Облік розрахунків з підзвітними особами

Будь-які підприємства та організації в процесі здійснення своєї господарської діяльності стикаються з необхідністю придбання тих чи інших матеріальних цінностей, послуг чи робіт не по безготівковим розрахунком, а за готівкові кошти. Часто набагато швидше і зручніше оплатити товар «на місці» готівкою, наприклад, при покупці канцтоварів, господарського інвентарю або бензину для службового автомобіля. Зазвичай в цьому випадку працівнику підприємства видається готівка під звіт.

Облік розрахунків з підзвітними особами: на що можна видавати гроші?

Під звіт кошти видаються для здійснення яких-небудь дій за дорученням підприємства або організації. Крім цього, кошти під звіт можуть видаватися на майбутні витрати на відрядження, для покупки продукції та оплати господарських витрат, на представницькі цілі, для оплати виконаних робіт або наданих третіми особами послуг, на інші господарські та операційні цілі. Видача під звіт коштів з каси оформляється документом, а саме видатковим касовим ордером, який після оформлення має бути підписаний уповноваженими особами підприємства або особисто головним бухгалтером і керівником.

Облік розрахунків з підзвітними особами: хто може отримувати гроші під звіт?

Брати гроші під звіт може не кожен. На підприємстві в обов`язковому порядку повинен бути складений наказ зі списком підзвітних осіб, які мають таке право. Підзвітними особами є працівники організації чи підприємства, які отримують грошові аванси на витрати з нагоди здійснення господарських витрат та відряджень. Видавати готівкові кошти під звіт можна тільки тій особі, яка перебуває в трудових відносинах з організацією, видача іншим особам суворо заборонено. У разі відсутності звіту підзвітної особи за вже отриманим раніше авансом видача нового авансу забороняється. Також заборонено передавати отримані для будь-яких цілей грошові кошти одним працівником іншому.

Порядок видачі готівкових коштів та облік розрахунків визначається встановленим порядком обліку та ведення касових операцій. Проводитися видача коштів може як за наявності каси, так і без неї. Природно, повинен вестися облік розрахунків з підзвітними особами. Отримані авансом кошти дозволено витрачати виключно на певні цілі, обумовлені при видачі коштів.

Розрахунки з підзвітними особами, які отримували готівкові грошові кошти на придбання тих чи інших товарів і послуг, або на відрядження, виробляються шляхом надання авансового звіту про витрачені суми. У встановлені терміни (від 3 до 30 днів) підзвітна особа разом з авансовим звітом зобов`язане надати в бухгалтерію підприємства чи організації документи, що підтверджують всі витрати, тобто факти придбання послуг або товарів для адміністративно-господарських потреб. У разі наявності невитрачених грошей підзвітна особа зобов`язана зробити повернення їх до каси підприємства, оформивши при цьому прибутковий касовий ордер. У тому випадку, якщо має місце перевитрата і співробітникові довелося додати свої готівкові кошти, сума переплати повинна бути в обов`язковому порядку компенсована співробітнику. Облік розрахунків з підзвітними особами повинен вестися на активно-пасивному рахунку.

Співробітники підприємства можуть бути відправлені керівником у службове відрядження, тобто в поїздку по справах підприємства на певний строк. У такому випадку крім видачі готівкових коштів обов`язково має бути оформлене посвідчення про відрядження. Його після повернення необхідно здати разом з авансовим звітом і підтвердними документами.

Бланк авансового звіту повинен бути правильно і повністю оформлений, повинен містити відомості про підзвітну особу, витрачені суми, а також перелік витрат. Крім того, повинні додаватися всі підтвердні документи. Здача авансового звіту при видачі коштів на різні господарські витрати становить тридцять календарних днів. При отриманні підзвітною особою готівкових коштів на відрядження, після повернення з неї відзвітувати слід протягом наступних трьох діб.