Враховуємо витрати на відрядження

При сплаті ПДФО підприємці мають право на зменшення податкової суми в розмірі суми витрат, витрачених на службові відрядження. Витрати на відрядження при цьому підлягають обов`язковому документальному підтвердженню. Перелік витрат, що відносяться на відрядні потреби, підприємець визначає самостійно. Відрядженням визнається поїздка працівника, метою якої є виконання ним службового завдання. Трудовий кодекс виступає гарантом відшкодування працівникові всіх витрат, пов`язаних з проїздом, перебуванням та проживанням під час виконання виробничого завдання.

Факт напрямки співробітника у відрядження повинен бути документально підтверджений наступними документами: локальним наказом, посвідченням про відрядження та службовим завданням. У цих документах вказується місце, час і мета службової поїздки. Обов`язковою умовою компенсації понесених витрат служить посвідчення про відрядження. У день вибуття працівника співробітник організації проставляє у посвідченні про відрядження відмітку про дату вибуття, з обов`язковим засвідченням підписом та печаткою організації. Після прибуття до місця відрядження, працівник пред`являє посвідчення про відрядження для проставлення відмітки про прибуття до місця відрядження, уповноваженому на це співробітнику. Таким чином, у посвідченні про відрядження відображаються всі етапи переміщення працівника.

Відрядні витрати складаються з суми, що становить транспортні витрати (оплата залізничних чи авіаквитків та ін.), Суми, витраченої на проживання, і добових.

Додаткові витрати на відрядження (добові)

Добові виплачуються за будь-який день знаходження фахівця у відрядженні, сюди ж входить і час, проведений в дорозі. Добові витрати на відрядження витрачаються працівником на його особистий розсуд, звітом ця сума не підлягає. Розмір добових встановлюється локальним нормативним актом, виходячи з фінансових можливостей підприємства, однак, розрахунок відрядних не повинен бути нижче 700 рублів за кожний день, проведений поза підприємства, якщо працівник направляється у відрядження в межах країни і 2500 рублів, якщо відрядження належить за кордон. Бухгалтеру слід враховувати, що в разі перевищення зазначених сум, різниця обкладається ПДФО. Якщо відрядження належить за кордон, то добові виплачуються у валюті.

Транспортні витрати

Підприємство зобов`язане відшкодувати працівникові витрати на проїзд до місця відрядження і назад, при цьому компенсації підлягає не тільки вартість квитка, а й супутні витрати: оплата постільних речей, страховки та ін. Якщо до місця відрядження працівник може дістатися за допомогою залізничного, авіа або водного сполучення , вибір способу переміщення залишається за керівником організації. В іншому випадку, працівник самостійно вирішує яким чином дістатися до місця призначення. До витрат на відрядження відноситься компенсація проїзду на громадському транспорті в період відрядження, при підтвердженні факту поїздки відповідними документами. Всі квитки необхідно зберегти і додати до авансового звіту, який здається після відрядження.

Відрядні витрати на проживання

Витрати на проживання підлягають компенсації за умови підтвердження їх формою №3-Г, виданої готелем або готелем. Слід мати на увазі, що дана форма повинна бути видрукувана типографським способом. Тому, бронюючи готель, бажано відразу уточнити цей момент.

Після прибуття з відрядження, фахівець зобов`язаний подати авансовий звіт, приклавши до нього всі підтверджуючі документи та звіт про виконання мети відрядження.