Як складається протокол зборів трудового колективу

Діловодство на будь-якому підприємстві (організації) передбачає створення, правильне оформлення та облік необхідних документів. Цю функцію зазвичай ставлять в обов`язки секретаря або одному з працівників кадрової служби. Серед інших паперів протокол вважається одним з найбільш важливих організаційно-розпорядчих документів. Як і для чого він складається? Відповідати на ці питання треба поступово.

Організація зборів і складання протоколу

Практично протокол (збори, наради, засідання, конференції, семінару) - це документ, в якому відображена послідовність обговорення розглянутих питань, зафіксовані прийняті рішення та визначені терміни їх виконання. Протокол зборів трудового колективу зазвичай веде секретар зборів. Він же потім оформляє його відповідним чином і передає на підпис голові. Механізм всієї процедури організації та проведення зборів досить простий. Для початку необхідно провести підготовчу роботу. Цим займається секретар. Він повинен:

1. Погодити з керівництвом порядку денного. На обговорення зазвичай виноситься декілька питань. Секретар визначає послідовність їх обговорення з урахуванням затвердженого регламенту. Потім з порядком денним необхідно ознайомити всіх учасників зборів і запрошених осіб.
2. Підготувати реєстраційний лист. Цей документ секретар складає для того, щоб згодом внести в протокол кількість учасників.
3. Поширити серед учасників тези виступів та довідкову літературу (графіки, таблиці, економічні розрахунки). Секретар повинен розтиражувати наявні документи і роздати їх усім присутнім.
4. Вести докладну запис ходу зборів.
5. Відповідним чином оформити по закінченні засідання протокол зборів трудового колективу і передати його на ознайомлення та затвердження голові (керівнику підприємства).

Подібний документ складається відповідно до певним стандартом. Протокол зборів трудового колективу, як і будь-який інший складається з декількох частин:

1. Заголовна. Вона містить:

• назва організації (ВАТ «Хімпласт») ;
• вид (найменування) документа («Протокол») ;
• дату і номер;
• місце проведення зборів (складання протоколу) ;
• заголовок («Зборів трудового колективу»).

2. Вступна. Тут вказується: П. І. Б. голови зборів, його секретаря, а також присутніх і запрошених осіб. Наприклад:

Голова - Михайлов С. М.

Секретар - Іванов І. І.

Були присутні: Сидоров А. Р., Кошкін С. Т.

Запрошені: директор ТОВ «Русь» Петров Н. К., комерційний директор компанії «Колор» Семенов Т. Д.

Якщо кількість працівників, присутніх у залі, понад 15 осіб, то записується тільки їх загальне число на підставі листа реєстрації.

3. Основна. У ній обов`язково присутні три складові:

• кого «Слухали» ;
• на зборах «Виступили» ;
• що в результаті «Ухвалили» («Вирішили»).

4. Оформлення. Закінчується протокол зборів трудового колективу підписами голови і секретаря із зазначенням П. І. Б. та посади.

На обробку всіх записів зазвичай йде якийсь час, але не більше 5 днів. Після підписання протокол зборів трудового колективу приймає повну юридичну силу. Потім його треба довести до відома всіх членів колективу. Для цього роблять його копію і передають працівникам разом з листом ознайомлення.

Різні варіанти

Складаючи протокол зборів трудового колективу, зразок секретар вибирає самостійно. Якщо на порядку денному стоять питання про створення різних комісій і затвердження їх складу, то правильніше буде основну частину трохи видозмінити. Більш логічний і зрозумілий варіант буде складатися з таких частин:

• «Запропонували обрати» ;
• «Проголосували: за__, протів__, утрималися __» ;
• «Прийнято рішення».

У такому вигляді суть проходили виборів і порядок обговорення кандидатур буде більш наочним. Решта складових документа можна залишити без змін.

У вузькому колі

Можна розглянути приклад протоколу зборів трудового колективу, на якому присутні виключно працівники підприємства. У цьому випадку немає необхідності вказувати «запрошених» осіб, і цей пункт просто скасовується. А якщо на такому зібранні розглядається тільки одне питання, то документ виконується в спрощеному варіанті. Для ознайомлення немає необхідності роздавати копії всім присутнім. У цьому випадку завдання можна спростити. Секретар може зробити виписку з протоколу і вивісити її на дошку оголошень. Там з результатами зборів можуть ознайомитися всі бажаючі члени колективу, включаючи тих, хто не зміг бути присутнім на ньому особисто. Такий папір буде повною копією вихідного документа за винятком підпису голови. Замість неї буде стояти заверительная напис, зроблений секретарем.