Як повинна вестися реєстрація документів на підприємстві?
Що ж таке реєстрація документів і для чого вона потрібна організації? Давайте відповідати на це питання по порядку: спочатку - "що", а потім вже - "для чого".
Отже, згаданий процес є фіксацію факту надходження або ж створення будь-якого документа. 
В ході його відбувається проставлення особливого індексу безпосередньо на створеній або надійшла в організацію папері. Але це тільки половина процедури. Друга її частина - внесення відповідних відомостей про "новачка" в спеціальну реєстраційну форму. Індекс зазвичай складається з кількох частин. По-перше, це порядковий номер. Він може доповнюватися індексами виконавців, номенклатури справ, класифікатором одержувачів і так далі. Розташовуватися складові частини можуть в різній послідовності. Першим, наприклад, може йти номер, потім - номенклатурний індекс, а використовуваний класифікатор може вказуватися в самому кінці. Але можлива й зворотна послідовність. До речі кажучи, присвоєнням особливих номерів, що містять також і літерні сполучення, характеризується і реєстрація установчих документів.
Потрібно сказати, що на підприємстві або ж фірмі повинна здійснюватися глобальна реєстрація документів. Тобто фіксуватися повинні всі без винятку ділові папери, як вхідні, так і вихідні.
Далі слід зазначити, що реєстрація документів організації повинна відповідати таким вимогам:
• Однократность - будь-яка надійшла або створена документація фіксується тільки один раз. Якщо ми говоримо про внутрішні розпорядженнях, то з відділу у відділ вони подорожують з присвоєним на самому початку номером (індексом). Дане правило однаково справедливо і для службового листування і для розпоряджень суворого начальства.
• Своєчасність - тут мається на увазі, що реєстрація паперів, що надійшли ззовні, виконується в день надходження. Якщо говорити про внутрішні наказах, інструкціях чи розпорядженнях, то вони можуть фіксуватися за фактом підписання відповідальними працівниками (максимум - наступного дня).
• Поділ - для кожного різновиду ділових паперів є персональна фіксація (вхідні, вихідні, накази, службові записки, протоколи зборів, розпорядження і так далі).
• Единбурзі - облік завжди здійснюється згідно одних і тих же правил. При цьому форма реєстрації не має значення.
• Повнота відображення суті - при внесенні даних в реєстраційну форму потрібно відобразити в ній максимум інформації. Особливо в плані змісту тієї чи іншої документації.
Крім того, фіксація всіх паперів на підприємстві повинна вестися в межах одного року (календарного).
А тепер прийшов час відповісти на питання: "для чого?" Застосована в організаціях реєстрація документів дозволяє вирішувати найрізноманітніші завдання. Розглянемо найбільш яскравий приклад. Якщо наприкінці календарного року взяти і проаналізувати порядкові номери, то можна відстежити зростання документопотока. Ця інформація може стати причиною законних вимог секретаря підвищити йому заробітну плату (як варіант - збільшити кількість співробітників секретаріату).
Реєстрація нового автомобіля. Порядок і особливості Реєстрація нового автомобіля на перший погляд здається досить непростим завданням, особливо для початківця водія. Найчастіше автовласники користуються допомогою посередників, однак якщо трохи розібратися в основах даної процедури, подібні питання…
Реєстрація змін до статуту - обов'язкова процедура Щоб зрозуміти, що має на увазі реєстрація змін до статуту, необхідно розібратися, що таке установчі документи, що в їх комплект входить.Отже, чинним законодавством до установчих документів віднесено рішення власника про створення суб'єкта…
Перелік документів для реєстрації ТОВ Якщо людина бажає створити власну справу, то він повинен сконцентруватися на питанні документального оформлення фірми. Дійсно, потрібно зібрати цілий перелік документів для реєстрації ТОВ або іншого організаційно-правового типу власності. Ми…
Реєстрація емісії акцій, види ЦП Акція - це цінний папір. Вона закріплює право власника на отримання часткової прибутку конкретного акціонерного товариства в якості дивідендів, дозволяє брати участь в управлінні АТ, претендувати на частину майна при ліквідації організації.Під час…
Яким повинен бути контроль виконання документів Грамотний контроль виконання документів (як, втім, і всі інші прояви нагляду) є не тільки одним з основних елементів управлінської діяльності, але також і основною функцією менеджменту організацій. Його головне завдання полягає в тому, щоб будь-яке…
Що таке документ? Типи документів організації. Кадрове діловодства Паперотворчістю займається будь приватне і державне підприємство. Без нього просто неможливо вести будь облік. При роботі часто використовуються такі поняття, як «нормативка», «кадри», «форми», «зразки», «документ». Типи документів поділяються на…
Реєстрація ип, ооо і ліцензування діяльності У зв'язку з цим, багато початківці і, часом, навіть досвідчені підприємці звертаються за допомогою в компанії, що спеціалізуються на цих питаннях. Фахівці компаній грамотно й оперативно вирішують всі поставлені перед ними завдання. При цьому у…
Реєстрація підприємств - як відкрити аптеку і отримати фармацевтичну ліцензію? Як визначитися з напрямком діяльності, як скласти бізнес-план, де знайти фінанси на відкриття і, нарешті, як зареєструвати свою фірму? Реєстрація підприємств - досить складний процес, який вимагає деяких знань і істотних витрат часу і сил. Тому дану…
Способи ведення бухобліку Для реєстрації ІП необхідно підготувати і здати до податкові органи пакет документів, вибір способу оформлення залежить від уподобань підприємців.Існує кілька варіантів реєстрації підприємства:- самостійна реєстрація, є найдешевшим способом,…