Авансовий звіт по відрядженню. Форма авансового звіту

Для обліку коштів, які видаються співробітникам організації на час поїздок або на інші потреби, використовується спеціальний бланк. Він називається "авансовий звіт по відрядженню". Цей документ є підтвердженням використання грошей. Підставою для видачі коштів є наказ керівника. У цій статті ви знайдете зразок авансового звіту по відрядженню, дізнаєтеся регламент подачі бланка.

Документообіг

Для направлення у відрядження необхідно оформити:

• наказ;
• службове завдання;
• посвідчення.

Після повернення необхідно представити звіт про виконання службового завдання.

Посвідчення про відрядження співробітник повинен завжди тримати при собі. У кожному пункті в ньому робляться позначки про час приїзду та від`їзду. Згідно ст. 168 ТК РФ, роботодавець повинен відшкодовувати співробітникові такі витрати: по проїзду, найму житла, добові, інші витрати, які були узгоджені з керівництвом.

Зазвичай гроші видаються працівникові перед від`їздом. Відповідно до Положення про ведення касових операцій на території РФ, ця операція оформляється касовим ордером (РКО) на підставі заяви співробітника, в якому вказується сума і терміни. Кошти надаються: готівкою з каси, банківським чеком, корпоративною карткою, грошовим переказом.

Оформлення

З 2002 року юридичні особи усіх форм власності використовують спеціальну форму № АО-1. Авансовий звіт по відрядженню, бланк якого можна взяти в бухгалтерії підприємства, заповнюється в одному примірнику протягом трьох днів з моменту повернення. Він здається на перевірку в фінвідділ.

На лицьовій стороні вказуються такі дані:

• Назва організації;
• номер і дата документа;
• найменування підрозділу;
• П. І. Б. працівника, його посада;
• призначення коштів: госппотреби, відрядження, придбання матеріалів і т. п .;
• в таблиці декларуються дані про попередньому авансі, якщо такий був. Тут же вказується видана сума, витрачена частина, залишок коштів або перевитрата (в руб. І коп.).

  

Форма авансового звіту заповнюється з двох сторін. На звороті вказується перелік документів, які підтверджують витрати (чеки, квитки, квитанції і т. П.), Їх номери і дати, суми витрат. Внизу під таблицею підзвітне особа повинна поставити свій підпис.

Позначки бухгалтерії

Після отримання бланка співробітник фінансового відділу повинен заповнити такі реквізити:

• «Бухгалтерська запис» - проводки з номерами субрахунків, на яких відображені витрачені суми;
• складу додатків - кількість наданих документів;
• фіксується затверджена сума витрачених грошей і ставиться розпис головного бухгалтера;
• внесений залишок або виданий перевитрата;
• номер і дата ПКО або РКО;
• під лінією відрізу розташована розписка про прийняття до перевірки документів. Тут бухгалтер фіксує ініціали співробітника, номер і дату звіту, витрачену суму (прописом), кількість наданих документів.

Заповнений авансовий звіт по відрядженню подається на затвердження керівнику організації.

Після повернення з відрядження співробітник повинен здати:

• посвідчення;
• службове завдання;
• авансовий звіт про відрядження з документами, які підтверджують витрати.

Якщо використовувалася карта, то необхідно докласти чеки з банкоматів. У разі закордонного відрядження співробітник повинен надати копії закордонного паспорта і сторінок з позначкою про дату перетину кордону.

Звіт про відрядження, приклад якого буде представлений далі, передається керівнику на затвердження. Чи не витрачена частина коштів повертається в касу відразу або утримується із заробітної плати. Максимальна сума обмежена 20% від рівня доходу, у рідких випадках - 50%.

Введення даних в програму "1С Бухгалтерія"

На підставі заповненого і затвердженого авансового звіту в програмі формуються проводки по використанню коштів. Для цього передбачено однойменний документ, який відкривається через меню «Каса» на панелі інструментів.

У журналі потрібно створити новий бланк, натиснувши на кнопку «Додати». У ньому заповнюються такі реквізити:

• «Фіз. обличчя »- Ф. І. О. співробітника.
• «Призначення» - «витрати на відрядження».
• На вкладці «Аванси» табличній частині документа вказується номер РКО, за яким було видано кошти.
• У нижній частині вікна в полі «Додаток» вказується кількість наданих документів.
• На вкладці «Інші» розписуються витрати, які зазначені в документі «Звіт про відрядження».

Приклад

Квиток на проїзд № 8956 від 20.03.14 - 2500 руб. без НДС.

Квитанція за проживання № 1245 від 20.03.14 - 2400 руб. без НДС.

Довідка-розрахунок (добові) - 600 руб. без НДС.

Після проведення документа повинні сформуватися проводки: ДТ 26 КТ 71.01.

Добові

Це окрема частина витрат, яка не підтверджена документарно. Гроші видаються на власні потреби співробітника. Розмір добових однаковий для всіх населених пунктів. За законом гранична величина добових, які не обкладаються ПДФО, становить 700 руб. На суми понад цю цифри повинен нараховуватися податок за ставкою 13%. Розмір добових для закордонних відряджень залежить від країни призначення. Розрахунок проводиться за календарні дні, включаючи вихідні і свята, час перебування в дорозі. Виплата може здійснюватися готівкою на основі заяви співробітника або банківським переказом. Частіше використовується другий варіант. Але при перерахуванні таких сум на «зарплатні» карти можуть виникнути податкові ризики, які пов`язані з перекваліфікацією засобів. Щоб не виникали конфлікти, організація повинна відобразити в обліковій політиці можливість перерахування грошей на будь реквізити співробітників. Інакше держоргани можуть донарахувати на них ПДФО, страхові внески, а також пені і штрафи.

Кілька слів про зарубіжних відрядженнях. Організація може видавати працівникові гроші готівкою в рублях, іноземній валюті або перераховувати на карту. Розмір добових визначається колективним договором або локальними правовими актами. Період перебування у відрядженні розраховується за відмітками в паспорті. У разі вимушеної затримки в дорозі добові виплачуються за рішенням керівництва.

Приклад авансового звіту по відрядженню

Назва підприємства

Номер ЄДРПО

Авансовий звіт № 10 від 01.04.2015 року

Фізична особа: Іванов А.А. Відділ: Цех Посада: Електрик

Призначення: госппотреби

Звіт про використання коштів, що надані на відрядження № __-______

або під звіт № РКО -15 від 19.04.2015 сума 500 руб. 00 коп.

Звіт перевірено:

Всього отримано: 500 руб. 00 коп.

Всього повернуто до твердження: 0 руб. 00 коп.

(заповнюється бухгалтером)

Всього отримано: 500 руб.

Витрачено 500 руб. 00 коп.

Залишок: 0,00 руб.

Звіт підтверджений в сумі: 500 руб. 00 коп.

Перевитрата: 0 рублів 00 копійок.

Додаток: 1 документів

1. чек № 1245 від 20.04.2015.

Внесений залишок у сумі ___________ оформлений ПКО № ____ від _____ р

Перевитрата видана: РКО № ___ від ____.

ДатаПодпісь

Так заповнюється форма авансового звіту. Усі витрати фіксуються з урахуванням копійок.

Висновок

Авансовий звіт по відрядженню підтверджує використання грошових коштів співробітниками. У бланку вказується: ким, коли і скільки грошей було витрачено. До нього додаються всі чеки та квитанції, які підтверджують використання грошей. Бланк здається на перевірку в бухгалтерію, а потім - керівнику організації.