з доданими документами, які доводять спроможність здійснених витрат.

В авансовому звіті підраховуються підсумки, і виводиться результат:

• залишку грошей немає, так як витрачені всі засоби-

• залишок є, так як витрат вироблено менше, ніж планіровалось-

• перевитрата виданих грошових коштів, так як вони витрачені в більшому обсязі.

Залишок повертається в касу фірми по ПКО, а сума перевитрати видається на руки по РКО. Усі облікові операції за підзвітними сумами відображає 71 рахунок бухгалтерського обліку.

При недотриманні встановлених законодавством правил сума підзвітних коштів утримується із зарплати або відбивається як недостача і згодом стягується за рішенням суду.

Як працює рахунок

Розглянутий рахунок узагальнює інформацію про розрахунки із співробітниками за коштами, виданими під звіт. Дані суми відносяться в дебет рахунку 71, корреспондіруя з рахунками грошових коштів, наприклад, 50 - «Каса». Документально підтверджені суми витрат списуються з кредиту рахунку 71 в дебет витратних рахунків, наприклад 10 - «Матеріали», та ін.

Не повернені співробітниками суми списуються з кредиту рахунку 71 в дебет рахунку 94 - "Нестачі". Згодом ці суми списуються з кредиту 94 в дебет рахунку 70. Якщо утримання із заробітної плати в силу будь-яких причин неможливо, то дебетується рахунок 73 і постає питання про відшкодування підприємству завданих збитків.

Слід зазначити, що аналітичний облік ведеться окремо по кожному співробітнику з обов`язковим виведенням щомісячних підсумків. Механізований облік із застосуванням програми "1С" дозволяє скласти потрібний документ в розрізі виданих або списаних сум, встановити часовий діапазон або задати список підзвітних осіб, всі дані об`єднує картка рахунку 71. Подотчетник ж повинен відзвітувати за кожною виданою сумі, склавши авансовий звіт у відведені терміни . Аналітика об`єднується в журнал-ордер по рахунку 71, який складається в кінці звітного періоду.

Бухгалтерські облікові записи

Кожен авансовий звіт відпрацьовується бухгалтером з рознесенням даних на рахунок 71. Проведення, що відображають операції з обліку підзвітних сум:

• Д-т 71 - К-т 50 - видана з каси підзвітна сума.

• Д-т 71 - К-т 51 - сума перерахована з розрахункового рахунку на карту співробітника.

• Д-т 41 - К-т 71 - покупка товарів з підзвітної суми.

• Д-т 10 - К-т 71 - придбання матеріалів.

• Д-т 26 - К-т 71 - списані загальногосподарські витрати, наприклад оплачені поштові послуги.

• Д-т 20 - К-т 71 - списані витрати на відрядження.

• Д-т 50 - К-т 71 - залишок підзвітної суми внесений співробітником в касу.

• Д-т 70 - К-т 71 - залишок підзвітної суми утримано із зарплати працівника.

• Д-т 94 - К-т 71 - працівник не відзвітував про вироблених витратах у встановлений термін.

• Д-т 73.2 - К-т 71 - утримання недостачі з співробітника.

• Д-т 91.2 - К-т 71 - віднесення суми нестачі на інші витрати, якщо стягнення неможливо.

Особливості рахунку №71

Рахунок є активно-пасивним. Вище ми розглянули традиційні бухгалтерські проводки по рахунку 71, коли він виступає як активний, т. е. дебетуется при отриманні грошей і кредитується при списанні витрат. В якості пасивного рахунок використовується рідше, але такі випадки бувають.

Наприклад, грошей у касі фірми немає, а їхати у відрядження треба, і співробітник згоден використовувати особисті фінанси з тією умовою, що після повернення відрядні витрати будуть оплачені. У цьому випадку складається проводка Д-т 20 - К-т 71.

У цьому випадку виникли витрати до їх оплати, і підприємство зобов`язується їх відшкодувати. У цьому прикладі 71 рахунок - пасивний.

Якщо фірма - платник ПДВ

Якщо компанія є платником ПДВ і акумулює суму податку, сплаченого за товари або послуги, на рахунку 19 - «ПДВ», то при покупці матеріалів або оплаті послуг з підзвітних сум необхідно відобразити суму ПДВ проведенням Д-т 19 - К-т 71 - на суму податку, сплаченого.

Підстава для списання витрат

Беручи авансовий звіт, бухгалтер перевіряє підтверджують витрати документи. Це можуть бути накладні, рахунки та рахунки-фактури при придбанні майна, касові і товарні чеки, що підтверджують оплату всіляких послуг, т. Е. Первинні документи, що є фундаментальною основою для віднесення витрат на 71 рахунок.

Основною вимогою проведення господарської операції в обліку є письмове підтвердження здійсненої операції. Іншими словами, всі витрати, зазначені в авансовому звіті, повинні бути виправдані та підтверджені первинними обліковими документами, правильно оформленими, із заповненими реквізитами, необхідними підписами, печатками і штампами. Витрати, не підтверджені документами або підтверджені недооформленими паперами, не можуть бути прийняті і відображені в обліку, а це загрожує неприємними наслідками. Співробітник зі своєї кишені оплатить такі витрати.

Тому підзвітній особі слід серйозно підходити до питання оформлення авансового звіту, своєчасно вимагати правильно заповнені документи на зроблені витрати.

Дії бухгалтера

Бухгалтер, який приймає авансовий звіт, перевіряє арифметичні підрахунки, наявність і оформлення виправдувальних документів, в спеціальному розділі робить записи про відображення витрат, вивіряє 71 рахунок, підтверджуючи рознесення своєї розписом. Потім виписує прибутковий або видатковий касовий ордер на суму розбіжностей між виданої і витраченої сумами, вручає його касиру і закриває авансовий звіт.

Що необхідно пам`ятати при податкових перевірках

Термін, на який підзвітній особі видаються кошти на господарські потреби, законом не встановлений. Він може визначатися керівником організації. Однак законом це не трактується як обов`язок директора. При встановленні терміну працівник зобов`язаний відзвітувати за видатками протягом 3 днів після його закінчення. А якщо строк не був встановлений, то, навіть тривалий часом не звітуючи за підзвітною сумою, порушити його не можна. Тому якщо в компанії не визначається подібний термін, то претензії податківців з приводу довготривалого перебування підзвітної суми на руках обов`язково будуть пред`явлені, хоча вважати їх обгрунтованими не можна.

Виявляючи подібні випадки, податкові органи кваліфікують їх як отримання безпроцентної позики, вимагаючи визначити величину матеріальної вигоди, що виникла у співробітника, включити її до складу його доходів і утримати ПДФО.

Така вимога податківців незаконно, так як поняття матеріальної вигоди, встановлене ст. 212 НК РФ, не включає описану вище ситуацію. Відповідно до НК матеріальною вигодою є доходи, отримані:

• від економії на відсотках за користування коштами кредитних організацій-

• від придбання майна або послуг за цивільно-правовим договору-

• від придбання акцій або інших цінних паперів.

Доводи податкових органів у цьому випадку є неправомірними, оскільки позики в кредитних організаціях оформляються договором, а видача підзвітної суми здійснюється за заявою. Але в інтересах керівництва компаній - правильно оформляти документи на видачу коштів під звіт, щоб уникнути претензій перевіряючих органів.