Номенклатура справ. Порядок формування

Всі документи після їх виконання повинні бути згруповані у справи. Під терміном «справа» відповідно до ГОСТ 51141-98 слід розуміти один документ або сукупність документів, які відносяться до певного напрямку діяльності організації і поміщаються в папку під окрему обкладинку. Для правильного формування, зберігання та обліку справ в кожній організації повинна щорічно (з урахуванням змін зовнішнього і внутрішнього середовища) складатися Номенклатура справ, завдяки якій забезпечується швидкий пошук документів.

При формуванні справ будь-якого підрозділу слід керуватися вимогами єдиної державної системи діловодства. Основні положення викладені в Гості 51141-98, документах головного архівного управління при уряді РФ, методичних вказівках архівних органів, переліках документальних матеріалів. Необхідно обов`язково дотримуватися терміни зберігання документів і справ. Якщо організація зі складною структурою і безліччю функцій, то в кожному підрозділі і у всій організації застосовуються єдині принципи систематизації документів, формування та індексації справ. Тому Номенклатура справ відділу кадрів, служби якості, будь-якого іншого структурного підрозділу або самої організації повинні формуватися з урахуванням вимог нормативних документів.

На першому етапі потрібно визначити коло питань і категорії документів, які повинна включати Номенклатура справ підрозділу чи організації. Тут слід виходити з необхідності охопити весь обсяг документації як створюваної, так і одержуваної. При появі в роботі нових питань, не передбачених Номенклатурою, в неї потрібно вносити доповнення. Форма номенклатури справ повинна дозволяти своєчасно актуалізувати її. Тому при індексації справ слід передбачити можливість появи нових індексів і виключити зміну раніше присвоєних індексів вже сформованих справ. Перехідні незакінчені справи переносяться до номенклатури наступного року зі збереженням первісного номера.

Тема кожної справи має бути чітким і повністю розкриває склад справи і зміст документів, які поміщені в дану папку. На папці необхідно вказувати індекс і термін зберігання справи. Об`єднання справ здійснюється по номінальній ознаці, наприклад, Накази, Протоколи, Розпорядження та інше. Справи можуть формуватися предметно, наприклад, листування з певним кореспондентом, листування про поставку сировини, листування з кореспондентами, об`єднаними за територіальною ознакою і так далі.

При угрупованню документів слід звертати увагу на терміни їх зберігання. Не можна об`єднувати в одну справу документи тимчасового і постійного зберігання або з різним терміном зберігання. Не допускається включати у справу чернетки, що не стосуються справи документи або варіанти розмножених копій. При формуванні справ необхідно перевіряти наявність в документі всіх підписів, а також правильність його оформлення.

Індексація справ та порядок їх черговості повинні проводитися за ступенем важливості. Першими вказуються найбільш важливі документи (накази, розпорядження або інші розпорядчі документи). Номенклатура справ повинна містити індекси і заголовки справ, терміни та умови їх зберігання, черговість евакуації. Номенклатура справ затверджується в установленому в організації порядку і узгоджується з посадовою особою Державного архіву регіону. Після закінчення року в УКТЗЕД оформляється підсумковий запис із зазначенням кількості справ, які були заведені в звітному році по кожній категорії. Здача справ постійного зберігання в архів або утилізація справ тимчасового зберігання (по закінченню терміну) проводиться в установленому Інструкцією з діловодства даної організації порядку.